Enquêtes récurrentes

1. Fonctionnement des enquêtes récurrentes

Une enquête récurrente recueille le feedback de votre public sélectionné selon un calendrier fixe. Chaque période de collecte est appelée un cycle.

Pour chaque cycle, Enquete.com ouvre l’enquête, envoie des invitations personnelles lorsque cela s’applique, effectue le suivi avec les rappels programmés, ferme la période de réponse et calcule les résultats. Les questions suivies permettent de comparer les scores entre les cycles.

Qui intervient ?

2. Créer une enquête récurrente

Accédez à Tableau de bord → Feedback à 360° & Enquêtes récurrentes et sélectionnez Nouvelle enquête récurrente.

L’assistant de configuration comporte six étapes. Chaque étape est enregistrée lorsque vous continuez : vous pouvez donc quitter l’assistant et y revenir plus tard.

Étape 1 : Choisissez votre objectif

Sélectionnez un modèle ou utilisez une enquête existante avec vos propres questions.

• Sondage d’équipe (eNPS)
• Charge de travail et stress
• NPS client
• Évaluation de cours
• Feedback à 360^o
• Utiliser vos propres questions

Les modèles proposent un calendrier et un niveau de confidentialité. Vous pouvez les modifier pendant la configuration.

Renseignez les informations suivantes :

• Nom : saisissez un nom interne pour l’enquête récurrente.
• Langue : choisissez l’anglais, le néerlandais, l’allemand, le français, l’espagnol, le polonais, le portugais ou le portugais brésilien. Cela définit la langue des invitations et des messages standard de l’enquête.
• Nom de l’expéditeur : saisissez éventuellement un nom pour les invitations. Les destinataires verront “votre nom via Enquete.com”. L’adresse de l’expéditeur reste noreply@enquete.com.

Étape 2 : Sélectionnez votre enquête et les questions suivies

Si vous avez sélectionné un modèle, choisissez entre deux options :

1. Cliquez sur Créer l’enquête pour générer une enquête à partir du modèle.
2. Sélectionnez une enquête que vous possédez déjà dans la liste.

Si vous avez sélectionné Utiliser vos propres questions, choisissez une enquête existante dans la liste. Une fois l’enquête créée ou sélectionnée, ses questions se chargent. L’apparition d’une nouvelle enquête peut prendre quelques secondes.

Sélectionnez les questions que vous souhaitez suivre dans la tendance. Chaque question suivie reçoit une clé de tendance stable afin que ses résultats restent associés entre les cycles, même si sa formulation change. Conservez le même sens pour que les comparaisons restent pertinentes.

• Au moins une question doit être suivie.
• Un avertissement s’affiche lorsque vous suivez plus de six questions, car les enquêtes plus longues peuvent réduire la participation.
• Les questions utilisées pour contrôler les branchements ne peuvent pas être suivies.
• Les autres questions peuvent changer entre les cycles.

Étape 3 : Choisissez votre public

Choisissez comment les personnes accéderont à chaque cycle d’enquête. Sélectionnez un groupe de contacts ou une liste connectée pour envoyer des invitations personnelles par e-mail, ou choisissez un lien ouvert pour diffuser vous-même l’enquête.

Les contacts désabonnés sont automatiquement exclus des invitations à chaque cycle.

Étape 4 : Définissez le calendrier

Configurez l’ouverture des cycles et la durée pendant laquelle les répondants peuvent répondre.

