Enquêtes anonymes

1. Choisir la bonne option d’anonymat

Important : les tailles minimales de groupe ne protègent pas tous les modes d’accès aux résultats. Les analyses standard et les exports de synthèse de l’enquête sous-jacente à une enquête récurrente ou à une évaluation à 360° n’appliquent pas ces seuils. Les intégrations de réponses transmettent également des ensembles de réponses individuelles. Voir Limites importantes.

Termes utilisés dans ce guide

Réponse

L’ensemble des réponses d’un répondant.

Invitation personnelle

Un e-mail contenant un lien d’enquête attribué à un destinataire précis.

Lien ouvert

Un lien d’enquête partagé qui n’est pas attribué à un destinataire individuel. Il peut également être partagé sous forme de code QR.

Propriétaire de l’enquête

L’utilisateur Enquete.com qui configure l’enquête et accède à ses résultats.

Taille minimale du groupe

Le nombre minimal de réponses requis pour que les résultats d’un groupe puissent être affichés dans les rapports qui appliquent ce seuil.

2. Quelles informations sont conservées ?

Les protections de stockage suivantes s’appliquent aux enquêtes classiques avec Enquête anonyme activé, aux enquêtes récurrentes définies sur Anonyme ou Confidentiel, et à chaque réponse à 360°. Elles s’appliquent également à Trainer Suite lorsque son enquête partagée est anonyme.

Informations sur les réponses

• Les réponses, la date de réponse et le temps nécessaire pour répondre sont conservés.
• Les heures exactes de début et de fin ne sont pas conservées ; seules les dates sont enregistrées.
• L’empreinte d’origine de l’appareil est remplacée par un code à sens unique propre à l’enquête et au cycle. Cela permet de prévenir les réponses en double sans conserver l’empreinte d’origine.

Informations sur les invitations

• Le système peut enregistrer qu’une personne invitée a répondu afin d’arrêter les rappels.
• Les ouvertures, clics et réponses sont enregistrés par date, sans l’heure.
• L’adresse IP et le navigateur du répondant ne sont pas enregistrés avec l’invitation lorsqu’il répond.

Informations qui ne sont jamais enregistrées avec une réponse

L’adresse IP, le navigateur, la page référente, la ville et le pays ne sont enregistrés avec les réponses dans aucune enquête, y compris les enquêtes non anonymes. Pour une enquête non anonyme remplie via un lien personnel envoyé par e-mail, l’adresse IP et le navigateur sont enregistrés avec l’invitation lorsque la personne répond.

Ces protections ne sont pas rétroactives. Elles s’appliquent à la réception de nouvelles réponses. Activer l’anonymat ne supprime pas les informations des réponses antérieures. Les réponses recueillies avant l’introduction de ces protections de stockage conservent leurs horodatages et empreintes d’appareil d’origine.

3. Enquêtes classiques

Activer les réponses anonymes

1. Ouvrez votre enquête dans l’éditeur de questions.
2. Ouvrez les paramètres de l’enquête.
3. Activez Enquête anonyme.
4. Vérifiez ce paramètre avant de recueillir des réponses.

Lorsque Enquête anonyme est activé

• Aucune adresse e-mail du répondant n’est enregistrée avec la réponse. Une valeur de remplacement fixe est utilisée à l’endroit où une adresse serait autrement enregistrée.
• Une adresse saisie pour recevoir un lien permettant de reprendre plus tard sert à envoyer ce lien et n’est pas enregistrée avec la réponse.
• La liste des répondants n’affiche pas les adresses e-mail et ne permet ni de les rechercher ni de les trier.
• Les protections de stockage s’appliquent.
• Vous pouvez toujours ouvrir les réponses individuelles et exporter leurs réponses vers Excel ou SPSS.

Invitations personnelles et liens ouverts

Si vous diffusez une enquête anonyme classique via une campagne e-mail, le système conserve un lien interne entre l’invitation et sa réponse. Cela permet de reprendre plus tard et empêche une seconde réponse via la même invitation.

Ce lien n’est ni affiché dans les écrans de l’enquête ni inclus dans les transmissions anonymes par webhook, Zapier ou Make, mais reste enregistré. Pour éviter ce lien d’invitation enregistré, utilisez un lien ouvert ou une enquête récurrente définie sur Anonyme.

