Encuestas de feedback de 360°

1. Funciones y acceso

En esta guía, propietario se refiere al usuario que creó la encuesta de 360°. Los avisos de RR. HH. y las alertas de progreso se envían a ese usuario.

2. Cómo crear una encuesta de 360°

Vaya a Panel → Feedback de 360° & Encuestas recurrentes, inicie una nueva encuesta y seleccione Feedback de 360°.

Asigne a su encuesta un título claro y descriptivo y cambie el idioma a su idioma preferido.

El asistente de configuración contiene siete pasos. Cada paso se guarda al continuar, por lo que puede salir del asistente y volver más tarde.

Paso 1: Elija sus preguntas

Elija una de las dos opciones que se muestran:

1. Crear la encuesta: genere una encuesta a partir de la plantilla de 360°.
2. Utilizar una encuesta existente: seleccione una de sus encuestas en la lista.

Las preguntas de valoración generan puntuaciones. Las preguntas abiertas recogen feedback escrito. Las preguntas de una encuesta recién creada aparecen en el siguiente paso después de cargarse, lo que puede tardar unos segundos.

Paso 2: Defina las competencias

Cree opcionalmente hasta 20 competencias, como Comunicación, Liderazgo o Colaboración, y asígneles preguntas de valoración.

• Cada pregunta puede pertenecer como máximo a una competencia.
• Los informes y los gráficos del panel muestran puntuaciones por competencia cuando se han definido competencias.
• Sin competencias, los gráficos muestran preguntas individuales.

Las competencias pueden modificarse en cualquier momento, incluso durante un ciclo. Los informes existentes también reflejan la agrupación actualizada.

Paso 3: Añada los empleados que reciben feedback

Introduzca los siguientes datos de cada empleado:

• Nombre.
• Dirección de correo electrónico.
• Nombre del responsable.
• Dirección de correo electrónico del responsable.

También puede pegar una lista con un empleado por línea, utilizando puntos y coma para separar los campos

Paso 4: Configure quién proporciona feedback

Grupos de evaluadores

La autoevaluación y el feedback del responsable corresponden a una persona cada uno. Para los compañeros, los subordinados directos y los evaluadores externos opcionales, establezca los tamaños mínimo y máximo de grupo. Los compañeros y los subordinados directos requieren un mínimo de al menos tres.

Selección de evaluadores

Elija cómo se seleccionan los evaluadores:

• RR. HH. asigna los evaluadores.
• El empleado propone evaluadores y el responsable los aprueba.
• El empleado propone evaluadores sin aprobación del responsable.

Opciones adicionales

• Permita o impida que los responsables añadan evaluadores.
• Permita o impida que los evaluadores rechacen una invitación.
• Limite el número de empleados que un evaluador puede evaluar en un ciclo. El valor predeterminado es cinco.

Paso 5: Configure el ciclo

• Repetición: una sola vez, cada seis meses o cada doce meses.
• Fecha del primer ciclo: elija la fecha de inicio. Los ciclos comienzan a las 09:00 en la zona horaria de la encuesta.
• Duración de las fases: establezca el número de días permitidos para proponer evaluadores, aprobarlos, evaluar y revisar el informe.
• Ampliar automáticamente: permita opcionalmente una única ampliación de tres días cuando un grupo siga por debajo de su mínimo al llegar la fecha límite de evaluación.
• Alertas de progreso: active o desactive las alertas de RR. HH. y configure cuándo se envían.

Las alertas de progreso están activadas por defecto. Las alertas de fecha límite se envían de forma predeterminada dos días antes del vencimiento. La alerta de informe no publicado se envía de forma predeterminada siete días después de que el informe esté listo.

Paso 6: Configure el anonimato y los informes

Elija cómo tratar los grupos por debajo del mínimo

• Combinar todos los grupos anónimos en un único grupo conjunto.
• Ocultar el grupo pequeño y conservar sus evaluaciones en la puntuación general de “otros”.
• Excluir las evaluaciones del grupo pequeño.

Las protecciones adicionales pueden excluir evaluaciones que, de otro modo, permitirían calcular la puntuación de una persona. Consulte Anonimato y privacidad.

Elija quién recibe el informe

Configure también:

• Publicación automática: elija cuántos días puede esperar un informe antes de publicarse. El valor predeterminado es de catorce días. Los informes exclusivos de RR. HH. no se publican para los empleados.
• Texto del propósito: explique el propósito de la evaluación en las páginas del empleado y del responsable.
• Resúmenes de IA: active opcionalmente los resúmenes de informes y las guías de conversación. Esta opción está desactivada por defecto.

Paso 7: Revise y active

Revise las fechas del primer ciclo y el uso máximo de invitaciones en relación con su cuota mensual restante.

