Inquéritos anónimos

1. Escolha a opção de anonimato adequada

Importante: as dimensões mínimas de grupo não protegem todas as formas de acesso aos resultados. As análises padrão e as exportações de resumo do inquérito subjacente a um inquérito recorrente ou a uma avaliação de 360° não aplicam estes limiares. As integrações de respostas também enviam conjuntos de respostas individuais. Consulte Limitações importantes.

Termos utilizados neste guia

Resposta

O conjunto de respostas de um respondente.

Convite pessoal

Um e-mail com uma ligação para o inquérito atribuída a um destinatário específico.

Ligação aberta

Uma ligação partilhada para o inquérito que não está atribuída a um destinatário individual. Também pode ser partilhada como código QR.

Proprietário do inquérito

O utilizador do Enquete.com que configura o inquérito e acede aos seus resultados.

Dimensão mínima do grupo

O número mínimo de respostas necessário para apresentar os resultados de um grupo em relatórios que aplicam este limiar.

2. Que informações são armazenadas?

As seguintes proteções de armazenamento aplicam-se a inquéritos normais com Inquérito anónimo ativado, a inquéritos recorrentes definidos como Anónimo ou Confidencial e a todas as respostas de 360°. Também se aplicam ao Trainer Suite quando o seu inquérito partilhado é anónimo.

Informações das respostas

• As respostas, a data da resposta e o tempo necessário para responder são conservados.
• As horas exatas de início e conclusão não são conservadas; apenas as datas são armazenadas.
• A impressão digital original do dispositivo é substituída por um código unidirecional específico do inquérito e da ronda. Isto ajuda a evitar respostas duplicadas sem conservar a impressão digital original.

Informações dos convites

• O sistema pode registar que uma pessoa convidada respondeu, para interromper os lembretes.
• As aberturas, os cliques e as respostas são registados por data, sem a hora do dia.
• O endereço IP e o navegador do respondente não são registados com o convite quando este responde.

Informações que nunca são armazenadas com uma resposta

O endereço IP, o navegador, a página de referência, a cidade e o país não são armazenados com as respostas em nenhum inquérito, incluindo os não anónimos. Num inquérito não anónimo respondido através de uma ligação pessoal por e-mail, o endereço IP e o navegador são registados com o convite quando a pessoa responde.

Estas proteções não são retroativas. Aplicam-se quando são recebidas novas respostas. Ativar o anonimato não remove dados de respostas anteriores. As respostas recolhidas antes da introdução destas proteções de armazenamento mantêm os carimbos de data e hora e as impressões digitais dos dispositivos originais.

3. Inquéritos normais

Ativar respostas anónimas

1. Abra o seu inquérito no editor de perguntas.
2. Abra as definições do inquérito.
3. Ative Inquérito anónimo.
4. Verifique a definição antes de recolher respostas.

Quando Inquérito anónimo está ativado

• Nenhum endereço de e-mail do respondente é armazenado com a resposta. É utilizado um valor de substituição fixo no local onde normalmente seria armazenado um endereço.
• Um endereço introduzido para receber uma ligação para continuar mais tarde é utilizado para enviar essa ligação e não é guardado com a resposta.
• A lista de respondentes não apresenta endereços de e-mail nem permite pesquisar ou ordenar por esses endereços.
• Aplicam-se as proteções de armazenamento.
• Pode continuar a abrir respostas individuais e a exportar as respetivas respostas para Excel ou SPSS.

Convites pessoais e ligações abertas

Se distribuir um inquérito anónimo normal através de uma campanha de e-mail, o sistema mantém uma ligação interna entre o convite e a respetiva resposta. Isto permite continuar mais tarde e impede uma segunda resposta através do mesmo convite.

Esta ligação não é apresentada nos ecrãs do inquérito nem incluída nos envios anónimos por webhook, Zapier ou Make, mas continua armazenada. Se precisar de evitar esta ligação armazenada ao convite, utilize uma ligação aberta ou um inquérito recorrente definido como Anónimo.