Aucune taille minimale de groupe ne s’applique aux enquêtes classiques. Les résultats et les ensembles de réponses individuelles peuvent être consultés même lorsque très peu de personnes ont répondu.

Lorsque Enquête anonyme est désactivé

Les adresses e-mail obtenues via les invitations ou la fonction de reprise ultérieure peuvent être enregistrées avec les réponses et affichées dans la liste des répondants. Les heures exactes de début et de fin ainsi que les empreintes d’appareil sont conservées. Les enregistrements des campagnes e-mail conservent aussi les heures exactes d’ouverture, de clic et de réponse, ainsi que l’adresse IP et le navigateur au moment de la réponse.

4. Enquêtes récurrentes

Choisissez un niveau de confidentialité à l’étape Confidentialité de l’assistant d’enquête récurrente. Le niveau choisi détermine ce qui est indiqué aux répondants concernant leurs réponses.

Anonyme

Les réponses sont enregistrées sans lien d’invitation ni adresse e-mail du répondant. L’invitation est marquée séparément comme ayant reçu une réponse, sans enregistrer quelle réponse lui correspond. Cela permet d’arrêter les rappels sans relier les réponses au destinataire.

Le tableau de bord affiche les nombres de participants plutôt que l’identité des personnes ayant répondu.

Confidentiel

Les réponses ne sont pas affichées par nom, mais Enquete.com conserve le lien entre chaque personne et sa réponse afin de comparer les réponses entre les cycles. Présentez cette option aux répondants comme confidentielle.

Protections pour Anonyme et Confidentiel

• Les rapports des cycles récurrents, les tendances, les alertes et leurs exports masquent les groupes inférieurs à la taille minimale.
• Les réponses écrites apparaissent dans un ordre aléatoire, sans noms des répondants ni dates.
• La liste des répondants, les pages de réponses individuelles et les exports de données brutes Excel ou SPSS de l’enquête sous-jacente sont bloqués.
• Une fois l’enquête récurrente en cours, la confidentialité peut seulement être renforcée et la taille minimale du groupe ne peut pas être réduite.

Limite des rapports : les graphiques standard, les réponses écrites et les exports de synthèse de l’enquête sous-jacente restent disponibles sans application de la taille minimale de groupe.

Nominatif

Les réponses conservent des informations identifiantes comme dans une enquête classique non anonyme. Le propriétaire peut accéder aux réponses individuelles.

Publics utilisant un lien ouvert

Avec Lien ouvert (anonyme), aucune invitation personnelle ne peut être liée aux réponses. Les protections de stockage dépendent toujours du niveau de confidentialité choisi dans l’assistant.

Partager les résultats d’un cycle avec les répondants

Le partage des résultats est désactivé par défaut. Lorsqu’il est activé, les destinataires invités reçoivent un e-mail contenant un lien vers les résultats du cycle, sans devoir se connecter.

• La page affiche les scores globaux des questions, les changements depuis le cycle précédent et le nombre de répondants.
• Elle n’affiche ni les réponses écrites, ni les ventilations par service ou autre groupe, ni l’identité des personnes ayant répondu.
• En dessous de la taille minimale de groupe, la page indique que les réponses sont trop peu nombreuses. Le partage automatique ignore ces cycles.
• Toutes les personnes invitées reçoivent l’e-mail, y compris celles qui n’ont pas répondu.
• Le lien est identique pour tout le monde dans ce cycle et la page n’enregistre pas qui l’a ouverte.
• Toute personne disposant du lien peut consulter la page, y compris une personne à qui il a été transféré.
• Désactiver le partage des résultats rend indisponibles les pages partagées de tous les cycles.

5. Feedback à 360°

Dans le feedback à 360°, les protections sont intégrées aux rapports. Toutefois, l’autoévaluation et le feedback du responsable restent reconnaissables.