El asistente identifica cualquier elemento que impida la activación, como no haber seleccionado una encuesta, no haber añadido empleados o faltar un responsable cuando el feedback del responsable está activado.

Una vez resueltos estos problemas, haga clic en Activar. El primer ciclo comienza en la fecha programada.

3. Comprender el ciclo de feedback

Cómo afectan los ajustes al ciclo

• Evaluadores asignados por RR. HH.: se omiten las fases de propuesta y aprobación.
• Sin aprobación del responsable: se omite la fase de aprobación.
• Lista devuelta: el empleado recibe un correo con el comentario del responsable y puede modificar los evaluadores propuestos.
• El evaluador rechaza: cuando esta opción está activada, aparece un enlace de rechazo en la invitación.
• Muy pocos evaluadores propuestos: el empleado recibe una advertencia y puede confirmar que acepta la lista reducida.
• Cierre anticipado: RR. HH. puede seleccionar Cerrar feedback ahora para un empleado. El informe se crea inmediatamente, sin ampliación automática.

Estados de los empleados

4. Gestionar la vista general del ciclo

La vista general del ciclo es la página principal de una encuesta de 360° en marcha. Utilice el selector de ciclo para cambiar entre ciclos.

Supervisar el progreso por empleado

• Consulte el estado actual del empleado.
• Compare los recuentos de invitados y evaluaciones completadas con el mínimo de cada grupo de evaluadores.
• Compruebe los marcadores de ampliaciones, aprobaciones automáticas, publicaciones automáticas e invitaciones retenidas por los límites de cuota.

Abra la ficha de un empleado para revisar la lista de evaluadores y las asignaciones de grupo. Los estados de los evaluadores pueden incluir propuesto, aprobado, rechazado, invitado, invitación rechazada, completado o excluido porque el evaluador ha alcanzado su límite de evaluaciones.

En los grupos anónimos, RR. HH. puede ver quién fue invitado, pero no qué personas respondieron. La participación se presenta mediante recuentos por grupo.

Acciones por empleado

• Añadir evaluador: añada un evaluador mientras la recogida de feedback siga abierta.
• Cerrar feedback ahora: finalice la recogida de feedback antes de lo previsto. Esta acción se destaca cuando todas las personas invitadas han respondido.
• Reintentar invitaciones: vuelva a intentar enviar las invitaciones retenidas por la cuota mensual.
• Informe: abra el informe del empleado cuando esté disponible.

Acciones del ciclo

• Exportar (CSV): descargue el progreso del ciclo.
• Panel: consulte gráficos de todo el ciclo.
• Duplicar: cree una nueva encuesta con los mismos ajustes y personas.
• Configuración: vuelva al asistente de configuración.

5. Leer el informe individual

RR. HH. abre los informes desde la vista general del ciclo. Los responsables y los empleados utilizan los enlaces de sus correos de informe. El acceso depende de los ajustes de entrega del informe.

Recuentos de respuestas

Las tarjetas de grupo muestran el número de respuestas y explican cuándo un grupo es demasiado pequeño para mostrarse por separado. Aparece un aviso si se han excluido evaluaciones para proteger el anonimato.

Puntos ciegos y fortalezas ocultas

• Punto ciego: la puntuación de autoevaluación del empleado es al menos 0,8 puntos superior a la puntuación de los demás.
• Fortaleza oculta: la puntuación de los demás es al menos 0,8 puntos superior a la puntuación de autoevaluación del empleado.

Estas etiquetas identifican diferencias de percepción que conviene comentar. No establecen el motivo de esas diferencias.

Gráfico de perfil y puntuaciones de competencias

Un gráfico de radar compara la autoevaluación con el feedback de los demás. Utiliza competencias cuando se han definido, o preguntas individuales en caso contrario. Con menos de tres ejes, el perfil se muestra mediante barras.

Cuando se utilizan competencias, una tabla también muestra las puntuaciones de autoevaluación, las puntuaciones de los demás, las puntuaciones por grupo de evaluadores y las diferencias.

Puntuaciones por pregunta

Cada pregunta muestra la puntuación de autoevaluación, la puntuación de los demás, el número de respuestas, las puntuaciones disponibles de los grupos de evaluadores y la diferencia entre la autoevaluación y los demás. Unas pequeñas barras facilitan la comparación.

A partir del segundo ciclo, una columna de comparación muestra los cambios desde el ciclo anterior. Se destacan los cambios de 0,3 puntos o más.

Feedback escrito

Los comentarios se agrupan por pregunta. Las etiquetas de los grupos de evaluadores solo aparecen cuando es seguro mostrarlas. RR. HH. puede ocultar un comentario del informe compartido o restaurarlo más tarde.

