Encuestas anónimas
Enquete.com ofrece ajustes de anonimato para encuestas normales, encuestas recurrentes y evaluaciones de formación, además de protecciones integradas para el feedback de 360°. Esta guía explica cómo configurar estas opciones, qué información se almacena y qué pueden ver los organizadores de las encuestas.
Antes de empezar: el anonimato depende del tipo de encuesta, del método de distribución y de los ajustes que elija. Eliminar una dirección de correo electrónico de una respuesta no elimina necesariamente todos los vínculos con el encuestado. Las propias respuestas también pueden contener datos identificativos.
1. Elija la opción de anonimato adecuada
| Producto | Cómo activarlo | Qué esperar |
|---|---|---|
| Encuesta normal | Active Encuesta anónima en los ajustes del editor de preguntas. | No se almacena la dirección de correo electrónico del encuestado junto con la respuesta. Las respuestas individuales siguen disponibles. Las invitaciones personales por correo electrónico siguen vinculadas internamente a sus respuestas. |
| Encuesta recurrente | Seleccione Anónimo o Confidencial en el paso Privacidad del asistente. | Se bloquean las páginas de respuestas individuales y las exportaciones de datos sin procesar. Los informes recurrentes protegen a los grupos pequeños. Anónimo elimina el vínculo almacenado entre una persona y su respuesta; Confidencial lo conserva. |
| Feedback de 360° | Las protecciones de grupo se aplican automáticamente. | Los compañeros, los subordinados directos y los evaluadores externos se presentan por grupos. La autoevaluación y el feedback del responsable siguen siendo reconocibles. |
| Trainer Suite | Seleccione Respuestas anónimas en la formación o sesión, o cree una sesión sin direcciones de correo electrónico de los asistentes. | La encuesta compartida de la formación pasa a ser anónima. Se aplican las reglas de las encuestas anónimas normales. |
Importante: los tamaños mínimos de grupo no protegen todas las vías de acceso a los resultados. Los análisis estándar y las exportaciones de resumen de la encuesta subyacente a una encuesta recurrente o evaluación de 360° no aplican estos umbrales. Las integraciones de respuestas también entregan conjuntos de respuestas individuales. Consulte Limitaciones importantes.
Términos utilizados en esta guía
- Respuesta
- El conjunto de respuestas de un encuestado.
- Invitación personal
- Un correo electrónico que contiene un enlace de encuesta asignado a un destinatario concreto.
- Enlace abierto
- Un enlace de encuesta compartido que no está asignado a un destinatario individual. También puede compartirse como código QR.
- Propietario de la encuesta
- El usuario de Enquete.com que configura la encuesta y accede a sus resultados.
- Tamaño mínimo del grupo
- El número mínimo de respuestas necesario para que los resultados de un grupo puedan mostrarse en los informes que aplican este umbral.
2. ¿Qué información se almacena?
Las siguientes protecciones de almacenamiento se aplican a las encuestas normales con Encuesta anónima activada, a las encuestas recurrentes configuradas como Anónimo o Confidencial y a todas las respuestas de 360°. También se aplican a Trainer Suite cuando su encuesta compartida es anónima.
Información de las respuestas
- Se conservan las respuestas, la fecha de respuesta y el tiempo empleado en responder.
- No se conservan las horas exactas de inicio y finalización; solo se almacenan las fechas.
- La huella digital original del dispositivo se sustituye por un código unidireccional específico de la encuesta y la ronda. Esto ayuda a evitar respuestas duplicadas sin conservar la huella original.
Información de las invitaciones
- El sistema puede registrar que una persona invitada ha respondido para detener los recordatorios.
- Las aperturas, los clics y las respuestas se registran por fecha, sin la hora del día.
- La dirección IP y el navegador del encuestado no se registran con la invitación cuando responde.
Información que nunca se almacena con una respuesta
La dirección IP, el navegador, la página de referencia, la ciudad y el país no se almacenan con las respuestas en ninguna encuesta, incluidas las no anónimas. En una encuesta no anónima respondida mediante un enlace personal de correo electrónico, la dirección IP y el navegador se registran con la invitación cuando la persona responde.
