5 tips om de responsgraad van evenementmanagement enquêtes te verhogen

Je hebt hard gewerkt om je evenement perfect te plannen. Je hebt een geweldig thema gekozen, een fantastische locatie gevonden, een waardevolle agenda samengesteld, inspirerende sprekers geboekt en zelfs een cateraar ingeschakeld die heerlijk eten serveert. Je hebt aan alles gedacht.

Maar hoe weet je nu of je evenement echt succesvol was?

Een van de beste manieren om dit te achterhalen, is door rechtstreeks feedback van je gasten te krijgen. Het is niet altijd eenvoudig, maar tegen het einde van deze blog weet je wat de beste manier is om dit te doen.

Bedrijven van alle groottes organiseren elk jaar duizenden evenementen, en volgens EventMB meet slechts 67% van de evenementmarketeers hun succes aan de hand van de tevredenheid van de deelnemers.

Het echte probleem is dat slechts een paar deelnemers zullen reageren op je enquête, en dit kan van invloed zijn op de gegevens die je wilt verzamelen. Een lage responsgraad kan het hele doel van je evenementenquête in gevaar brengen. Dus hoe zorg je er als evenementmanager voor dat je de juiste responsgraad krijgt voor je evenementenquête? Je krijgt het antwoord op die vraag zolang je blijft lezen. Maar laten we eerst ergens over eens worden.

Wat is een goede responsgraad voor een evenementenquête?

Over het algemeen ligt een goede responsgraad tussen de 20% en 30%. Deze cijfers kunnen echter variëren afhankelijk van factoren zoals het type evenement, de kenmerken van je deelnemers en hoe je de enquête verspreidt. Let op dat de responsgraden meestal lager liggen voor evenementen die langer duren en met een meer diverse groep deelnemers.

Hoe je de responsgraad van evenementenquêtes kunt verhogen

1. Stuur de enquête meteen:

Als het gaat om enquêteresultaten is timing cruciaal. Wacht dus niet met het verzenden van je enquête na het evenement, maar stuur deze binnen 24 uur. Op die manier zijn de ervaringen van je evenement en de emoties die het heeft opgeroepen nog vers in het geheugen van de deelnemers. Als hun verwachtingen zijn ingelost, zullen ze dat willen laten weten. Als je evenement hen heeft teleurgesteld, willen ze dat ook laten weten.

Stem de verspreiding van je enquête af op specifieke mijlpalen of acties tijdens het evenement. Als je evenement meerdere sessies of dagen heeft, stuur de enquête dan direct na een sessie of aan het einde van het evenement.

2. Gebruik een mobielvriendelijk enquête-hulpmiddel

Wees ervan verzekerd dat 97% van je deelnemers je evenementenquête zal beantwoorden via hun mobiele telefoon. Kies dus een enquêtehulpmiddel of platform dat een responsief ontwerp biedt, zodat de enquête zich aanpast aan verschillende schermformaten en apparaten. Dit is hoe je mobielvriendelijke enquêtes maakt.

Test je enquête op verschillende mobiele apparaten om te zorgen voor een naadloze ervaring voor alle deelnemers. Het doel is om deelname aan je evenementenquête zo eenvoudig mogelijk te maken.

3. Personaliseer je evenementenquêtes

Je kunt je evenementenquête personaliseren door de namen van de deelnemers te vermelden wanneer je hen vraagt de enquête in te vullen. Onderzoek toont aan dat respondenten die hun naam in een enquête zien, sneller reageren en betrouwbaardere antwoorden geven. Een eenvoudig "Hallo [Naam]" kan een groot verschil maken.

Verwijs naar specifieke aspecten van het evenement dat ze hebben bijgewoond, zoals de naam van het evenement, de datum of de locatie. Hiermee toon je aan dat je geen generieke enquête stuurt, maar een die is afgestemd op hun persoonlijke ervaring.

4. Houd het kort en eenvoudig

Korte en eenvoudige enquêtes trekken doorgaans meer reacties aan. Respondenten zijn eerder geneigd de enquête in te vullen vanwege het eenvoudige ontwerp.

Om dit te bereiken:

• Verwijder onnodige vragen uit uw enquête. Concentreer u alleen op het aantal vragen waarmee u de meest kritische feedback kunt verzamelen. Meestal kunt u met 5 tot 10 vragen alle feedback krijgen die u nodig heeft.

• Stel interessante vragen over evenementenenquêtes en vermijd vragen die niet relevant zijn voor uw evenement

• Gebruik duidelijke en beknopte taal in uw vragen. Vermijd jargon of al te complexe formuleringen.

• Zorg ervoor dat de enquête binnen een redelijke tijd kan worden ingevuld, idealiter binnen 5-10 minuten.