• Fréquence : chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois, chaque trimestre, chaque semestre, chaque année ou selon un intervalle personnalisé en semaines, mois ou années. Les calendriers mensuels permettent également de choisir la semaine et le jour.
• Heure et fuseau horaire : sélectionnez l’heure locale d’envoi. Le calendrier respecte le fuseau horaire choisi lors des changements d’heure.
• Premier cycle : commencez au prochain horaire prévu, immédiatement après l’activation puis selon le calendrier, ou calculez le calendrier à partir d’une date sélectionnée.
• Fin : continuez indéfiniment, arrêtez après un nombre de cycles choisi ou arrêtez à une date déterminée.
• Période de réponse : choisissez le nombre de jours pendant lesquels chaque cycle reste ouvert. Il doit se fermer avant l’ouverture du cycle suivant.
• Rappels : programmez jusqu’à trois rappels pour les personnes qui n’ont pas répondu. Définissez chaque rappel par rapport à la date d’ouverture ou de fermeture.
• Périodes sans cycles : ajoutez des vacances ou d’autres périodes exclues. Après avoir ajouté une période, choisissez si les cycles concernés sont déplacés au premier jour ouvré suivant ou ignorés.
• Ne jamais ouvrir un cycle le week-end : activez cette option si nécessaire.

Consultez l’aperçu des six prochains cycles. Il affiche les dates d’ouverture, les rappels et les dates de fermeture, ainsi que des remarques pour les cycles déplacés ou ignorés.

Étape 5 : Configurez la confidentialité et les rapports

• Anonymat : sélectionnez Anonyme, Confidentiel ou Nominatif. Voir Confidentialité et anonymat.
• Taille minimale du groupe : choisissez le nombre minimal de réponses requis pour afficher les résultats des groupes dans les rapports récurrents, les tendances, les alertes et leurs exports.
• Qui reçoit les résultats : sélectionnez les membres de l’équipe et précisez pour chacun s’il reçoit un résumé par e-mail. Si vous ne sélectionnez personne, les résultats vous sont attribués.
• Résumé par e-mail après chaque cycle : activez ou désactivez les e-mails de résumé.
• Comparer les résultats par groupe : sélectionnez des champs de contact, comme Service ou Lieu, pour ventiler les résultats. Les champs disponibles proviennent des contacts du groupe sélectionné.
• Résumés IA : activez éventuellement les interprétations générées par l’IA. Cette option est désactivée par défaut.
• Partager les résultats avec les répondants : activez éventuellement le partage manuel ou automatique. Cette option est désactivée par défaut.
• Conserver les réponses pendant : indiquez une durée de conservation en mois. Cette valeur est actuellement enregistrée, mais ne supprime pas automatiquement les réponses.

Les valeurs des champs de contact sont enregistrées à l’ouverture d’un cycle. Les modifications ultérieures du service ou du lieu d’un contact ne changent pas les ventilations des cycles précédents.

Important : une fois l’enquête récurrente en cours, la confidentialité peut seulement être renforcée et la taille minimale du groupe ne peut pas être réduite. Les seuils minimaux de groupe ne s’appliquent pas à toutes les vues de l’enquête sous-jacente ; voir Limites de confidentialité.

Étape 6 : Vérifiez et activez

Vérifiez le premier cycle, le nombre d’invitations attendu par cycle et par an, ainsi que le quota mensuel d’invitations restant. L’assistant indique les étapes de configuration qui nécessitent encore votre attention.

Cliquez sur Activer pour commencer. Si le premier cycle est configuré pour démarrer immédiatement, vous devrez confirmer le nombre d’invitations.

Modifier une enquête récurrente en cours

Cliquez sur Modifier dans son tableau de bord pour rouvrir l’assistant de configuration. Les modifications s’appliquent à partir du cycle suivant. Un cycle déjà ouvert conserve sa configuration actuelle.

3. Comprendre les cycles d’enquête

Cycles nécessitant votre attention

Des marqueurs expliquent les changements apportés aux cycles individuels, comme un envoi tardif, un déplacement en raison de vacances ou d’un week-end, une autorisation manuelle, une fermeture anticipée, une prolongation ou un envoi après confirmation de la liste.

4. Trouver et gérer les enquêtes récurrentes

La page Feedback à 360° & Enquêtes récurrentes répertorie vos enquêtes récurrentes et vos enquêtes à 360°.

Chaque entrée affiche :

• Le nom, le type d’enquête et le public.
• Le statut et le cycle actuellement ouvert, le cas échéant.
• Le calendrier.
• La date du prochain cycle, ou la date de reprise lorsque l’enquête est en pause.
• Le dernier taux de réponse.