Estas protecciones no son retroactivas. Se aplican cuando se reciben nuevas respuestas. Activar el anonimato no elimina datos de respuestas anteriores. Las respuestas recogidas antes de la introducción de estas protecciones conservan sus marcas de tiempo y huellas digitales de dispositivo originales.
3. Encuestas normales
Activar las respuestas anónimas
- Abra su encuesta en el editor de preguntas.
- Abra los ajustes de la encuesta.
- Active Encuesta anónima.
- Compruebe el ajuste antes de recoger respuestas.
Cuando Encuesta anónima está activada
- No se almacena la dirección de correo electrónico del encuestado con la respuesta. Se utiliza un valor fijo de sustitución donde normalmente se almacenaría una dirección.
- La dirección introducida para recibir un enlace que permita continuar más tarde se utiliza para enviar ese enlace y no se guarda con la respuesta.
- La lista de encuestados no muestra direcciones de correo electrónico ni permite buscarlas u ordenar por ellas.
- Se aplican las protecciones de almacenamiento.
- Puede seguir abriendo respuestas individuales y exportar sus respuestas a Excel o SPSS.
Invitaciones personales y enlaces abiertos
Si distribuye una encuesta anónima normal mediante una campaña de correo electrónico, el sistema conserva un vínculo interno entre la invitación y su respuesta. Esto permite continuar más tarde e impide una segunda respuesta mediante la misma invitación.
Este vínculo no se muestra en las pantallas de la encuesta ni se incluye en las entregas anónimas de webhook, Zapier o Make, pero sigue almacenado. Si necesita evitar este vínculo de invitación almacenado, utilice un enlace abierto o una encuesta recurrente configurada como Anónimo.
Las encuestas normales no tienen un tamaño mínimo de grupo. Los resultados y los conjuntos de respuestas individuales pueden consultarse incluso cuando han respondido muy pocas personas.
Cuando Encuesta anónima está desactivada
Las direcciones de correo electrónico obtenidas mediante invitaciones o la función de continuar más tarde pueden almacenarse con las respuestas y mostrarse en la lista de encuestados. Se conservan las horas exactas de inicio y finalización y las huellas digitales del dispositivo. Los registros de las campañas de correo también conservan las horas exactas de apertura, clic y respuesta, además de la dirección IP y el navegador al responder.
4. Encuestas recurrentes
Elija un nivel de privacidad en el paso Privacidad del asistente de encuestas recurrentes. El nivel seleccionado determina qué se comunica a los encuestados sobre sus respuestas.
| Función | Anónimo | Confidencial | Con nombre |
|---|---|---|---|
| Vínculo almacenado entre la persona y su respuesta | No | Sí, para comparar respuestas entre rondas | Sí |
| Respuestas mostradas por nombre | No | No | Sí |
| Protecciones de almacenamiento | Sí | Sí | No |
| Tamaño mínimo de grupo en los informes recurrentes | Sí | Sí | Sí |
| Páginas de respuestas individuales y exportaciones de datos sin procesar | Bloqueadas | Bloqueadas | Disponibles |
Anónimo
Las respuestas se almacenan sin vínculo de invitación ni dirección de correo electrónico del encuestado. La invitación se marca como respondida por separado, sin registrar qué respuesta le corresponde. Esto permite detener los recordatorios sin vincular las respuestas al destinatario.
El panel muestra cifras de participación en lugar de las identidades de las personas que han respondido.
Confidencial
Las respuestas no se muestran por nombre, pero Enquete.com conserva el vínculo entre cada persona y su respuesta para poder comparar respuestas entre rondas. Describa esta opción a los encuestados como confidencial.
Protecciones para Anónimo y Confidencial
- Los informes de rondas recurrentes, las tendencias, las alertas y sus exportaciones ocultan los grupos inferiores al tamaño mínimo.
- Las respuestas escritas aparecen en orden aleatorio sin nombres de encuestados ni fechas.
- Se bloquean la lista de encuestados, las páginas de respuestas individuales y las exportaciones de datos sin procesar a Excel o SPSS de la encuesta subyacente.
- Una vez que la encuesta recurrente está en marcha, la privacidad solo puede hacerse más estricta y el tamaño mínimo del grupo no puede reducirse.