Não se aplica uma dimensão mínima de grupo aos inquéritos normais. Os resultados e os conjuntos de respostas individuais podem ser consultados mesmo quando muito poucas pessoas responderam.

Quando Inquérito anónimo está desativado

Os endereços de e-mail obtidos através de convites ou da funcionalidade de continuar mais tarde podem ser armazenados com as respostas e apresentados na lista de respondentes. As horas exatas de início e conclusão e as impressões digitais dos dispositivos são conservadas. Os registos das campanhas de e-mail também conservam as horas exatas de abertura, clique e resposta, bem como o endereço IP e o navegador no momento da resposta.

4. Inquéritos recorrentes

Escolha um nível de privacidade no passo Privacidade do assistente de inquéritos recorrentes. O nível selecionado determina o que é comunicado aos respondentes sobre as suas respostas.

Anónimo

As respostas são armazenadas sem ligação ao convite ou endereço de e-mail do respondente. O convite é marcado separadamente como respondido, sem registar qual a resposta que lhe pertence. Isto permite interromper os lembretes sem associar as respostas ao destinatário.

O painel apresenta contagens de participação em vez das identidades das pessoas que responderam.

Confidencial

As respostas não são apresentadas por nome, mas o Enquete.com mantém a ligação entre cada pessoa e a respetiva resposta para comparar respostas entre rondas. Descreva esta opção aos respondentes como confidencial.

Proteções para Anónimo e Confidencial

• Os relatórios das rondas recorrentes, as tendências, os alertas e as respetivas exportações ocultam os grupos abaixo da dimensão mínima.
• As respostas escritas aparecem por ordem aleatória, sem nomes dos respondentes nem datas.
• A lista de respondentes, as páginas de respostas individuais e as exportações de dados brutos para Excel ou SPSS do inquérito subjacente são bloqueadas.
• Após o início do inquérito recorrente, a privacidade apenas pode tornar-se mais restritiva e a dimensão mínima do grupo não pode ser reduzida.

Limitação dos relatórios: os gráficos padrão, as respostas escritas e as exportações de resumo do inquérito subjacente continuam disponíveis sem aplicação da dimensão mínima de grupo.

Identificado

As respostas mantêm informações de identificação, tal como num inquérito normal não anónimo. O proprietário pode aceder às respostas individuais.

Públicos com ligação aberta

Com Ligação aberta (anónima), não existem convites pessoais que possam ser associados às respostas. As proteções de armazenamento continuam a depender do nível de privacidade selecionado no assistente.

Partilhar os resultados da ronda com os respondentes

A partilha de resultados está desativada por predefinição. Quando ativada, os destinatários convidados recebem um e-mail com uma ligação para os resultados da ronda, sem necessidade de iniciar sessão.

• A página apresenta as pontuações gerais das perguntas, as alterações desde a ronda anterior e o número de respondentes.
• Não apresenta respostas escritas, discriminações por departamento ou outros grupos, nem quem respondeu.
• Abaixo da dimensão mínima do grupo, a página apresenta uma mensagem a indicar que existem poucas respostas. A partilha automática ignora estas rondas.
• Todas as pessoas convidadas recebem o e-mail, incluindo as que não responderam.
• A ligação é a mesma para todas as pessoas dessa ronda e a página não regista quem a abriu.
• Qualquer pessoa com a ligação pode consultar a página, incluindo alguém que receba uma ligação reencaminhada.
• Desativar a partilha de resultados torna indisponíveis as páginas partilhadas de todas as rondas.

5. Feedback de 360°

No feedback de 360°, as proteções estão integradas nos relatórios. No entanto, a autoavaliação e o feedback da chefia continuam reconhecíveis.

