Mit E-Mail-Kampagnen können Sie Ihre Umfragen direkt per E-Mail an Befragte senden.

Die Verteilung per E-Mail ist eine der effektivsten Methoden, um Umfrageantworten zu sammeln. Studien zeigen, dass über 70 % der Umfragen per E-Mail verteilt werden, was sie zu einem der zuverlässigsten Kanäle macht, um Befragte zu erreichen und die Rücklaufquote zu verbessern.

Mit E-Mail-Kampagnen können Sie eine Umfrage auswählen, Ihre Empfänger bestimmen und personalisierte Umfrageeinladungen direkt an Ihre Kontakte senden.

Schritt 1: Den Bereich „Kampagnen“ öffnen

Gehen Sie zu Ihrem Umfrage-Dashboard. Klicken Sie im oberen Menübereich auf Kampagnen.

Dadurch wird das Kampagnen-Dashboard geöffnet, in dem alle Ihre E-Mail-Kampagnen verwaltet werden.

Schritt 2: Eine neue Kampagne erstellen

Klicken Sie im Kampagnen-Dashboard auf Kampagne erstellen.

Dadurch wird die Seite Kampagne erstellen geöffnet, auf der alle Kampagneneinstellungen vorgenommen werden.

Es gibt vier wichtige Abschnitte, die beim Erstellen einer Kampagne ausgefüllt werden müssen. Der erste Abschnitt ist Kampagnendetails.

Schritt 3: Kampagnendetails hinzufügen

Der Abschnitt Kampagnendetails ist die erste Stufe und enthält die Hauptinformationen für Ihre E-Mail-Kampagne.

Hier müssen Sie die folgenden Informationen eingeben:

Die Umfrage auswählen

Klicken Sie auf das Dropdown Eine Umfrage auswählen.

Wählen Sie die Umfrage aus, die Sie über die E-Mail-Kampagne versenden möchten.

Den Kampagnennamen eingeben

Geben Sie im Feld Kampagnenname einen Namen für die Kampagne ein.

Jede Kampagne sollte einen eigenen Namen haben, damit sie später leicht identifiziert werden kann.

Zum Beispiel:

• Kundenfeedback-Kampagne

• Produktumfrage – April 2026

• Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage

Den E-Mail-Betreff eingeben

Füllen Sie als Nächstes das Feld E-Mail-Betreff aus.

Dies ist die Betreffzeile, die Empfänger in ihrem Posteingang sehen. Ein klarer und ansprechender Betreff kann helfen, die Rücklaufquote zu verbessern.

Beispiel:

“Kurze Umfrage – Ihr Feedback zählt”

Absenderinformationen hinzufügen

Geben Sie die folgenden Angaben ein:

• Absendername – Der Name, den Empfänger als Absender sehen

• Absender-E-Mail – Die E-Mail-Adresse, die zum Versenden der Kampagne verwendet wird

Dadurch erkennen Empfänger, von wem die Umfrage stammt.

Nachdem Sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Empfänger auswählen

Sie gelangen nun zum Abschnitt Empfänger.

Hier wählen Sie die Kontakte aus, die Ihre Umfrage-E-Mail erhalten sollen.

Diese Stufe enthält zwei Bereiche:

• Einzelne Kontakte (linke Seite)

• Kontaktgruppen (rechte Seite)

Einzelne Kontakte auswählen

Um die Umfrage an bestimmte Kontakte zu senden:

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Kontakt, den Sie einschließen möchten.

Kontaktgruppen auswählen

Um die Umfrage an eine ganze Gruppe zu senden:

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Kontaktgruppe, die Sie einschließen möchten.

Dadurch können Sie die Umfrage gleichzeitig an mehrere Kontakte senden.

Empfängeranzahl prüfen

Während Sie Kontakte oder Gruppen auswählen, wird die Gesamtzahl der Empfänger am unteren Rand der Seite aktualisiert.

Diese Zahl zeigt, wie viele Personen Ihre Umfrage erhalten werden.

Sobald Sie alle Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter.