Utilisez les onglets Toutes, Actives, En pause, Brouillons, Terminées et Bloquées, le filtre de type d’enquête ou le champ de recherche pour trouver une enquête. Les actions disponibles comprennent l’ouverture d’une enquête, la poursuite d’un brouillon, la mise en pause, la reprise, la clôture définitive et la suppression.

Une bannière rouge signale les enquêtes dont les cycles ont été bloqués par la limite d’invitations.

5. Utiliser le tableau de bord de l’enquête

Ouvrez une enquête récurrente pour afficher son tableau de bord. L’en-tête indique son statut, son niveau de confidentialité et son nombre de cycles, avec des actions comme Tendance, Alertes, Dupliquer, Modifier, Mettre en pause ou Reprendre, ainsi que Reprendre et démarrer un cycle maintenant.

Traiter les bannières d’action

• Le cycle n’a pas été envoyé : vérifiez les invitations nécessaires et restantes, puis sélectionnez Augmenter la limite, Réessayer maintenant ou Ignorer ce cycle.
• Le cycle attend votre confirmation : comparez les tailles actuelle et précédente de la liste, puis sélectionnez La liste est correcte, envoyer ou Ignorer ce cycle.

Suivre le cycle en cours

Les indicateurs clés présentent le cycle en cours et sa date de fermeture, le prochain cycle et les invitations utilisées ce mois-ci.

Pour les publics invités, un entonnoir en direct affiche les nombres d’invitations, d’envois, d’ouvertures, de clics et de réponses terminées. Des compteurs supplémentaires identifient les contacts désabonnés, les échecs de livraison et les invitations encore en attente d’envoi. Pour un public utilisant un lien ouvert, le tableau de bord affiche à la place le nombre total de réponses.

Gérer un cycle ouvert

• Envoyer un rappel maintenant : relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Cette action n’est pas disponible dans les 24 heures suivant le rappel précédent.
• Prolonger : ajoutez des jours à la période de réponse en cours.
• Fermer maintenant : fermez le cycle plus tôt et annulez les rappels programmés restants.

Consulter les cycles précédents

Le tableau des cycles affiche pour chaque cycle son statut, ses dates, le nombre d’invitations, les réponses, les marqueurs et le lien du rapport. Lorsque le partage des résultats avec les répondants est activé, il affiche également le statut du partage et les boutons Partager avec les répondants et Copier le lien.

6. Lire les rapports et les tendances

Ouvrir le rapport d’un cycle

Sélectionnez un rapport dans le tableau des cycles du tableau de bord. Le rapport d’un cycle comprend :

• Les invitations, les réponses et le taux de réponse.
• Les scores des questions, comme une moyenne ou un NPS pour une question de recommandation, avec les marges d’erreur et les nombres de réponses.
• Un badge indiquant les questions suivies dans la tendance.
• Les ventilations par segment, comme les scores par service. Les groupes sous le nombre minimal de réponses sont signalés comme masqués.
• Les réponses écrites regroupées par question ouverte, présentées dans un ordre aléatoire sans noms des répondants ni dates.
• Un export CSV.

Consulter la tendance

Cliquez sur Tendance dans le tableau de bord. Les tendances sont disponibles après le deuxième cycle.

• Chaque question suivie dispose d’un graphique en courbes présentant son score au fil du temps, avec une bande de marge d’erreur.
• Le dernier résultat indique son score, sa marge d’erreur, le nombre de réponses et l’évolution depuis le cycle précédent.
• Les changements sont signalés comme étant à l’intérieur ou à l’extérieur de la marge d’erreur. Un changement à l’intérieur de cette marge peut être dû au hasard.
• Sélectionnez un segment pour comparer les courbes de ses différentes valeurs, comme les services individuels.
• Exportez les résultats des tendances en CSV.