Permisos del informe

Exportaciones

• CSV: exporte las puntuaciones del informe.
• Imprimir: imprima el informe.
• PDF: descargue el gráfico de perfil, la tabla de competencias, las puntuaciones de las preguntas, el feedback escrito y la nota del responsable.

El texto generado por IA no se incluye en el PDF.

6. Utilizar el panel de RR. HH.

Haga clic en Panel en la vista general del ciclo para examinar los resultados del conjunto de empleados. Las secciones de puntuaciones utilizan los informes que ya están listos y se completan a medida que se cierra la recogida de feedback.

Cambie de ciclo mediante el selector. Haga clic en Exportar (CSV) para descargar los resultados por pregunta, competencia y empleado.

Los responsables acceden a los informes individuales de sus empleados. No hay un panel independiente de equipo o departamento para los responsables. Los evaluadores no reciben informes ni acceso al panel.

7. Correos electrónicos y alertas de progreso

Los correos utilizan el idioma de la encuesta: inglés, neerlandés, alemán, francés, español, polaco, portugués o portugués brasileño. Se utiliza el nombre del remitente de la encuesta, pero la dirección del remitente es fija.

Correos a los empleados

Correos a los responsables

Correos a los evaluadores

Los compañeros, los subordinados directos y los evaluadores externos reciben una invitación cuando se abre la evaluación o cuando se añaden más tarde. Contiene un enlace personal de la encuesta, la fecha de cierre, una explicación del anonimato y un enlace para rechazar cuando se permite el rechazo.

Actualmente, los evaluadores no reciben recordatorios durante la fase de evaluación. Las alertas de progreso de RR. HH. no envían recordatorios a los evaluadores.

Avisos sobre invitaciones a RR. HH.

Si las invitaciones a los evaluadores de un empleado no caben en la cuota mensual, el propietario recibe un correo Acción necesaria: las invitaciones no se han enviado que explica dónde volver a intentarlo.

Alertas de progreso a RR. HH.

Las alertas de progreso están activadas por defecto y se configuran en el paso Ciclo del asistente. Enumeran los empleados afectados y enlazan a la vista general del ciclo. Incluyen nombres y acciones pendientes, no puntuaciones ni respuestas.

Las alertas de fecha límite pueden configurarse entre 1 y 14 días antes del vencimiento. Las alertas de informes no publicados pueden configurarse entre 1 y 60 días después de la creación del informe.

Configure la alerta de informe no publicado antes de la publicación automática si desea que RR. HH. la reciba antes de que se publique. Esta alerta no se envía en el modo Solo RR. HH. Las fases omitidas no generan alertas de progreso.

Qué no se envía por correo

• Notificaciones de informes a los evaluadores.
• Puntuaciones de evaluación o feedback escrito en el cuerpo de los correos.
• Información que identifique quién ha enviado determinadas respuestas.
• Alertas sobre puntuaciones individuales bajas o en descenso.

Los correos de notificación del informe enlazan a los destinatarios con el informe. Pueden incluir una nota de publicación del responsable.

8. Anonimato y privacidad

¿Qué feedback es reconocible?

La autoevaluación y el feedback del responsable son reconocibles porque cada grupo representa a una persona. Los compañeros, los subordinados directos y los evaluadores externos se presentan por grupos en los informes de 360°, en lugar de como evaluadores individuales.

Protecciones de grupo

• Un grupo solo se muestra por separado tras alcanzar su número mínimo de respuestas. Los compañeros y los subordinados directos requieren al menos tres.
• Los grupos más pequeños se combinan, se ocultan o se excluyen según los ajustes del informe.
• Una evaluación individual que podría calcularse a partir de otras cifras mostradas se excluye de los promedios.
• Si todos los grupos anónimos juntos tienen menos de tres respuestas, no se utiliza ninguna de las evaluaciones de esos grupos.
• RR. HH. ve quién fue invitado en los grupos anónimos, no qué personas respondieron.
• RR. HH. puede ocultar comentarios identificativos antes de compartir el informe.

Información de respuestas almacenada

Las protecciones de almacenamiento se aplican a todas las respuestas de 360°, incluidas la autoevaluación y el feedback del responsable.

Las respuestas recogidas antes de introducir estas protecciones conservan los datos almacenados originalmente.

Acceso a respuestas individuales

La lista de encuestados, las páginas de respuestas individuales y las exportaciones de datos sin procesar a Excel o SPSS de la encuesta subyacente se bloquean en las encuestas de 360°. Consulte los resultados mediante los informes de 360° y el panel.

Limitaciones fuera de los informes de 360°

Los gráficos estándar, las vistas de respuestas escritas y las exportaciones de resumen en Word, PowerPoint, CSV y PDF de la encuesta subyacente siguen disponibles sin aplicar el tamaño mínimo de grupo. Las protecciones específicas de los informes de 360° no se extienden a estas vistas.

