Inquéritos de feedback de 360°

1. Funções e acesso

Neste guia, proprietário significa o utilizador que criou o inquérito de 360°. Os avisos de RH e os alertas de progresso são enviados para esse utilizador.

2. Como criar um inquérito de 360°

Aceda a Painel → Feedback de 360° & Inquéritos recorrentes, inicie um novo inquérito e selecione Feedback de 360°.

Dê ao inquérito um título claro e descritivo e altere o idioma para o seu idioma preferido.

O assistente de configuração contém sete passos. Cada passo é guardado quando continua, pelo que pode sair do assistente e voltar mais tarde.

Passo 1: Escolha as perguntas

Escolha uma das duas opções apresentadas:

1. Criar o inquérito: gere um inquérito a partir do modelo de 360°.
2. Utilizar um inquérito existente: selecione um dos seus inquéritos na lista.

As perguntas de avaliação produzem pontuações. As perguntas abertas recolhem feedback escrito. As perguntas de um inquérito recém-criado aparecem no passo seguinte após o carregamento, que pode demorar alguns segundos.

Passo 2: Defina competências

Crie opcionalmente até 20 competências, como Comunicação, Liderança ou Colaboração, e atribua-lhes perguntas de avaliação.

• Cada pergunta pode pertencer, no máximo, a uma competência.
• Os relatórios e os gráficos do painel apresentam pontuações por competência quando existem competências definidas.
• Sem competências, os gráficos apresentam perguntas individuais.

As competências podem ser alteradas a qualquer momento, incluindo durante um ciclo. Os relatórios existentes também refletem o agrupamento atualizado.

Passo 3: Adicione os colaboradores que recebem feedback

Introduza os seguintes dados de cada colaborador:

• Nome.
• Endereço de e-mail.
• Nome da chefia.
• Endereço de e-mail da chefia.

Também pode colar uma lista com um colaborador por linha, utilizando pontos e vírgulas para separar os campos

Passo 4: Configure quem dá feedback

Grupos de avaliadores

A autoavaliação e o feedback da chefia têm uma pessoa cada. Para colegas, subordinados diretos e avaliadores externos opcionais, defina as dimensões mínima e máxima dos grupos. Os colegas e os subordinados diretos exigem um mínimo de pelo menos três.

Seleção de avaliadores

Escolha como os avaliadores são selecionados:

• Os RH atribuem os avaliadores.
• O colaborador nomeia avaliadores e a chefia aprova-os.
• O colaborador nomeia avaliadores sem aprovação da chefia.

Opções adicionais

• Permita ou impeça que as chefias adicionem avaliadores.
• Permita ou impeça que os avaliadores recusem um convite.
• Limite o número de colaboradores que um avaliador pode avaliar num ciclo. O valor predefinido é cinco.

Passo 5: Configure o ciclo

• Repetir: executar uma vez, de seis em seis meses ou de doze em doze meses.
• Data do primeiro ciclo: escolha a data de início. Os ciclos começam às 09:00 no fuso horário do inquérito.
• Duração das fases: defina o número de dias permitido para nomeação, aprovação, avaliação e análise do relatório.
• Prolongar automaticamente: permita opcionalmente um prolongamento único de três dias quando um grupo permanece abaixo do mínimo no prazo de avaliação.
• Alertas de progresso: ative ou desative os alertas de RH e configure quando são enviados.

Os alertas de progresso estão ativados por predefinição. Os alertas de prazo são enviados, por predefinição, dois dias antes do prazo. O alerta de relatório não disponibilizado é enviado, por predefinição, sete dias após o relatório ficar pronto.

Passo 6: Configure o anonimato e os relatórios

Escolha como tratar os grupos abaixo do mínimo

• Juntar todos os grupos anónimos num único grupo combinado.
• Ocultar o grupo pequeno, mantendo as suas avaliações na pontuação geral dos “outros”.
• Excluir as avaliações do grupo pequeno.

As proteções adicionais podem excluir avaliações que, de outro modo, permitiriam calcular a pontuação de uma pessoa. Consulte Anonimato e privacidade.

Escolha quem recebe o relatório

Configure também:

• Disponibilização automática: escolha quantos dias um relatório pode aguardar antes de ser disponibilizado. O valor predefinido é de catorze dias. Os relatórios exclusivos de RH não são disponibilizados aos colaboradores.
• Texto sobre o objetivo: explique o objetivo da avaliação nas páginas do colaborador e da chefia.
• Resumos de IA: ative opcionalmente resumos de relatórios e guias de conversa. Esta opção está desativada por predefinição.

Passo 7: Reveja e ative

Reveja as datas do primeiro ciclo e a utilização máxima de convites em relação à quota mensal restante.