Limitación de los informes: los gráficos estándar, las respuestas escritas y las exportaciones de resumen de la encuesta subyacente siguen disponibles sin aplicar el tamaño mínimo de grupo.
Con nombre
Las respuestas conservan información identificativa como en una encuesta normal no anónima. El propietario puede acceder a las respuestas individuales.
Públicos con enlace abierto
Con Enlace abierto (anónimo), no hay invitaciones personales que puedan vincularse a las respuestas. Las protecciones de almacenamiento siguen dependiendo del nivel de privacidad seleccionado en el asistente.
Compartir los resultados de la ronda con los encuestados
El uso compartido de resultados está desactivado por defecto. Al activarlo, los destinatarios invitados reciben un correo electrónico con un enlace a los resultados de la ronda sin necesidad de iniciar sesión.
- La página muestra las puntuaciones generales de las preguntas, los cambios desde la ronda anterior y el número de encuestados.
- No muestra respuestas escritas, desgloses por departamento u otros grupos, ni quién ha respondido.
- Por debajo del tamaño mínimo de grupo, la página indica que hay muy pocas respuestas. El uso compartido automático omite estas rondas.
- Todas las personas invitadas reciben el correo, incluidas las que no han respondido.
- El enlace es el mismo para todos en esa ronda y la página no registra quién la ha abierto.
- Cualquier persona con el enlace puede ver la página, incluso quien lo reciba reenviado.
- Desactivar el uso compartido de resultados hace que las páginas compartidas de todas las rondas dejen de estar disponibles.
5. Feedback de 360°
En el feedback de 360°, las protecciones están integradas en los informes. Sin embargo, la autoevaluación y el feedback del responsable siguen siendo reconocibles.
| Grupo de evaluadores | Cómo se presenta el feedback |
|---|---|
| Autoevaluación | Reconocible como la propia evaluación del empleado. |
| Responsable | Reconocible como el feedback del responsable. |
| Compañeros, subordinados directos y evaluadores externos | Se presentan por grupos en lugar de por evaluador individual. |
Protecciones de grupo
- Un grupo solo se presenta por separado tras alcanzar su número mínimo de respuestas. Los compañeros y los subordinados directos requieren al menos tres.
- Según sus ajustes, un grupo por debajo del umbral se combina con otros grupos anónimos, se oculta mientras sus evaluaciones contribuyen a la puntuación global, o se excluye.
- Las evaluaciones individuales que podrían calcularse a partir de las demás cifras presentadas se excluyen de los promedios.
- Si todos los grupos anónimos juntos tienen menos de tres respuestas, no se utiliza ninguna de sus evaluaciones.
- RR. HH. puede ver quién fue invitado en los grupos anónimos, pero no qué personas respondieron.
- RR. HH. puede eliminar comentarios individuales antes de compartir el informe.
Información almacenada y acceso
Las protecciones de almacenamiento se aplican a todas las respuestas de 360°, incluidas la autoevaluación y el feedback del responsable. Estas evaluaciones siguen siendo reconocibles por sus grupos de evaluadores.
Se bloquean la lista de encuestados, las páginas de respuestas individuales y las exportaciones de datos sin procesar de la encuesta subyacente. Sus análisis estándar y exportaciones de resumen siguen disponibles sin aplicar el tamaño mínimo de grupo.
¿Quién recibe el informe?
RR. HH. recibe el informe del empleado. El responsable también lo recibe, salvo que el acceso esté limitado a RR. HH. El empleado recibe el informe tras su publicación. Los evaluadores no reciben ningún informe.
6. Trainer Suite
Sesiones sin direcciones de correo electrónico de los asistentes
Comparta un enlace de encuesta o código QR con los asistentes. No se crea ninguna invitación personal, por lo que ninguna invitación puede vincularse a una respuesta. Respuestas anónimas se selecciona automáticamente, haciendo anónima la encuesta de la formación.
Sesiones con direcciones de correo electrónico de los asistentes
Los asistentes reciben invitaciones personales después de la sesión. Estas invitaciones siguen vinculadas a las respuestas, como en una encuesta normal. Seleccione Respuestas anónimas en la formación o sesión para aplicar las protecciones de almacenamiento de las encuestas anónimas.