Protections des groupes

• Un groupe n’est présenté séparément qu’après avoir atteint son nombre minimal de réponses. Au moins trois sont requises pour les collègues et les collaborateurs directement rattachés.
• Selon vos paramètres, un groupe sous le seuil est fusionné avec d’autres groupes anonymes, masqué tout en contribuant au score global par ses évaluations, ou exclu.
• Les évaluations individuelles pouvant être calculées à partir des autres chiffres présentés sont exclues des moyennes.
• Si tous les groupes anonymes réunis comptent moins de trois réponses, aucune de leurs évaluations n’est utilisée.
• Les RH peuvent voir qui a été invité dans les groupes anonymes, mais pas quelles personnes ont répondu.
• Les RH peuvent supprimer des commentaires individuels avant de partager le rapport.

Informations conservées et accès

Les protections de stockage s’appliquent à chaque réponse à 360°, y compris à l’autoévaluation et au feedback du responsable. Ces évaluations restent reconnaissables en raison de leurs groupes d’évaluateurs.

La liste des répondants, les pages de réponses individuelles et les exports de données brutes de l’enquête sous-jacente sont bloqués. Ses analyses standard et ses exports de synthèse restent disponibles sans application de la taille minimale de groupe.

Qui reçoit le rapport ?

Les RH reçoivent le rapport de l’employé. Le responsable le reçoit également, sauf si l’accès est réservé aux RH. L’employé reçoit le rapport après sa publication. Les évaluateurs ne reçoivent pas de rapport.

6. Trainer Suite

Sessions sans adresses e-mail des participants

Partagez un lien d’enquête ou un code QR avec les participants. Aucune invitation personnelle n’est créée : aucune invitation ne peut donc être liée à une réponse. Réponses anonymes est sélectionné automatiquement, rendant l’enquête de la formation anonyme.

Sessions avec adresses e-mail des participants

Les participants reçoivent des invitations personnelles après la session. Ces invitations restent liées aux réponses, comme pour une enquête classique. Sélectionnez Réponses anonymes pour la formation ou la session afin d’appliquer les protections de stockage des enquêtes anonymes.

Une même enquête est partagée par toutes les sessions d’une formation. Rendre une session anonyme modifie la façon dont les nouvelles réponses sont stockées pour chaque session utilisant cette enquête.

Le paramètre est appliqué à l’enquête peu après l’enregistrement. Vérifiez que Enquête anonyme est activé dans l’éditeur de questions avant de recueillir du feedback. Les réponses antérieures conservent les informations précédemment enregistrées.

Ce que les formateurs peuvent voir

Les tableaux de bord et fiches de rapport de Trainer Suite affichent des totaux, des moyennes, des taux de réponse et les réponses récentes avec leurs scores, sans identifier leurs auteurs.

Cette présentation seule ne rend pas l’enquête sous-jacente anonyme. Si l’anonymat est désactivé, sa liste habituelle de répondants peut afficher les adresses e-mail des participants invités et les heures exactes de réponse sont enregistrées. Lorsque l’anonymat est activé, les ensembles de réponses individuelles restent accessibles selon les règles des enquêtes anonymes classiques.

7. Webhooks, Zapier et Make

Les intégrations de réponses transmettent les réponses individuelles à leur arrivée, y compris pour les enquêtes anonymes.

Ici, les règles de transmission anonyme s’appliquent aux enquêtes anonymes classiques, aux enquêtes de formation anonymes, aux enquêtes récurrentes Anonyme ou Confidentiel et à toutes les enquêtes à 360°. Les champs vides restent présents afin que les intégrations existantes puissent continuer à traiter la structure des données transmises.

Le moment de transmission peut révéler des informations. Même lorsque les horodatages sont limités aux dates, un système destinataire constate l’arrivée de chaque réponse. Quelqu’un pourrait comparer ce moment à l’activité ou au statut de participation d’une personne.

Les intégrations reçoivent aussi les réponses d’une personne regroupées, y compris pour les enquêtes récurrentes et à 360° dont les rapports dédiés limitent normalement les résultats aux groupes.

Pour renforcer l’anonymat, laissez les intégrations de réponses déconnectées. Si vous les utilisez, limitez l’accès au système destinataire et tenez compte du moment de transmission et de l’accès aux réponses individuelles lorsque vous expliquez la confidentialité aux répondants.

8. Résumés IA

Les résumés IA pour les enquêtes récurrentes et le feedback à 360° sont désactivés par défaut. Les activer envoie certaines informations des rapports à un fournisseur d’IA externe.

