4 onmisbare tips voor het opstellen van een begeleidende brief bij je enquête

Enquêtes kunnen veel waarde geven aan je onderzoek. Door data te verzamelen van je doelgroep ontstaat er een beter en realistischer beeld van hetgeen je onderzoekt. Het is bij een enquête belangrijk dat je de juiste vragen stelt, om tot relevante antwoorden te kunnen komen. Wat sommige mensen echter over het 

hoofd zien is het bijvoegen van een begeleidende brief bij de enquête. Daarom bespreken we in dit artikel een aantal tips bij het opstellen van zo’n begeleidende brief. 

1. Uitleg van je onderzoek

Allereerst is het belangrijk om je respondenten uitleg te geven over je onderzoek. Dit vergroot de kans dat ze willen helpen door je enquête in te vullen. Maak dus kenbaar waar je onderzoeksvraag vandaan komt en wat je met de resultaten wilt doen. Houd je verhaal wel beknopt. Niemand zit te wachten op een uitleg van twee A4’tjes. 

Geef in deze inleiding ook aan hoe lang het een respondent ongeveer aan tijd zal kosten om de enquête in te vullen. Wanneer de antwoorden anoniem worden verwerkt, is het ook goed om dit erbij te vermelden. Dit kan voor respondenten een extra motivatie zijn om de vragenlijst in te vullen. 

2. Maak je brief persoonlijk

Wanneer je weet wie je respondenten zijn, maak dan gebruik van een persoonlijke boodschap. Dit zal mensen eerder aanspreken en verhoogt de kans op response. Het gebruiken van een (achter)naam heeft daarbij de voorkeur, maar ook termen als bijvoorbeeld “Beste dierenliefhebber” werken al een stuk persoonlijker. 

3. Wat is de deadline?

Vertel in je begeleidende brief tot wanneer respondenten de mogelijkheid hebben om de enquête in te vullen. Het zou zonde zijn als mensen bereid zijn antwoord te geven, maar te laat zijn met het invullen van de vragenlijst. 

4. Maak de afzender bekend

Net als het belang van een persoonlijke aanhef, is het ook belangrijk om duidelijk aan te geven van wie de uitnodiging voor de enquête afkomstig is. Het beste is om hierbij zowel je voor- als achternaam te gebruiken in de afsluiting van je brief. Wat zeker niet mag ontbreken in de begeleidende brief is de contactinformatie. Mochten er onduidelijkheden of vragen zijn, dan moeten respondenten de mogelijkheid hebben om contact op te kunnen nemen met de afzender. 

Met deze tips ga je al een heel eind komen met je onderzoek, maar bedenk wel dat je vragenlijst minstens zo belangrijk is als je begeleidende introductiebrief.