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Activar Respuestas anónimas en una formación | La encuesta pasa a ser anónima cuando se vincula a la formación. |
| Desactivar Respuestas anónimas en una formación | La encuesta deja de ser anónima, a menos que alguna sesión siga teniendo Respuestas anónimas activadas. |
| Activar Respuestas anónimas en una sesión | La encuesta compartida de la formación pasa a ser anónima. |
| Crear una sesión sin correos electrónicos de los asistentes | Respuestas anónimas se activa automáticamente, haciendo anónima la encuesta compartida. |
Todas las sesiones de una formación comparten una única encuesta. Hacer anónima una sesión cambia cómo se almacenan las nuevas respuestas de todas las sesiones que usan esa encuesta.
El ajuste se aplica a la encuesta poco después de guardar. Confirme que Encuesta anónima esté activada en el editor de preguntas antes de recoger feedback. Las respuestas anteriores conservan la información previamente almacenada.
Qué pueden ver los formadores
Los paneles y las fichas de informes de Trainer Suite muestran totales, promedios, tasas de respuesta y respuestas recientes con sus puntuaciones, sin identificar a sus autores.
Esta presentación por sí sola no hace anónima la encuesta subyacente. Si el anonimato está desactivado, su lista normal de encuestados puede mostrar las direcciones de correo de los asistentes invitados y se almacenan las horas exactas de respuesta. Cuando el anonimato está activado, los conjuntos de respuestas individuales siguen accesibles según las reglas de las encuestas anónimas normales.
7. Webhooks, Zapier y Make
Las integraciones de respuestas entregan respuestas individuales a medida que llegan, incluso en encuestas anónimas.
| Información | Encuesta no anónima | Encuesta anónima |
|---|---|---|
| Identificadores de encuesta y respuesta | Incluidos | Incluidos |
| Respuestas y número de respuestas | Incluidos | Incluidos |
| Inicio y finalización | Marcas de tiempo exactas | Solo fechas |
| Tiempo empleado en responder | Incluido | Incluido |
| Referencia de invitación | Incluida si está disponible | Vacío |
| Dirección de correo electrónico del encuestado | Incluida si está disponible | Vacío |
| Huella digital del dispositivo | Incluida si está disponible | Vacío |
Aquí, las reglas de entrega anónima se aplican a las encuestas anónimas normales, las encuestas anónimas de formación, las encuestas recurrentes Anónimo o Confidencial y todas las encuestas de 360°. Los campos vacíos permanecen para que las integraciones existentes puedan seguir procesando la estructura de los datos enviados.
El momento de la entrega puede revelar información. Aunque las marcas de tiempo se reduzcan a fechas, el sistema receptor observa cuándo llega cada respuesta. Alguien podría comparar ese momento con la actividad o el estado de participación de una persona.
Las integraciones también reciben juntas las respuestas de una persona, incluso en encuestas recurrentes y de 360° cuyos informes específicos normalmente restringen los resultados a grupos.
Para un mayor anonimato, deje desconectadas las integraciones de respuestas. Si las utiliza, restrinja el acceso al sistema receptor y tenga en cuenta los momentos de entrega y el acceso a respuestas individuales al explicar la privacidad a los encuestados.
8. Resúmenes de IA
Los resúmenes de IA para encuestas recurrentes y feedback de 360° están desactivados por defecto. Activarlos envía información seleccionada de los informes a un proveedor externo de IA.
¿Qué se envía?
- Las puntuaciones y los recuentos disponibles en el informe correspondiente.
- Las respuestas escritas disponibles en ese informe.
- Para el feedback de 360°, las puntuaciones de los grupos de evaluadores y el feedback escrito admisible.
¿Qué se excluye?
- Los resultados de grupos ocultos por el tamaño mínimo de grupo del informe.
- Los nombres y las direcciones de correo de los encuestados como campos de identidad.
- El nombre del empleado en el feedback de 360°; se indica a la IA que utilice “el empleado”.
- Los comentarios de 360° eliminados por RR. HH.
- El feedback escrito de un informe de 360° que contenga menos de tres comentarios.
- Las cifras por persona del panel de 360°; solo se utilizan cifras globales para su resumen.