Nach der Auswahl Ihrer Empfänger besteht der nächste Schritt im Kampagnenerstellungsprozess darin, Ihre E-Mail-Vorlage zu konfigurieren, gefolgt von der Planung und Überprüfung Ihrer Kampagne.

Schritt 5: Die E-Mail-Vorlage konfigurieren

Nach der Auswahl Ihrer Empfänger besteht der nächste Schritt im Kampagnenerstellungsprozess darin, Ihre E-Mail-Vorlage zu konfigurieren. Dies ist die dritte Stufe des Kampagnenerstellungsprozesses.

In diesem Abschnitt passen Sie die E-Mail-Nachricht an, die an Ihre Befragten gesendet wird, gestalten das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail und passen die Nachricht an, die Empfänger sehen.

Ein Firmenlogo hinzufügen (optional)

Oben im Vorlagenbereich finden Sie das Feld Firmenlogo.

Hier können Sie die URL Ihres Firmenlogos einfügen.

Nach dem Hinzufügen erscheint das Logo in Ihrer Umfrage-E-Mail und trägt dazu bei, Ihre Markenidentität zu stärken.

Dieser Schritt ist optional, wird jedoch empfohlen, wenn Ihre E-Mail professioneller wirken soll.

Den Vorlagentyp auswählen

Wählen Sie als Nächstes den Vorlagentyp, den Sie verwenden möchten.

Es gibt zwei verfügbare Optionen:

• Direkter Link

• Eingebettete Umfrage

Jeder Vorlagentyp bietet eine andere Möglichkeit für Befragte, mit Ihrer Umfrage zu interagieren.

Vorlage „Direkter Link“

Die Vorlage Direkter Link sendet eine E-Mail mit einer Schaltfläche oder einem Link, der die Befragten zur Umfrageseite führt.

Wenn Empfänger auf den Link klicken, werden sie zur Umfrage weitergeleitet, wo sie diese ausfüllen können.

Dies ist das gebräuchlichste und am weitesten verbreitete Format für Umfrage-E-Mails.

Ein Vorlagendesign auswählen

Unter der Option „Direkter Link“ können Sie aus drei Vorlagenstilen wählen:

• Einfach

• Professionell

• Minimal

Wählen Sie die Vorlage aus, die am besten zu Ihrem Kommunikationsstil passt.

Nach der Auswahl einer Vorlage erscheint darunter ein Editorbereich.

Den E-Mail-Inhalt bearbeiten

Im Editorbereich können Sie die E-Mail-Nachricht anpassen.

Hier passen Sie den Text an, den Befragte lesen, wenn sie Ihre Umfrageeinladung erhalten.

Sie können Folgendes anpassen:

• Die E-Mail-Nachricht

• Den Einladungstext

• Handlungsaufforderungen

Sie können auch Vorlagenvariablen einfügen.

Vorlagenvariablen übernehmen automatisch Informationen aus Ihrer Kontaktliste.

Zum Beispiel könnten Sie Folgendes einfügen:

• Den Vornamen des Befragten

• Den Umfragelink

• Andere Kontaktdaten

Dadurch können Sie Ihre E-Mails personalisieren und die Interaktion verbessern.

Ihre E-Mail-Vorschau ansehen

Unterhalb des Editors sehen Sie den Abschnitt E-Mail-Vorschau.

Diese Vorschau zeigt genau, wie Ihre E-Mail für Befragte aussehen wird.

Alle Änderungen, die Sie im Editor vornehmen, erscheinen sofort in der Vorschau.

Nutzen Sie diesen Abschnitt, um Ihre E-Mail vor dem Versand zu überprüfen.

Wenn Sie mit der Vorlage zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter.

Vorlage „Eingebettete Umfrage“

Die zweite Vorlagenoption ist die Eingebettete Umfrage.

Mit dieser Option können Befragte die erste Frage Ihrer Umfrage direkt in der E-Mail beantworten.

Anstatt sofort auf einen Link zu klicken, können Empfänger direkt aus ihrem Posteingang heraus auf eine Frage antworten.