Proteções de grupo

• Um grupo só é apresentado separadamente após atingir o número mínimo de respostas. Para colegas e subordinados diretos são necessárias pelo menos três.
• Dependendo das definições, um grupo abaixo do limiar é combinado com outros grupos anónimos, ocultado enquanto as suas avaliações contribuem para a pontuação global, ou excluído.
• As avaliações individuais que poderiam ser calculadas a partir dos outros valores apresentados são excluídas das médias.
• Se todos os grupos anónimos em conjunto tiverem menos de três respostas, nenhuma das suas avaliações é utilizada.
• Os RH podem ver quem foi convidado nos grupos anónimos, mas não quais as pessoas que responderam.
• Os RH podem remover comentários individuais antes de partilhar o relatório.

Informações armazenadas e acesso

As proteções de armazenamento aplicam-se a todas as respostas de 360°, incluindo a autoavaliação e o feedback da chefia. Estas avaliações continuam reconhecíveis devido aos respetivos grupos de avaliadores.

A lista de respondentes, as páginas de respostas individuais e as exportações de dados brutos do inquérito subjacente são bloqueadas. As suas análises padrão e exportações de resumo continuam disponíveis sem aplicação da dimensão mínima de grupo.

Quem recebe o relatório?

Os RH recebem o relatório do colaborador. A chefia também o recebe, salvo se o acesso estiver definido apenas para RH. O colaborador recebe o relatório após a sua disponibilização. Os avaliadores não recebem relatório.

6. Trainer Suite

Sessões sem endereços de e-mail dos participantes

Partilhe uma ligação para o inquérito ou um código QR com os participantes. Não é criado um convite pessoal, pelo que nenhum convite pode ser associado a uma resposta. Respostas anónimas é selecionado automaticamente, tornando anónimo o inquérito da formação.

Sessões com endereços de e-mail dos participantes

Os participantes recebem convites pessoais após a sessão. Estes convites continuam associados às respostas, tal como num inquérito normal. Selecione Respostas anónimas na formação ou sessão para aplicar as proteções de armazenamento dos inquéritos anónimos.

Todas as sessões de uma formação partilham um único inquérito. Tornar uma sessão anónima altera a forma como as novas respostas são armazenadas em todas as sessões que utilizam esse inquérito.

A definição é aplicada ao inquérito pouco depois de guardar. Confirme que Inquérito anónimo está ativado no editor de perguntas antes de recolher feedback. As respostas anteriores mantêm as informações previamente armazenadas.

O que os formadores podem ver

Os painéis e cartões de relatório do Trainer Suite apresentam totais, médias, taxas de resposta e respostas recentes com as respetivas pontuações, sem identificar quem as enviou.

Esta apresentação, por si só, não torna anónimo o inquérito subjacente. Se o anonimato estiver desativado, a lista normal de respondentes pode apresentar os endereços de e-mail dos participantes convidados e as horas exatas de resposta são armazenadas. Quando o anonimato está ativado, os conjuntos de respostas individuais continuam acessíveis segundo as regras dos inquéritos anónimos normais.

7. Webhooks, Zapier e Make

As integrações de respostas enviam respostas individuais à medida que chegam, incluindo nos inquéritos anónimos.

Aqui, as regras de envio anónimo aplicam-se a inquéritos anónimos normais, inquéritos anónimos de formação, inquéritos recorrentes Anónimo ou Confidencial e a todos os inquéritos de 360°. Os campos vazios mantêm-se presentes para que as integrações existentes possam continuar a processar a estrutura dos dados enviados.

O momento do envio pode revelar informações. Mesmo quando os carimbos de data e hora são reduzidos a datas, o sistema recetor observa quando chega cada resposta. Alguém poderá comparar esse momento com a atividade ou o estado de participação de uma pessoa.

As integrações também recebem em conjunto as respostas de uma pessoa, incluindo em inquéritos recorrentes e de 360° cujos relatórios específicos normalmente restringem os resultados a grupos.

Para maior anonimato, mantenha as integrações de respostas desligadas. Se as utilizar, restrinja o acesso ao sistema recetor e tenha em conta o momento do envio e o acesso a respostas individuais ao explicar a privacidade aos respondentes.