Los webhooks de respuestas y los activadores de Zapier o Make conectados a la encuesta subyacente también siguen entregando cada respuesta a medida que llega. Las referencias de invitación, las direcciones de correo y las huellas digitales del dispositivo están vacías, pero las respuestas de cada persona llegan juntas. El momento de entrega y el contenido de las respuestas aún pueden proporcionar pistas identificativas.

Revise el acceso a estos análisis e integraciones antes de explicar el anonimato a los participantes. Las respuestas escritas también pueden identificar a sus autores mediante nombres, experiencias concretas o estilo de escritura.

9. Cuota de invitaciones

• Las invitaciones de autoevaluación y las invitaciones de evaluación al responsable no cuentan para la cuota mensual de invitaciones.
• Las invitaciones a compañeros, subordinados directos y evaluadores externos cuentan para el límite mensual de su plan.
• El paso de revisión del asistente muestra el uso máximo de invitaciones de un ciclo.

Si la cuota disponible no cubre las invitaciones a los evaluadores de un empleado, esas invitaciones se retienen y el propietario recibe un correo. Cuando haya suficiente cuota disponible, seleccione Reintentar invitaciones en la vista general del ciclo.

10. Resúmenes de IA y guías de conversación

Active Resúmenes de IA en el paso Anonimato e informe del asistente. La función está desactivada por defecto y puede activarse o desactivarse en cualquier momento.

Información enviada al proveedor de IA

Enquete.com envía a su proveedor de IA las cifras y el feedback escrito admisible del informe.

• Se excluyen los resultados ocultos por los tamaños mínimos de grupo.
• No se proporciona el nombre del empleado; se indica a la IA que utilice “el empleado”.
• Se excluyen los comentarios ocultos por RR. HH.
• Si un informe contiene menos de tres comentarios, no se envía ninguno de sus comentarios escritos.
• Los resúmenes del panel utilizan cifras conjuntas del conjunto de empleados, no cifras por persona.

Las respuestas escritas pueden contener nombres o datos identificativos introducidos por los evaluadores. Estos pueden incluirse en el feedback admisible aunque no se proporcionen los campos de identidad de los encuestados.

Se indica a la IA que no cite el feedback literalmente ni atribuya comentarios a una persona o grupo de evaluadores. Enquete.com calcula las cifras y se indica a la IA que no invente números, nombres ni causas.

Idioma y resúmenes guardados

• Los usuarios que han iniciado sesión ven los resúmenes en el idioma preferido de su perfil, o en inglés si no se ha establecido ninguno.
• Los resúmenes se guardan por idioma y se reutilizan en visitas posteriores.
• Los usuarios que han iniciado sesión pueden utilizar Escribir de nuevo para generar una versión de sustitución en su idioma.
• Los responsables y los empleados que acceden a los informes mediante enlaces de correo reciben el texto en el idioma de la encuesta. Se genera cuando se crea el informe y ellos no pueden regenerarlo.

Utilizar el contenido generado por IA

Los resúmenes se etiquetan como Resumen de IA y muestran su fecha de generación. Revise su interpretación con el informe subyacente antes de seguir las recomendaciones.

La guía de conversación no se muestra al empleado. Su plan de desarrollo es un borrador y no puede editarse ni guardarse como plan en Enquete.com. El texto generado por IA no se incluye en el PDF del informe.

11. Limitaciones actuales

• No hay recordatorios para los evaluadores durante la fase de evaluación. Los compañeros, los subordinados directos y los evaluadores externos reciben su invitación sin recordatorios automáticos de seguimiento.
• No hay alertas basadas en puntuaciones. Las alertas de RR. HH. supervisan el progreso, no las puntuaciones bajas o en descenso.
• No hay página de resultados para los evaluadores. Los evaluadores no reciben informes ni resultados compartidos.
• No hay panel de equipo para los responsables. Los responsables consultan los informes de sus empleados individualmente.
• El texto de IA no sustituye los comentarios escritos. No hay ninguna opción para mostrar únicamente la interpretación de la IA.
• Los planes de desarrollo son borradores de texto. No pueden editarse ni guardarse como planes en Enquete.com.
• No hay texto de IA en las exportaciones PDF.
• La dirección del remitente es fija. Solo puede configurarse el nombre del remitente.
• Los análisis subyacentes no aplican umbrales de grupo. Los gráficos estándar, las respuestas escritas y las exportaciones de resumen siguen disponibles.
• Las integraciones de respuestas permanecen activas. Entregan conjuntos de respuestas individuales en el momento de responder, con los campos de identidad vacíos.
• Los datos de respuestas anteriores no se limpian automáticamente. Las respuestas anteriores a las protecciones de almacenamiento conservan sus marcas de tiempo y huellas digitales de dispositivo originales.