Nachdem sie die Frage beantwortet und auf Senden geklickt haben, werden sie zur Umfrage weitergeleitet, um die restlichen Fragen zu beantworten.

Dieser Ansatz kann die Interaktion erhöhen, da Befragte die Umfrage sofort beginnen können.

Unterstützte Fragetypen

Bei der Verwendung der eingebetteten Umfrage können Sie nur bestimmte Fragetypen einbetten:

• Einzelauswahlfragen

• NPS-Fragen (Net Promoter Score)

Die verfügbaren Fragen aus Ihrer Umfrage erscheinen in der Auswahlliste.

Wählen Sie die Frage aus, die Sie in die E-Mail einbetten möchten.

Die eingebettete E-Mail anpassen

Ähnlich wie bei der Vorlage „Direkter Link“ können Sie:

• Den E-Mail-Text bearbeiten

• Vorlagenvariablen einfügen

• Die E-Mail-Vorschau prüfen

Sobald Sie Ihre E-Mail-Vorlage fertig angepasst haben, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 6: Ihre Kampagne planen und überprüfen

Dies ist der letzte Schritt im Kampagnenerstellungsprozess.

In diesem Abschnitt können Sie planen, wann die E-Mail-Kampagne gesendet werden soll, und alle Kampagnendetails überprüfen, bevor Sie sie starten.

Die Zeitzone auswählen

Wählen Sie zuerst Ihre Zeitzone aus.

Klicken Sie auf das Dropdown Zeitzone und wählen Sie die Zeitzone aus, die für Ihre Kampagne gilt.

Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Mail-Kampagne zur richtigen Zeit versendet wird.

Wählen, wann die Kampagne gesendet werden soll

Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

Sofort senden
Die Kampagne wird an alle ausgewählten Empfänger gesendet, sobald die Kampagne erstellt wurde.

Später senden
Mit dieser Option können Sie die Kampagne so planen, dass sie an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit gesendet wird.

Als Entwurf speichern
Dadurch wird die Kampagne gespeichert, ohne sie zu senden. Sie können später zurückkehren, um sie zu bearbeiten oder zu starten.

Wählen Sie die Option aus, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Erinnerungseinstellungen konfigurieren

Erinnerungs-E-Mails können helfen, die Rücklaufquote zu erhöhen, indem sie Befragte benachrichtigen, die die Umfrage noch nicht abgeschlossen haben.

Um Erinnerungen zu aktivieren:

Aktivieren Sie Erinnerungseinstellungen.

Geben Sie dann an, wie viele Tage nach der ersten E-Mail die Erinnerung gesendet werden soll.

Sie können auch weitere Erinnerungen hinzufügen.

Um eine weitere Erinnerung hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere Erinnerung hinzufügen.

Um eine Erinnerung zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben dieser Erinnerung.

Die Kampagnenübersicht prüfen

Am unteren Rand der Seite sehen Sie die Kampagnenübersicht.

Dieser Abschnitt zeigt eine Übersicht Ihrer Kampagnendetails, darunter:

• Kampagnenname

• Absender-E-Mail-Adresse

• E-Mail-Betreff

• Kampagnenzeitplan

• Anzahl der Empfänger

Prüfen Sie diese Informationen sorgfältig, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.

Wenn Anpassungen erforderlich sind, können Sie zurückgehen und die Kampagneneinstellungen bearbeiten.

Die Kampagne erstellen

Sobald alles überprüft und bestätigt wurde, klicken Sie auf Kampagne erstellen.

Ihre E-Mail-Kampagne wird nun erstellt.

Sie werden zum Kampagnen-Dashboard weitergeleitet, wo Sie Ihre Kampagnendetails einsehen können.

Hier können Sie Informationen überwachen wie:

• Kampagnenstatus

• Anzahl der Empfänger

• Anzahl gesendeter E-Mails

• Empfänger, die die Kampagne erhalten haben

Dieses Dashboard ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mail-Kampagnen effektiv zu verfolgen und zu verwalten.