Compreender a diferença entre formações e sessões
O Trainer Suite foi concebido para pessoas que realizam a mesma formação mais do que uma vez. Para o utilizar corretamente, é importante compreender a diferença entre uma formação e uma sessão.
O que é uma formação?
Uma formação é o curso principal, programa, workshop ou atividade de aprendizagem que pretende avaliar.
Representa a estrutura geral da formação que pode ser realizada mais do que uma vez. Quando cria uma formação na Enquete, define as principais informações que se aplicam à formação como um todo.
Isto pode incluir:
- O nome da formação
- A descrição da formação
- O idioma da formação
- Os objetivos de aprendizagem
- O modelo de feedback
- As perguntas padrão do inquérito
- As definições padrão de envio do inquérito
Por exemplo, se realizar um curso chamado Customer Service Excellence, esse curso seria criado como uma formação na Enquete.
A formação não é apenas uma data ou um grupo de participantes. É o programa principal que pode continuar a existir enquanto continuar a realizá-lo.
O que é uma sessão?
Uma sessão é uma realização específica de uma formação.
Representa uma data, hora, grupo, formador, localização ou link de reunião específico ligado à formação principal.
Por exemplo, se a sua formação Customer Service Excellence for realizada para a Equipa A na segunda-feira e para a Equipa B na sexta-feira, cada realização deve ser criada como uma sessão separada dentro da mesma formação.
Uma sessão pode incluir:
- A data da sessão e a hora de início
- A duração da sessão
- O nome do formador
- A localização ou link de reunião
- Os participantes esperados
- Os endereços de e-mail dos participantes
- A regra de envio do inquérito
- As definições de lembrete
A sessão é onde a realização real da formação acontece. É também onde os participantes são ligados para poderem receber o inquérito de feedback após a sessão.
Uma forma simples de compreender a diferença
Pode pensar numa formação como o curso principal, e nas sessões como as diferentes vezes em que esse curso é realizado.
| Formação | Sessão |
|---|---|
| O programa principal ou curso | Uma realização específica desse programa |
| Criada uma vez | Criada sempre que a formação é realizada |
| Contém objetivos de aprendizagem e estrutura do inquérito | Contém data, hora, formador, participantes e detalhes de realização |
| Usada para organizar feedback de formação repetida | Usada para recolher feedback de um grupo específico de participantes |
| Mostra o desempenho geral ao longo das sessões | Mostra feedback de uma ocorrência da formação |
Exemplo: Formação e sessões na prática
Imagine que realiza uma formação chamada Leadership Development Workshop.
Pode realizar esta formação várias vezes:
- Leadership Development Workshop — Sessão 1: Amesterdão, 12 de março
- Leadership Development Workshop — Sessão 2: Roterdão, 19 de março
- Leadership Development Workshop — Sessão 3: Online, 26 de março
Neste exemplo, Leadership Development Workshop é a formação. Cada data ou realização é uma sessão dentro dessa formação.
Esta estrutura permite que todas as sessões permaneçam ligadas à mesma formação, mantendo o feedback de cada sessão separado.
O que é esperado ao criar uma formação?
Ao criar uma formação, deve focar-se na estrutura geral e no propósito do curso.
Isto significa que deve pensar sobre o que é a formação, o que os participantes devem alcançar e que tipo de feedback pretende recolher em todas as sessões futuras.
Deve fornecer informações claras, como:
- O nome da formação
- Uma descrição clara da formação
- O idioma da formação
- A duração esperada ou horário padrão
- Se a formação é normalmente presencial ou virtual
- Os objetivos de aprendizagem
- O tipo de inquérito de feedback que pretende que a Enquete gere
Os objetivos de aprendizagem são especialmente importantes porque a Enquete utiliza-os para ajudar a gerar perguntas de inquérito relevantes com IA. Objetivos claros ajudam o inquérito a focar-se no verdadeiro propósito da formação.
O que é esperado ao criar uma sessão?
Ao criar uma sessão, deve focar-se nos detalhes dessa realização específica.
Isto significa que deve introduzir a data exata, hora, formador, localização, participantes e regras de envio do inquérito para essa sessão específica.
Deve fornecer detalhes como:
- Quando a sessão começará
- Quanto tempo a sessão durará
- Quem realizará a sessão
- Se será presencial ou virtual
- Onde terá lugar ou qual link de reunião será usado
- Quem participará na sessão
- Quando o inquérito de feedback deve ser enviado
- Se deve ser enviado um lembrete após o inquérito
As informações dos participantes são importantes porque a Enquete precisa dos endereços de e-mail dos participantes para enviar o inquérito de feedback após a sessão.
Porque esta estrutura é importante
A diferença entre formações e sessões ajuda-o a evitar criar o mesmo inquérito repetidamente.
Em vez de criar um novo inquérito independente sempre que realiza um curso, cria uma formação e depois adiciona sessões a ela sempre que a formação é realizada.
Isto dá-lhe uma estrutura mais organizada e ajuda-o a:
- Reutilizar a mesma configuração de feedback em sessões repetidas
- Recolher feedback para cada sessão separadamente
- Comparar resultados entre sessões
- Acompanhar o desempenho da formação ao longo do tempo
- Gerar relatórios mais fortes para clientes ou stakeholders
Como os resultados estão ligados
Cada sessão recolhe o seu próprio feedback dos seus próprios participantes. Isto significa que pode rever o desempenho de uma sessão específica quando necessário.
Ao mesmo tempo, todas as sessões estão ligadas à formação principal. Isto permite que a Enquete mostre o desempenho geral da formação em todas as sessões.
Por exemplo, pode ver se a pontuação de satisfação está a melhorar, se as taxas de resposta estão a aumentar e se os participantes em várias sessões recomendariam a formação.
Quando deve criar uma nova formação?
Deve criar uma nova formação quando o curso, tema, objetivos de aprendizagem ou estrutura de feedback forem diferentes.
Por exemplo, deve criar formações separadas para:
- Leadership Training
- Customer Service Training
- Safety Training
- Onboarding Training
- Sales Skills Training
Cada uma destas formações tem um propósito diferente e deve ter os seus próprios objetivos de aprendizagem e perguntas de feedback.
Quando deve criar uma nova sessão?
Deve criar uma nova sessão quando estiver a realizar a mesma formação novamente.
Por exemplo, crie uma nova sessão quando:
- A mesma formação é realizada numa nova data
- A mesma formação é realizada para um grupo diferente
- A mesma formação é realizada por um formador diferente
- A mesma formação é realizada num local diferente
- A mesma formação é realizada online em vez de presencialmente
Se o conteúdo e os objetivos da formação forem maioritariamente os mesmos, normalmente precisa de uma nova sessão, não de uma nova formação.
Erro comum a evitar
Um erro comum é criar uma nova formação sempre que o mesmo curso é realizado.
Isto pode tornar o seu feedback mais difícil de gerir porque os resultados ficarão separados em diferentes formações. Se o curso for o mesmo, é melhor criar uma formação e adicionar cada realização como uma nova sessão.
Isto ajuda a Enquete a combinar os resultados corretamente e dá-lhe uma melhor visão geral do desempenho da formação a longo prazo.