Quelles données sont envoyées ?

• Les scores et les nombres disponibles dans le rapport concerné.
• Les réponses écrites disponibles dans ce rapport.
• Pour le feedback à 360°, les scores des groupes d’évaluateurs et le feedback écrit admissible.

Quelles données sont exclues ?

• Les résultats de groupes masqués en raison de la taille minimale de groupe du rapport.
• Les noms et adresses e-mail des répondants en tant que champs d’identité.
• Le nom de l’employé dans le feedback à 360° ; l’IA reçoit l’instruction d’utiliser “l’employé”.
• Les commentaires à 360° supprimés par les RH.
• Le feedback écrit d’un rapport à 360° contenant moins de trois commentaires.
• Les chiffres par personne du tableau de bord à 360° ; seuls les chiffres globaux sont utilisés pour son résumé.

Les réponses ouvertes sont envoyées telles qu’elles ont été rédigées. Les noms ou éléments identifiants saisis dans une réponse peuvent donc parvenir au fournisseur d’IA, même si les champs d’identité des répondants sont exclus.

Présentation des résumés

Le texte généré est enregistré par langue et porte l’étiquette Résumé IA. Pour le feedback à 360°, l’IA reçoit l’instruction de ne pas citer les commentaires mot pour mot ni de les attribuer à une personne ou à un groupe. Ces instructions ne garantissent pas que le texte généré ne révélera aucun indice identifiant.

Les résumés des cycles récurrents peuvent inclure une ou deux réponses écrites pour illustrer un thème. Le guide d’entretien à 360° est accessible aux RH et au responsable, mais pas à l’employé.

Les fonctionnalités IA des enquêtes classiques et de Trainer Suite ne sont pas traitées dans ce guide.

9. Limites importantes

Les réponses peuvent identifier des personnes

Les noms, les questions demandant une adresse e-mail, les intitulés de poste, les expériences uniques et le style d’écriture peuvent identifier un répondant. Les paramètres d’anonymat ne suppriment pas les informations identifiantes saisies par les répondants dans leurs réponses. Évitez les questions identifiantes inutiles et demandez aux répondants d’omettre les détails reconnaissables dans leur feedback écrit.

Les petits groupes et les ventilations détaillées augmentent le risque

Un filtre par service, lieu ou niveau hiérarchique peut rendre un groupe facilement reconnaissable. Choisissez une taille minimale de groupe appropriée lorsque cette option est disponible et évitez les combinaisons qui isolent des individus. Les enquêtes classiques n’imposent pas de taille minimale de groupe.

Les analyses sous-jacentes appliquent des protections différentes

Les graphiques standard, les vues des réponses écrites et les exports de synthèse (Word, PowerPoint, CSV et PDF) de l’enquête sous-jacente à une enquête récurrente ou à une évaluation à 360° restent disponibles sans application de la taille minimale de groupe.

Le blocage des pages de réponses individuelles et des exports de données brutes Excel ou SPSS n’étend pas les seuils de groupe à ces autres vues. Tenez compte de cet accès avant de promettre que les informations concernant les petits groupes seront toujours masquées.

Le moment peut encore fournir des indices

Les nombres de réponses en direct, l’activité de finalisation observée et les heures de transmission des intégrations peuvent aider à déduire qui a répondu, même sans enregistrement des horodatages exacts des réponses.

Les liens de résultats partagés peuvent être transférés

Toute personne disposant du lien vers les résultats partagés d’un cycle récurrent peut l’ouvrir. Ne partagez que des résultats adaptés à ce niveau d’accès.

Les modifications des paramètres concernent les nouvelles réponses

Activer l’anonymat n’anonymise pas les réponses antérieures. Le désactiver ne restaure pas les informations omises des réponses anonymes antérieures. Les enquêtes récurrentes en cours n’autorisent que des paramètres de confidentialité plus stricts.

Les journaux serveur ne sont pas traités dans ce guide

Ces descriptions concernent les enregistrements des réponses aux enquêtes et des invitations. Les serveurs de messagerie et les serveurs web peuvent conserver des journaux distincts.