O assistente identifica tudo o que impede a ativação, como a ausência de um inquérito selecionado, de colaboradores ou de uma chefia quando o feedback da chefia está ativado.

Depois de resolver estas questões, clique em Ativar. O primeiro ciclo começa na data programada.

3. Compreender o ciclo de feedback

Como as definições afetam o ciclo

• Avaliadores atribuídos pelos RH: as fases de nomeação e aprovação são ignoradas.
• Sem aprovação da chefia: a fase de aprovação é ignorada.
• Lista devolvida: o colaborador recebe um e-mail com o comentário da chefia e pode rever as nomeações.
• O avaliador recusa: quando esta opção está ativada, aparece uma ligação de recusa no convite.
• Poucas nomeações: o colaborador recebe um aviso e pode confirmar que aceita a lista reduzida.
• Encerramento antecipado: os RH podem selecionar Encerrar feedback agora para um colaborador. O relatório é criado imediatamente, sem prolongamento automático.

Estados dos colaboradores

4. Gerir a visão geral do ciclo

A visão geral do ciclo é a página principal de um inquérito de 360° em curso. Utilize o seletor de ciclo para alternar entre ciclos.

Acompanhar o progresso por colaborador

• Consulte o estado atual do colaborador.
• Compare as contagens de convidados e avaliações concluídas com o mínimo de cada grupo de avaliadores.
• Verifique os marcadores de prolongamentos, aprovações automáticas, disponibilizações automáticas e convites retidos devido aos limites da quota.

Abra um colaborador para consultar a lista de avaliadores e as atribuições aos grupos. Os estados dos avaliadores podem incluir nomeado, aprovado, rejeitado, convidado, convite recusado, concluído ou excluído por ter atingido o limite de avaliações.

Nos grupos anónimos, os RH podem ver quem foi convidado, mas não quais as pessoas que responderam. A participação é apresentada através de contagens por grupo.

Ações por colaborador

• Adicionar avaliador: adicione um avaliador enquanto a recolha de feedback permanece aberta.
• Encerrar feedback agora: termine a recolha de feedback antecipadamente. Esta ação é destacada quando todas as pessoas convidadas responderam.
• Tentar enviar os convites novamente: volte a tentar enviar os convites retidos devido à quota mensal.
• Relatório: abra o relatório do colaborador quando estiver disponível.

Ações do ciclo

• Exportar (CSV): descarregue o progresso do ciclo.
• Painel: consulte gráficos de todo o ciclo.
• Duplicar: crie um novo inquérito com as mesmas definições e pessoas.
• Definições: regresse ao assistente de configuração.

5. Ler o relatório individual

Os RH abrem os relatórios a partir da visão geral do ciclo. As chefias e os colaboradores utilizam as ligações nos e-mails dos relatórios. O acesso depende das definições de disponibilização do relatório.

Contagens de respostas

Os cartões dos grupos apresentam o número de respostas e explicam quando um grupo é demasiado pequeno para ser apresentado separadamente. Surge um aviso se forem excluídas avaliações para proteger o anonimato.

Pontos cegos e forças ocultas

• Ponto cego: a pontuação de autoavaliação do colaborador é pelo menos 0,8 pontos superior à pontuação atribuída pelos outros.
• Força oculta: a pontuação atribuída pelos outros é pelo menos 0,8 pontos superior à pontuação de autoavaliação do colaborador.

Estas identificações assinalam diferenças de perceção a discutir. Não estabelecem a razão dessas diferenças.

Gráfico de perfil e pontuações de competências

Um gráfico de radar compara a autoavaliação com o feedback dos outros. Utiliza competências quando estão definidas ou perguntas individuais caso contrário. Com menos de três eixos, o perfil é apresentado em barras.

Quando são utilizadas competências, uma tabela também apresenta as pontuações de autoavaliação, as pontuações dos outros, as pontuações por grupo de avaliadores e as diferenças.

Pontuações por pergunta

Cada pergunta apresenta a pontuação de autoavaliação, a pontuação dos outros, a contagem de respostas, as pontuações disponíveis por grupo de avaliadores e a diferença entre a autoavaliação e os outros. Pequenas barras facilitam a leitura da comparação.

A partir do segundo ciclo, uma coluna de comparação apresenta as mudanças desde o ciclo anterior. As mudanças de 0,3 pontos ou mais são destacadas.

Feedback escrito

Os comentários são agrupados por pergunta. As identificações dos grupos de avaliadores aparecem apenas quando é seguro apresentá-las. Os RH podem ocultar um comentário no relatório partilhado ou restaurá-lo mais tarde.

Permissões dos relatórios

Exportações

• CSV: exporte as pontuações do relatório.
• Imprimir: imprima o relatório.
• PDF: descarregue o gráfico de perfil, a tabela de competências, as pontuações das perguntas, o feedback escrito e a nota da chefia.