Las respuestas abiertas se envían tal como están escritas. Por tanto, los nombres o datos identificativos introducidos en una respuesta pueden llegar al proveedor de IA, aunque se excluyan los campos de identidad de los encuestados.
Cómo se presentan los resúmenes
El texto generado se almacena por idioma y se etiqueta como Resumen de IA. Para el feedback de 360°, se indica a la IA que no cite comentarios literalmente ni los atribuya a una persona o grupo. Estas instrucciones no garantizan que el texto generado no pueda revelar pistas identificativas.
Los resúmenes de rondas recurrentes pueden incluir una o dos respuestas escritas como ejemplos de un tema. La guía de conversación de 360° está disponible para RR. HH. y el responsable, no para el empleado.
Las funciones de IA para encuestas normales y Trainer Suite quedan fuera del alcance de esta guía.
9. Limitaciones importantes
Las respuestas pueden identificar a las personas
Los nombres, las preguntas sobre correo electrónico, los cargos, las experiencias únicas y el estilo de escritura pueden identificar a un encuestado. Los ajustes de anonimato no eliminan la información identificativa que los encuestados introducen en sus respuestas. Evite preguntas identificativas innecesarias y pida a los encuestados que omitan detalles reconocibles del feedback escrito.
Los grupos pequeños y los desgloses detallados aumentan el riesgo
Un filtro por departamento, ubicación o nivel del puesto puede hacer que un grupo sea fácil de reconocer. Elija un tamaño mínimo de grupo adecuado cuando esté disponible y evite combinaciones que aíslen a individuos. Las encuestas normales no aplican tamaños mínimos de grupo.
Los análisis subyacentes tienen protecciones diferentes
Los gráficos estándar, las vistas de respuestas escritas y las exportaciones de resumen (Word, PowerPoint, CSV y PDF) de la encuesta subyacente a una encuesta recurrente o evaluación de 360° siguen disponibles sin aplicar el tamaño mínimo de grupo.
Bloquear las páginas de respuestas individuales y las exportaciones de datos sin procesar a Excel o SPSS no extiende los umbrales de grupo a estas otras vistas. Tenga en cuenta este acceso antes de prometer que la información de grupos pequeños permanecerá siempre oculta.
Los tiempos aún pueden dar pistas
Los recuentos de respuestas en directo, la actividad de finalización observada y los tiempos de entrega de las integraciones pueden ayudar a deducir quién ha respondido, aunque no se almacenen marcas de tiempo exactas de las respuestas.
Los enlaces de resultados compartidos pueden reenviarse
Cualquier persona que tenga el enlace de resultados compartidos de una ronda recurrente puede abrirlo. Comparta solo resultados adecuados para ese nivel de acceso.
Los cambios de ajustes afectan a las nuevas respuestas
Activar el anonimato no anonimiza las respuestas anteriores. Desactivarlo no restaura la información omitida de respuestas anónimas anteriores. Las encuestas recurrentes en marcha solo permiten ajustes de privacidad más estrictos.
Los registros de los servidores quedan fuera del alcance de esta guía
Estas descripciones se refieren a los registros de respuestas e invitaciones de las encuestas. Los servidores de correo y los servidores web pueden mantener registros separados.
10. Preguntas frecuentes
¿Puede el organizador ver mis respuestas individuales?
En una encuesta anónima normal, el organizador puede abrir sus respuestas juntas sin que se muestre la dirección de correo del encuestado. Esto también se aplica a las encuestas anónimas de formación.
Las encuestas recurrentes Anónimo y Confidencial y las encuestas de 360° bloquean las páginas de respuestas individuales y las exportaciones de datos sin procesar. Sin embargo, los análisis subyacentes y las integraciones conectadas tienen las limitaciones descritas anteriormente. Las respuestas escritas también pueden contener pistas identificativas.
¿Cuál es la diferencia entre anónimo y confidencial?
En una encuesta recurrente Anónimo, no se almacena ningún vínculo entre su identidad y su respuesta. En una encuesta recurrente Confidencial, ese vínculo se conserva para comparar respuestas entre rondas, pero las respuestas no se muestran por nombre.