10. Questions fréquentes

L’organisateur peut-il voir mes réponses individuelles ?

Dans une enquête anonyme classique, l’organisateur peut ouvrir vos réponses regroupées sans affichage de l’adresse e-mail du répondant. Cela s’applique également aux enquêtes de formation anonymes.

Les enquêtes récurrentes Anonyme et Confidentiel ainsi que les enquêtes à 360° bloquent les pages de réponses individuelles et les exports de données brutes. Toutefois, les analyses sous-jacentes et les intégrations connectées présentent les limites décrites ci-dessus. Les réponses écrites peuvent aussi contenir des indices identifiants.

Quelle est la différence entre anonyme et confidentiel ?

Dans une enquête récurrente Anonyme, aucun lien entre votre identité et votre réponse n’est enregistré. Dans une enquête récurrente Confidentiel, ce lien est conservé pour comparer les réponses entre les cycles, mais les réponses ne sont pas affichées par nom.

Comment les rappels peuvent-ils fonctionner si une enquête récurrente est anonyme ?

L’invitation peut être marquée comme ayant reçu une réponse indépendamment de la réponse elle-même. Le système peut arrêter les rappels sans enregistrer quelles réponses appartiennent à ce destinataire.

Mon adresse IP est-elle enregistrée avec mes réponses ?

Non. Les adresses IP ne sont enregistrées avec les réponses dans aucune enquête. Pour une enquête non anonyme remplie via un lien personnel envoyé par e-mail, l’adresse IP et le navigateur sont enregistrés avec l’invitation. Les journaux serveur distincts ne sont pas traités dans ce guide.

Un code QR rend-il automatiquement une enquête anonyme ?

Un code QR partagé évite un lien d’invitation personnelle, mais ne remplace pas les paramètres de confidentialité de l’enquête. Les réponses peuvent toujours vous identifier et les protections de stockage dépendent des paramètres choisis.

Tout le feedback à 360° est-il anonyme ?

Non. L’autoévaluation et le feedback du responsable sont reconnaissables. Les collègues, les collaborateurs directement rattachés et les évaluateurs externes sont présentés par groupes protégés. Les commentaires peuvent toujours contenir des indices sur leurs auteurs.

Recevoir un e-mail de résultats récurrents révèle-t-il que j’ai répondu ?

Non. L’e-mail de résultats est envoyé à toutes les personnes invitées, qu’elles aient répondu ou non.

Les collègues peuvent-ils voir les réponses écrites sur la page de résultats partagés ?

Non. Cette page affiche les scores globaux, les changements par rapport au cycle précédent et les nombres de réponses. Elle exclut les réponses écrites et les ventilations par groupe, et masque les résultats inférieurs à la taille minimale de groupe.

11. Liste de vérification de la configuration

1. Choisissez le paramètre de confidentialité approprié. Activez Enquête anonyme pour une enquête classique, sélectionnez Anonyme ou Confidentiel pour une enquête récurrente, ou activez Réponses anonymes dans Trainer Suite.
2. Vérifiez vos questions. Supprimez les demandes inutiles de noms, d’adresses e-mail ou d’autres éléments identifiants.
3. Choisissez votre mode de diffusion. Un lien ouvert ou un code QR évite le lien entre invitation personnelle et réponse. Les invitations personnelles permettent les rappels et le suivi de participation, avec des règles de liaison différentes selon le produit.
4. Configurez les protections des groupes lorsqu’elles sont disponibles. Choisissez une taille minimale de groupe adaptée et limitez les ventilations détaillées.
5. Examinez tous les modes d’accès aux résultats. Prenez en compte les analyses sous-jacentes, les exports de synthèse et les intégrations de réponses, ainsi que les rapports dédiés.
6. Décidez s’il faut activer les résumés IA. Expliquez que les informations admissibles des rapports, y compris les réponses écrites, sont traitées par un fournisseur d’IA externe.
7. Expliquez précisément la confidentialité. Indiquez aux répondants qui peut accéder aux résultats, si les liens d’identité sont conservés et comment les réponses écrites sont utilisées.
8. Vérifiez les paramètres avant de recueillir des réponses. Les modifications de l’anonymat ne suppriment pas les éléments identifiants des réponses déjà enregistrées.