O texto gerado por IA não é incluído no PDF.

6. Utilizar o painel de RH

Clique em Painel na visão geral do ciclo para analisar os resultados do conjunto de colaboradores. As secções de pontuações utilizam os relatórios que estão prontos e são preenchidas à medida que a recolha de feedback encerra.

Alterne entre ciclos com o seletor. Clique em Exportar (CSV) para descarregar os resultados por pergunta, competência e colaborador.

As chefias acedem aos relatórios individuais dos seus colaboradores. Não existe um painel separado de equipa ou departamento para as chefias. Os avaliadores não recebem relatórios nem acesso ao painel.

7. E-mails e alertas de progresso

Os e-mails utilizam o idioma do inquérito: inglês, neerlandês, alemão, francês, espanhol, polaco, português ou português do Brasil. É utilizado o nome de remetente do inquérito, mas o endereço do remetente é fixo.

E-mails aos colaboradores

E-mails às chefias

E-mails aos avaliadores

Os colegas, subordinados diretos e avaliadores externos recebem um convite quando a avaliação abre ou quando são adicionados mais tarde. O convite contém uma ligação pessoal para o inquérito, a data de encerramento, uma explicação do anonimato e uma ligação de recusa quando a recusa é permitida.

Atualmente, os avaliadores não recebem lembretes durante a fase de avaliação. Os alertas de progresso de RH não enviam lembretes aos avaliadores.

Avisos de convites aos RH

Se os convites aos avaliadores de um colaborador não couberem na quota mensal, o proprietário recebe um e-mail Ação necessária: os convites não foram enviados com uma explicação de onde tentar novamente.

Alertas de progresso aos RH

Os alertas de progresso estão ativados por predefinição e são configurados no passo Ciclo do assistente. Listam os colaboradores em causa e incluem uma ligação para a visão geral do ciclo. Incluem nomes e ações pendentes, não pontuações nem respostas.

Os alertas de prazo podem ser definidos entre 1 e 14 dias antes do prazo. Os alertas de relatórios não disponibilizados podem ser definidos entre 1 e 60 dias após a criação do relatório.

Defina o alerta de relatório não disponibilizado para antes da disponibilização automática se pretender que os RH o recebam antes de esta ocorrer. Este alerta não é enviado no modo Apenas RH. As fases ignoradas não geram alertas de progresso.

O que não é enviado por e-mail

• Notificações de relatórios aos avaliadores.
• Pontuações de avaliação ou feedback escrito no corpo dos e-mails.
• Informações que identifiquem quem submeteu determinadas respostas.
• Alertas sobre pontuações individuais baixas ou em descida.

Os e-mails de notificação de relatório encaminham os destinatários para o relatório através de uma ligação. Podem incluir uma nota de disponibilização da chefia.

8. Anonimato e privacidade

Que feedback é reconhecível?

A autoavaliação e o feedback da chefia são reconhecíveis porque cada grupo representa uma pessoa. Os colegas, subordinados diretos e avaliadores externos são apresentados em grupos nos relatórios de 360°, em vez de como avaliadores individuais.

Proteções de grupo

• Um grupo só é apresentado separadamente após atingir o número mínimo de respostas. Para colegas e subordinados diretos são necessárias pelo menos três.
• Os grupos mais pequenos são combinados, ocultados ou excluídos de acordo com as definições do relatório.
• Uma avaliação individual que poderia ser calculada a partir de outros valores apresentados é excluída das médias.
• Se todos os grupos anónimos em conjunto tiverem menos de três respostas, nenhuma das avaliações desses grupos é utilizada.
• Os RH veem quem foi convidado nos grupos anónimos, não quais as pessoas que responderam.
• Os RH podem ocultar comentários de identificação antes de partilhar o relatório.

Informações de resposta armazenadas

As proteções de armazenamento aplicam-se a todas as respostas de 360°, incluindo a autoavaliação e o feedback da chefia.

As respostas recolhidas antes da introdução destas proteções mantêm os dados originalmente armazenados.

Acesso a respostas individuais

A lista de respondentes, as páginas de respostas individuais e as exportações de dados brutos para Excel ou SPSS do inquérito subjacente são bloqueadas nos inquéritos de 360°. Consulte os resultados através dos relatórios de 360° e do painel.

Limitações fora dos relatórios de 360°

Os gráficos padrão, as vistas de respostas escritas e as exportações de resumo em Word, PowerPoint, CSV e PDF do inquérito subjacente continuam disponíveis sem aplicação da dimensão mínima de grupo. As proteções específicas dos relatórios de 360° não se estendem a estas vistas.