7. Partager les résultats avec les répondants

Activez Partager les résultats avec les répondants à l’étape Confidentialité et rapports de l’assistant. Les répondants peuvent alors ouvrir une page de résultats limitée sans se connecter.

Ce que les répondants peuvent voir

• Les scores globaux par question.
• Si les scores ont augmenté ou diminué depuis le cycle précédent.
• Une petite courbe de tendance pour les questions suivies.
• Les nombres d’invitations et de réponses.
• Votre message facultatif lors d’un partage manuel.

La page exclut les réponses écrites, les ventilations par segment, les alertes, les résumés IA et l’identité des répondants. En dessous de la taille minimale du groupe, elle affiche uniquement un message expliquant que les réponses sont trop peu nombreuses.

Choisir le mode de partage

Le partage automatique envoie aussi immédiatement les résultats décevants. Choisissez le partage manuel si vous souhaitez examiner les conclusions et ajouter du contexte avant que les répondants ne les reçoivent.

Qui reçoit l’e-mail de résultats ?

Toutes les personnes ayant reçu une invitation pour ce cycle reçoivent l’e-mail de résultats, y compris celles qui n’ont pas répondu. Les contacts désabonnés sont exclus.

Pour un public utilisant un lien ouvert, aucun e-mail de résultats n’est envoyé, car il n’y avait pas d’invitations personnelles. Utilisez Copier le lien pour diffuser vous-même la page de résultats.

Limites du partage et accès

• Les e-mails de résultats sont décomptés du quota mensuel d’invitations. Si le quota est insuffisant pour tout le monde, aucun e-mail de résultats n’est envoyé. Le tableau de bord affiche le manque afin que vous puissiez réessayer.
• La page de résultats est déjà accessible via son lien, même si le lot d’e-mails ne peut pas être envoyé.
• Le partage ne peut pas être retiré pour un seul cycle et le message ne peut pas être modifié après le partage.
• Désactiver le partage des résultats dans la configuration rend indisponibles les pages partagées de tous les cycles.
• Toute personne disposant du lien peut ouvrir la page. Les liens peuvent être transférés.

8. Configurer les alertes

Cliquez sur Alertes dans le tableau de bord pour créer des règles qui sont vérifiées lorsque les résultats d’un cycle deviennent disponibles. Chaque alerte dont les conditions sont remplies envoie au maximum un e-mail par cycle à ses destinataires sélectionnés.

Vous pouvez tester une alerte sur le dernier cycle, l’activer ou la désactiver, la modifier ou la supprimer.

L’historique des alertes explique chaque résultat : déclenchée, seuil non atteint, changement dans la marge d’erreur, aucun cycle précédent pour la comparaison, aucun résultat ou groupe trop petit pour être affiché.

9. Comprendre les e-mails et les notifications

Les e-mails standard utilisent la langue de l’enquête récurrente. Les invitations utilisent votre nom d’expéditeur configuré et l’adresse fixe noreply@enquete.com. Le texte des résumés IA peut utiliser la langue préférée de chaque destinataire.

Les contacts désabonnés ne reçoivent ni invitations, ni rappels, ni e-mails de résultats partagés.

Actions qui n’envoient pas d’e-mail distinct au propriétaire

• Un cycle s’ouvre ou se ferme normalement.
• Le propriétaire ignore, ferme ou prolonge manuellement un cycle.
• Le quota est insuffisant pour les e-mails de résultats partagés. Cela est signalé dans le tableau de bord.

Les répondants ne reçoivent aucun e-mail de résultats tant que Partager les résultats avec les répondants n’est pas activé.

10. Confidentialité et anonymat

Le niveau choisi est communiqué aux répondants. Une fois l’enquête en cours, sa confidentialité peut seulement être renforcée et sa taille minimale de groupe ne peut pas être réduite.

