Dans Trainer Suite, une session est une prestation spécifique d’une formation. Une formation est le programme principal ou le cours, tandis qu’une session est une occurrence de cette formation à une date, une heure, un lieu particuliers ou avec un groupe spécifique de participants.
Par exemple, si vous créez une formation appelée Leadership Development Workshop, vous pouvez dispenser cette formation plusieurs fois à différentes équipes ou clients. Chaque prestation peut être créée comme une session distincte sous la même formation.
Cela vous permet de collecter le feedback de chaque session séparément tout en gardant tous les résultats connectés à la formation principale. Tant que la formation continue d’exister, vous pouvez continuer à ajouter des sessions répétées sous celle-ci.
Connectez-vous à votre compte Enquete et accédez à votre tableau de bord principal.
En haut de votre tableau de bord, cliquez sur Afficher le tableau de bord du formateur.
Cela vous mènera au tableau de bord du formateur, où vous pouvez voir les formations disponibles sur votre compte.
Dans le tableau de bord du formateur, sélectionnez la formation sous laquelle vous souhaitez créer une session.
Après avoir sélectionné une formation, Enquete ouvrira le tableau de bord de cette formation spécifique.
Sur le tableau de bord de la formation, vous pouvez consulter des informations importantes sur la formation, telles que le nombre de sessions, le nombre de participants, les répondants, le taux de réponse et la satisfaction moyenne.
Pour créer une session, allez dans le coin supérieur droit du tableau de bord de la formation.
Cliquez sur Nouvelle session. Ce bouton apparaît sous l’option Créer une enquête.
Enquete ouvrira le formulaire de nouvelle session. C’est ici que vous saisissez les détails de la session de formation spécifique que vous souhaitez créer.
Dans la section de planification, définissez la date et l’heure auxquelles la session commencera.
Vous devez également saisir la durée de la session en minutes. Par exemple, si la session dure une heure, saisissez 60 minutes. Si la session dure deux heures, saisissez 120 minutes.
Dans la section des détails de la session, ajoutez les informations concernant la session elle-même.
Vous pouvez choisir si la session est une session en présentiel ou une session virtuelle. Si la session est en présentiel, ajoutez le lieu physique où la formation aura lieu. Si la session est virtuelle, ajoutez le lien de réunion en ligne que les participants utiliseront pour rejoindre la session.
La section des participants est l’endroit où vous ajoutez les personnes qui participeront à la session.
Vous avez besoin des adresses e-mail des participants si vous souhaitez qu’Enquete leur envoie l’enquête de feedback après la session.
Il existe trois façons d’ajouter des participants :
Télécharger un CSV
Si vous avez déjà les participants dans un fichier CSV, cliquez sur Télécharger un CSV et importez le fichier. C’est utile lorsque vous avez beaucoup de participants à ajouter en une seule fois.
Coller les e-mails
Si vous n’avez qu’un petit nombre de participants, cliquez sur Coller les e-mails et collez les adresses e-mail directement dans le champ.
Sélectionner depuis un groupe
Vous pouvez également sélectionner des participants depuis un groupe existant. Cela peut inclure des groupes de formations ou de sessions précédentes. Sélectionnez le groupe que vous souhaitez utiliser, et Enquete chargera les adresses e-mail connectées à ce groupe.
Dans la section des paramètres d’envoi de l’enquête, choisissez quand l’enquête de feedback doit être envoyée aux participants.
Il existe trois options de règle d’envoi :
Immédiatement lorsque je marque la session comme terminée
Utilisez cette option si vous souhaitez que l’enquête soit envoyée uniquement lorsque le formateur marque manuellement la session comme terminée. Cela donne au formateur un contrôle total sur le moment où l’enquête est envoyée.
Juste après la fin de la session - automatique depuis le calendrier
Utilisez cette option si vous souhaitez qu’Enquete envoie automatiquement l’enquête lorsque la session se termine. L’heure de fin est calculée en fonction de l’heure de début de la session et de la durée saisie dans la section de planification.
Heure spécifique
Utilisez cette option si vous souhaitez choisir la date et l’heure exactes auxquelles l’enquête doit être envoyée. Après avoir sélectionné cette option, choisissez la date et l’heure d’envoi de l’enquête.
Vous pouvez également définir un rappel pour les participants qui n’ont pas complété l’enquête après son envoi.
Le rappel est défini en jours après l’envoi de l’enquête. Par exemple, vous pouvez définir un rappel après 2 jours, ou choisir une période plus longue, comme quatre jours, selon le temps que vous souhaitez laisser aux participants avant de leur envoyer un rappel.
Les rappels aident à améliorer le taux de réponse en encourageant les participants à compléter l’enquête s’ils ne l’ont pas encore fait.
Vous pouvez également choisir si les réponses doivent être anonymes par défaut.
Pour rendre les réponses anonymes, activez Réponses anonymes par défaut. Lorsque cette option est activée, les noms des répondants sont masqués dans les résultats. Cela peut aider les participants à se sentir plus à l’aise pour donner un feedback honnête sur la formation.
Si vous souhaitez voir quel participant a soumis chaque réponse, laissez cette option désactivée.
Utilisez les réponses anonymes lorsque vous souhaitez que les participants donnent un feedback ouvert et honnête sans que leurs noms soient affichés dans les résultats.
Après avoir rempli le planning de la session, les détails de la session, les participants, la règle d’envoi de l’enquête et les paramètres de rappel, cliquez sur Créer la session.
La session sera maintenant créée sous la formation sélectionnée.
Après avoir créé la session, retournez au tableau de bord de cette formation.
Vous verrez la nouvelle session listée sous la formation, avec les détails que vous avez saisis. Au fur et à mesure que le feedback est collecté, le tableau de bord de la formation se mettra à jour avec l’activité de la session, les participants, les répondants, le taux de réponse et les informations de satisfaction.