8. Resumos de IA

Os resumos de IA para inquéritos recorrentes e feedback de 360° estão desativados por predefinição. Ao ativá-los, determinadas informações dos relatórios são enviadas para um fornecedor externo de IA.

O que é enviado?

• Pontuações e contagens disponíveis no relatório em questão.
• Respostas escritas disponíveis nesse relatório.
• No feedback de 360°, as pontuações dos grupos de avaliadores e o feedback escrito elegível.

O que é excluído?

• Resultados de grupos ocultados devido à dimensão mínima de grupo do relatório.
• Nomes e endereços de e-mail dos respondentes enquanto campos de identidade.
• O nome do colaborador no feedback de 360°; a IA recebe instruções para utilizar “o colaborador”.
• Comentários de 360° removidos pelos RH.
• Feedback escrito de um relatório de 360° com menos de três comentários.
• Valores por pessoa do painel de 360°; apenas os valores globais são utilizados no respetivo resumo.

As respostas abertas são enviadas tal como foram escritas. Nomes ou dados de identificação introduzidos numa resposta podem, por isso, chegar ao fornecedor de IA, mesmo que os campos de identidade dos respondentes sejam excluídos.

Como os resumos são apresentados

O texto gerado é armazenado por idioma e identificado como Resumo de IA. No feedback de 360°, a IA recebe instruções para não citar comentários literalmente nem os atribuir a uma pessoa ou grupo. Estas instruções não garantem que o texto gerado não revele pistas de identificação.

Os resumos das rondas recorrentes podem incluir uma ou duas respostas escritas como exemplos de um tema. O guia de conversa de 360° está disponível para os RH e a chefia, não para o colaborador.

As funcionalidades de IA para inquéritos normais e Trainer Suite estão fora do âmbito deste guia.

9. Limitações importantes

As respostas podem identificar pessoas

Nomes, perguntas sobre e-mail, cargos, experiências únicas e estilo de escrita podem identificar um respondente. As definições de anonimato não removem informações de identificação introduzidas pelos respondentes nas respostas. Evite perguntas de identificação desnecessárias e peça aos respondentes para omitirem detalhes reconhecíveis no feedback escrito.

Grupos pequenos e discriminações detalhadas aumentam o risco

Um filtro por departamento, localização ou nível profissional pode tornar um grupo facilmente reconhecível. Escolha uma dimensão mínima de grupo adequada quando disponível e evite combinações que isolem pessoas. Os inquéritos normais não aplicam dimensões mínimas de grupo.

As análises subjacentes têm proteções diferentes

Os gráficos padrão, as vistas de respostas escritas e as exportações de resumo (Word, PowerPoint, CSV e PDF) do inquérito subjacente a um inquérito recorrente ou a uma avaliação de 360° continuam disponíveis sem aplicação da dimensão mínima de grupo.

Bloquear as páginas de respostas individuais e as exportações de dados brutos para Excel ou SPSS não estende os limiares de grupo a estas outras vistas. Tenha em conta este acesso antes de prometer que as informações de grupos pequenos estarão sempre ocultas.

Os horários ainda podem fornecer pistas

As contagens de respostas em tempo real, a atividade de conclusão observada e os horários de envio das integrações podem ajudar a deduzir quem respondeu, mesmo quando as horas exatas das respostas não são armazenadas.

As ligações partilhadas de resultados podem ser reencaminhadas

Qualquer pessoa com a ligação partilhada dos resultados de uma ronda recorrente pode abri-la. Partilhe apenas resultados adequados a esse nível de acesso.

As alterações das definições afetam as novas respostas

Ativar o anonimato não anonimiza respostas anteriores. Desativá-lo não recupera informações omitidas de respostas anónimas anteriores. Os inquéritos recorrentes em curso apenas permitem definições de privacidade mais restritivas.