Protections de stockage pour les enquêtes Anonyme et Confidentiel

• Les réponses, les dates de réponse et le temps nécessaire pour répondre sont conservés.
• Les heures exactes de début et de fin des réponses ne sont pas conservées.
• L’empreinte de l’appareil est remplacée par un code à sens unique permettant de prévenir les doublons au sein d’un cycle sans conserver l’empreinte d’origine.
• Les ouvertures d’invitations, les clics et les réponses conservent des dates plutôt que des heures exactes.
• Le statut de participation d’une personne invitée est conservé afin d’arrêter les rappels.
• L’adresse IP et le navigateur du répondant ne sont pas conservés avec l’invitation au moment de la réponse.

Les enquêtes nominatives conservent les informations comme les enquêtes classiques non anonymes. Les protections de stockage s’appliquent aux nouvelles réponses ; les réponses antérieures conservent les informations enregistrées lors de leur collecte.

Accès aux réponses individuelles

Pour les enquêtes récurrentes Anonyme et Confidentiel, la liste des répondants, les pages de réponses individuelles et les exports de données brutes Excel ou SPSS de l’enquête sous-jacente sont bloqués. Utilisez les rapports des cycles récurrents et les pages de tendances pour consulter les résultats.

Limites de confidentialité

Les tailles minimales de groupe s’appliquent aux rapports récurrents, aux tendances, aux alertes et à leurs exports. Elles ne s’appliquent pas aux graphiques standard, aux vues des réponses écrites ni aux exports de synthèse Word, PowerPoint, CSV ou PDF de l’enquête sous-jacente.

Les intégrations de réponses connectées à l’enquête sous-jacente continuent également à recevoir les ensembles de réponses individuelles à leur arrivée. Les transmissions Anonyme et Confidentiel laissent vides les références d’invitation, les adresses e-mail et les empreintes d’appareil, mais le moment de transmission et le contenu des réponses peuvent toujours fournir des indices identifiants.

Les réponses écrites peuvent contenir des noms ou des détails reconnaissables. Demandez aux répondants d’éviter de s’identifier ou d’identifier d’autres personnes lorsque l’anonymat est important.

Enquêtes anonymes classiques

Les enquêtes classiques en dehors de cette fonctionnalité bénéficient des mêmes protections de stockage lorsque Enquête anonyme est activé dans les paramètres de l’éditeur de questions. Leurs listes de répondants et leurs exports de données brutes restent disponibles.

11. Quota mensuel d’invitations

• Chaque invitation personnelle est décomptée de la limite mensuelle de votre abonnement.
• Les rappels ne sont pas décomptés.
• Les contacts désabonnés exclus ne sont pas décomptés.
• Les e-mails de résultats partagés sont également décomptés, à raison d’un e-mail par destinataire admissible.
• Le quota est renouvelé au début du mois.

L’étape de vérification et le tableau de bord indiquent le nombre d’invitations nécessaires pour un cycle et le nombre restant.

Si le quota est insuffisant pour un cycle, l’ensemble du lot d’invitations est retenu. Le propriétaire reçoit un e-mail demandant une action et une bannière apparaît. Utilisez Augmenter la limite, Réessayer maintenant ou Ignorer ce cycle dans le tableau de bord.

Les e-mails de résultats partagés suivent la même règle du tout ou rien. Lorsque le quota est insuffisant, consultez le tableau de bord et réessayez après avoir résolu le manque.

12. Mettre en pause, reprendre, terminer ou dupliquer une enquête

Lors de la duplication, sélectionnez Continuer la tendance si vous souhaitez que la tendance de la nouvelle enquête commence par les cycles de l’enquête d’origine. Cela inclut les cycles précédents dans la tendance sans copier leurs réponses dans la nouvelle enquête.

13. Connecter d’autres systèmes

Tenir à jour un public connecté

Utilisez Zapier, Make ou l’API pour envoyer la liste complète du public avant chaque cycle. Les listes vides sont refusées. Si la liste augmente ou diminue de plus de 25% par rapport au cycle précédent, l’envoi attend votre confirmation.