¿Cómo pueden funcionar los recordatorios si una encuesta recurrente es anónima?
La invitación puede marcarse como respondida por separado de la respuesta. El sistema puede detener los recordatorios sin almacenar qué respuestas pertenecen a ese destinatario.
¿Se almacena mi dirección IP con mis respuestas?
No. Las direcciones IP no se almacenan con las respuestas en ninguna encuesta. En una encuesta no anónima respondida mediante un enlace personal de correo, la dirección IP y el navegador se registran con la invitación. Los registros separados de los servidores quedan fuera del alcance de esta guía.
¿Un código QR hace automáticamente anónima una encuesta?
Un código QR compartido evita un vínculo de invitación personal, pero no sustituye los ajustes de privacidad de la encuesta. Las respuestas aún pueden identificarle y las protecciones de almacenamiento dependen de los ajustes seleccionados.
¿Todo el feedback de 360° es anónimo?
No. La autoevaluación y el feedback del responsable son reconocibles. Los compañeros, los subordinados directos y los evaluadores externos se presentan en grupos protegidos. Los comentarios aún pueden contener pistas sobre sus autores.
¿Recibir un correo de resultados recurrentes revela que he respondido?
No. El correo de resultados se envía a todas las personas invitadas, hayan respondido o no.
¿Pueden los compañeros ver las respuestas escritas en la página de resultados compartidos?
No. Esa página muestra puntuaciones generales, cambios desde la ronda anterior y recuentos de respuestas. Excluye las respuestas escritas y los desgloses por grupo, y oculta los resultados por debajo del tamaño mínimo de grupo.
11. Lista de comprobación de la configuración
- Elija el ajuste de privacidad adecuado. Active Encuesta anónima en una encuesta normal, seleccione Anónimo o Confidencial en una encuesta recurrente, o active Respuestas anónimas en Trainer Suite.
- Revise sus preguntas. Elimine solicitudes innecesarias de nombres, direcciones de correo electrónico u otros datos identificativos.
- Elija su método de distribución. Un enlace abierto o código QR evita el vínculo entre invitación personal y respuesta. Las invitaciones personales permiten recordatorios y seguimiento de participación, con reglas de vinculación diferentes según el producto.
- Configure las protecciones de grupo cuando estén disponibles. Elija un tamaño mínimo de grupo adecuado y limite los desgloses detallados.
- Revise todas las vías de acceso a los resultados. Considere los análisis subyacentes, las exportaciones de resumen y las integraciones de respuestas, además de los informes específicos.
- Decida si activar los resúmenes de IA. Explique que un proveedor externo de IA procesa la información admisible de los informes, incluidas las respuestas escritas.
- Explique la privacidad con precisión. Indique a los encuestados quién puede acceder a los resultados, si se conservan vínculos de identidad y cómo se utilizan las respuestas escritas.
- Verifique los ajustes antes de recoger respuestas. Los cambios de anonimato no eliminan datos identificativos de respuestas previamente almacenadas.
Cómo activar una encuesta anónima
Active el ajuste Encuesta anónima para recoger respuestas sin almacenar la dirección de correo electrónico del encuestado junto con sus respuestas.
Paso 1: Abra su encuesta
Seleccione la encuesta que desea editar. Se abrirá su panel, que muestra el total de respuestas, las respuestas completadas, el tiempo medio de finalización y otros análisis de la encuesta.
Paso 2: Haga clic en Editar.
En la barra de menús situada en la parte superior del panel, haga clic en Editar para abrir el editor de encuestas.
Paso 3: Abra Configuración
Haga clic en Configuración en el editor de encuestas. El panel de configuración de la encuesta aparecerá a la derecha de la pantalla.
Paso 4: Busque Privacidad
Desplácese hasta el final del panel de configuración para encontrar la sección Privacidad.
Paso 5: Active Encuesta anónima
Active el interruptor Encuesta anónima para habilitar las respuestas anónimas. Desactívelo para deshabilitar este ajuste.
Paso 6: Guarde la configuración
Este ajuste se aplica a las nuevas respuestas. Activarlo no elimina la información ya almacenada con respuestas anteriores. Desactivarlo no restaura la información omitida de las respuestas recogidas mientras el anonimato estaba activado.