Os registos dos servidores estão fora do âmbito deste guia

Estas descrições dizem respeito aos registos de respostas e convites dos inquéritos. Os servidores de e-mail e os servidores web podem manter registos separados.

10. Perguntas frequentes

O organizador pode ver as minhas respostas individuais?

Num inquérito anónimo normal, o organizador pode abrir as suas respostas em conjunto sem que seja apresentado o endereço de e-mail do respondente. Isto também se aplica aos inquéritos anónimos de formação.

Os inquéritos recorrentes Anónimo e Confidencial e os inquéritos de 360° bloqueiam as páginas de respostas individuais e as exportações de dados brutos. No entanto, as análises subjacentes e as integrações ligadas têm as limitações descritas acima. As respostas escritas também podem conter pistas de identificação.

Qual é a diferença entre anónimo e confidencial?

Num inquérito recorrente Anónimo, não é armazenada qualquer ligação entre a sua identidade e a resposta. Num inquérito recorrente Confidencial, essa ligação é mantida para comparar respostas entre rondas, mas as respostas não são apresentadas por nome.

Como podem funcionar os lembretes se um inquérito recorrente for anónimo?

O convite pode ser marcado como respondido separadamente da resposta. O sistema pode interromper os lembretes sem armazenar quais as respostas que pertencem a esse destinatário.

O meu endereço IP é armazenado com as minhas respostas?

Não. Os endereços IP não são armazenados com as respostas em nenhum inquérito. Num inquérito não anónimo respondido através de uma ligação pessoal por e-mail, o endereço IP e o navegador são registados com o convite. Os registos separados dos servidores estão fora do âmbito deste guia.

Um código QR torna automaticamente um inquérito anónimo?

Um código QR partilhado evita uma ligação de convite pessoal, mas não substitui as definições de privacidade do inquérito. As respostas podem continuar a identificá-lo e as proteções de armazenamento dependem das definições selecionadas.

Todo o feedback de 360° é anónimo?

Não. A autoavaliação e o feedback da chefia são reconhecíveis. Colegas, subordinados diretos e avaliadores externos são apresentados através de grupos protegidos. Os comentários podem continuar a conter pistas sobre os seus autores.

Receber um e-mail de resultados recorrentes revela que respondi?

Não. O e-mail de resultados é enviado a todas as pessoas convidadas, tenham respondido ou não.

Os colegas podem ver respostas escritas na página partilhada de resultados?

Não. Essa página apresenta pontuações gerais, alterações em relação à ronda anterior e contagens de respostas. Exclui respostas escritas e discriminações por grupo e oculta os resultados abaixo da dimensão mínima de grupo.

11. Lista de verificação da configuração

1. Escolha a definição de privacidade adequada. Ative Inquérito anónimo para um inquérito normal, selecione Anónimo ou Confidencial para um inquérito recorrente ou ative Respostas anónimas no Trainer Suite.
2. Reveja as perguntas. Remova pedidos desnecessários de nomes, endereços de e-mail ou outros dados de identificação.
3. Escolha o método de distribuição. Uma ligação aberta ou um código QR evita uma ligação entre convite pessoal e resposta. Os convites pessoais permitem lembretes e acompanhamento da participação, com regras de associação diferentes consoante o produto.
4. Configure as proteções de grupo quando disponíveis. Escolha uma dimensão mínima de grupo adequada e limite as discriminações detalhadas.
5. Reveja todas as vias de acesso aos resultados. Considere as análises subjacentes, as exportações de resumo e as integrações de respostas, bem como os relatórios específicos.
6. Decida se pretende ativar os resumos de IA. Explique que as informações elegíveis dos relatórios, incluindo as respostas escritas, são processadas por um fornecedor externo de IA.
7. Explique a privacidade com precisão. Informe os respondentes sobre quem pode aceder aos resultados, se as ligações à identidade são mantidas e como são utilizadas as respostas escritas.
8. Verifique as definições antes de recolher respostas. As alterações ao anonimato não removem dados de identificação de respostas previamente armazenadas.