Démarrer des workflows à partir des événements d’enquête récurrente

Ces événements peuvent démarrer des workflows dans d’autres systèmes, comme la publication d’une alerte dans Slack ou Teams. Les intégrations de réponses distinctes de l’enquête sous-jacente restent actives et nécessitent leur propre examen de confidentialité.

14. Utiliser les résumés IA

Les résumés IA fournissent une première interprétation des scores, des tendances et du feedback écrit. Activez Résumés IA à l’étape Confidentialité et rapports de l’assistant. Ils sont désactivés par défaut et peuvent être activés ou désactivés à tout moment.

Où les résumés apparaissent

Générer et régénérer un résumé

Sur une page de rapport ou de tendances, cliquez sur Rédiger un résumé pour générer le texte dans votre langue. La première personne à demander cette langue génère la version enregistrée. Les résumés par e-mail sont générés lorsque les résultats du cycle deviennent disponibles.

Les résumés sont enregistrés séparément pour chaque langue et réutilisés lors des visites suivantes. Cliquez sur Rédiger à nouveau pour générer une version de remplacement dans votre langue.

Langue

Les utilisateurs connectés reçoivent les résumés dans la langue préférée de leur profil, ou en anglais si aucune langue n’est définie. Cela est indépendant de la langue de l’enquête.

Informations envoyées au fournisseur d’IA

Enquete.com envoie à son fournisseur d’IA les chiffres et les réponses écrites disponibles dans le rapport concerné. Les résultats masqués en raison de la taille minimale du groupe sont exclus, et les noms des répondants ne sont pas transmis comme champs d’identité.

Les noms et les éléments identifiants saisis dans les réponses écrites peuvent toutefois être inclus. Tenez-en compte lorsque vous activez le traitement par l’IA et l’expliquez aux répondants.

Enquete.com calcule les chiffres. L’IA rédige l’interprétation et reçoit l’instruction de ne pas inventer de chiffres, de noms ou de causes. Les explications suggérées décrivent des possibilités : l’IA ne peut pas établir pourquoi un score a changé.

Utiliser les résumés avec le rapport

Chaque résumé porte l’étiquette Résumé IA et une date. Vérifiez son interprétation à partir des résultats sous-jacents avant d’agir.

Les actions suggérées sont des recommandations textuelles. Enquete.com ne suit pas leur réalisation et n’évalue pas leur effet lors des cycles suivants.

15. Limites actuelles

• La conservation n’est pas automatisée. Le paramètre Conserver les réponses pendant enregistre une durée, mais ne supprime pas les réponses à son expiration.
• Le partage d’un cycle individuel ne peut pas être retiré. Désactivez le partage des résultats avec les répondants pour rendre toutes les pages partagées indisponibles. Un message partagé ne peut pas être modifié par la suite.
• Les publics utilisant un lien ouvert ne disposent ni de rappels personnels ni de suivi individuel. Il n’y a pas d’invitations personnelles à suivre. Le tableau de bord affiche le nombre de réponses plutôt qu’un entonnoir d’invitations.
• L’adresse de l’expéditeur est fixe. Vous pouvez uniquement personnaliser le nom de l’expéditeur.
• Les recommandations de l’IA ne disposent pas de suivi des actions. Elles ne peuvent pas être marquées comme terminées ni faire l’objet d’un suivi automatique dans les invitations suivantes.
• Les alertes ne disposent pas d’interprétations IA distinctes. Les e-mails d’alerte incluent le résumé du cycle et la page des alertes n’affiche pas de texte IA.
• Les analyses sous-jacentes n’appliquent pas les seuils de groupe. Les graphiques standard, les réponses écrites et les exports de synthèse restent disponibles sans protection par taille minimale de groupe.
• Les intégrations de réponses continuent à transmettre les réponses individuelles. Les transmissions Anonyme et Confidentiel omettent les champs d’identité, mais conservent les ensembles de réponses et arrivent au moment de la réponse.
• Les données de réponses antérieures ne sont pas nettoyées automatiquement. Les réponses recueillies avant l’introduction des protections de stockage conservent leurs horodatages et empreintes d’appareil d’origine.