Os webhooks de respostas e os acionadores do Zapier ou Make ligados ao inquérito subjacente também continuam a enviar cada resposta à medida que chega. As referências dos convites, os endereços de e-mail e as impressões digitais dos dispositivos estão vazios, mas as respostas de cada pessoa chegam em conjunto. O momento do envio e o conteúdo das respostas podem continuar a fornecer pistas de identificação.

Reveja o acesso a estas análises e integrações antes de explicar o anonimato aos participantes. As respostas escritas também podem identificar os autores através de nomes, experiências específicas ou estilo de escrita.

9. Quota de convites

• Os convites de autoavaliação e os convites de avaliação enviados às chefias não contam para a quota mensal de convites.
• Os convites a colegas, subordinados diretos e avaliadores externos contam para o limite mensal do seu plano.
• O passo de revisão do assistente apresenta a utilização máxima de convites para um ciclo.

Se a quota disponível não for suficiente para os convites aos avaliadores de um colaborador, esses convites ficam retidos e o proprietário recebe um e-mail. Quando existir quota suficiente, selecione Tentar enviar os convites novamente na visão geral do ciclo.

10. Resumos de IA e guias de conversa

Ative Resumos de IA no passo Anonimato e relatório do assistente. A funcionalidade está desativada por predefinição e pode ser ativada ou desativada a qualquer momento.

Informações enviadas ao fornecedor de IA

O Enquete.com envia ao seu fornecedor de IA os valores e o feedback escrito elegível do relatório.

• Os resultados ocultados devido às dimensões mínimas de grupo são excluídos.
• O nome do colaborador não é fornecido; a IA recebe instruções para utilizar “o colaborador”.
• Os comentários ocultados pelos RH são excluídos.
• Se um relatório contiver menos de três comentários, nenhum do seu feedback escrito é enviado.
• Os resumos do painel utilizam valores do conjunto dos colaboradores, não valores por pessoa.

As respostas escritas podem conter nomes ou dados de identificação introduzidos pelos avaliadores. Estes podem ser incluídos no feedback elegível, mesmo que os campos de identidade dos respondentes não sejam fornecidos.

A IA recebe instruções para não citar o feedback literalmente nem atribuir comentários a uma pessoa ou grupo de avaliadores. O Enquete.com calcula os valores e a IA recebe instruções para não inventar números, nomes ou causas.

Idioma e resumos guardados

• Os utilizadores com sessão iniciada veem os resumos no idioma preferido do seu perfil ou em inglês, se nenhum estiver definido.
• Os resumos são guardados por idioma e reutilizados em visitas posteriores.
• Os utilizadores com sessão iniciada podem utilizar Escrever novamente para gerar uma versão de substituição no seu idioma.
• As chefias e os colaboradores que acedem aos relatórios através de ligações nos e-mails recebem o texto no idioma do inquérito. O texto é gerado quando o relatório é criado e não pode ser gerado novamente por esses utilizadores.

Utilizar o conteúdo gerado por IA

Os resumos são identificados como Resumo de IA e apresentam a data de geração. Verifique a interpretação com base no relatório subjacente antes de seguir as recomendações.

O guia de conversa não é apresentado ao colaborador. O respetivo plano de desenvolvimento é um rascunho e não pode ser editado nem guardado como plano no Enquete.com. O texto gerado por IA não é incluído no PDF do relatório.

11. Limitações atuais

• Sem lembretes aos avaliadores durante a fase de avaliação. Os colegas, subordinados diretos e avaliadores externos recebem o convite sem lembretes automáticos de acompanhamento.
• Sem alertas baseados em pontuações. Os alertas de RH acompanham o progresso, não pontuações baixas ou em descida.
• Sem página de resultados para avaliadores. Os avaliadores não recebem relatórios nem resultados partilhados.
• Sem painel de equipa para chefias. As chefias consultam os relatórios dos seus colaboradores individualmente.
• O texto de IA não substitui os comentários escritos. Não existe uma opção para apresentar apenas a interpretação da IA.
• Os planos de desenvolvimento são rascunhos em texto. Não podem ser editados nem guardados como planos no Enquete.com.
• Sem texto de IA nas exportações PDF.
• O endereço do remetente é fixo. Apenas o nome do remetente pode ser configurado.
• As análises subjacentes não aplicam limiares de grupo. Os gráficos padrão, as respostas escritas e as exportações de resumo continuam disponíveis.
• As integrações de respostas mantêm-se ativas. Enviam conjuntos de respostas individuais no momento da resposta, com os campos de identidade vazios.
• Os dados de respostas anteriores não são limpos automaticamente. As respostas anteriores às proteções de armazenamento mantêm os carimbos de data e hora e as impressões digitais dos dispositivos originais.