360°-Feedback-Umfragen
Enquete.com unterstützt Sie bei der Organisation von 360°-Feedback, indem Beurteilungen von Mitarbeitenden, ihren Führungskräften, Kollegen, direkt unterstellten Mitarbeitenden und externen Kontakten erfasst werden. Individuelle Berichte vergleichen die Selbsteinschätzung mit dem Feedback anderer und unterstützen so Entwicklungsgespräche.
Richten Sie Ihre Fragen, Mitarbeitenden, Beurteilendengruppen und Zyklusdaten ein. Enquete.com verwaltet anschließend Nominierungen, Genehmigungen, die Feedbackerfassung und die Berichtsfreigabe entsprechend Ihren Einstellungen.
1. Rollen und Zugriff
| Rolle | Verantwortlichkeiten | Zugriff |
|---|---|---|
| HR / Inhaber | Richtet die Umfrage ein, überwacht den Fortschritt, moderiert Kommentare und hat Zugriff auf alle Berichte. | Meldet sich im Verwaltungspanel von Enquete.com an. |
| Mitarbeitende Person | Die Person, die Feedback erhält. Kann Beurteilende nominieren, füllt eine Selbsteinschätzung aus und liest nach der Freigabe ihren Bericht. | Verwendet Links in E-Mails ohne Anmeldung. |
| Führungskraft | Kann Beurteilende genehmigen, gibt Feedback und prüft und veröffentlicht je nach Berichtseinstellungen den Bericht der mitarbeitenden Person. | Verwendet Links in E-Mails ohne Anmeldung. |
| Beurteilende | Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und externe Kontakte, die Feedback geben. Sie erhalten keine Berichte. | Verwenden den persönlichen Umfragelink in ihrer Einladung. |
In dieser Anleitung bezeichnet Inhaber den Nutzer, der die 360°-Umfrage erstellt hat. HR-Mitteilungen und Fortschrittswarnungen werden an diesen Nutzer gesendet.
2. Eine 360°-Umfrage erstellen
Gehen Sie zu Dashboard → 360°-Feedback & Wiederkehrende Umfragen, starten Sie eine neue Umfrage und wählen Sie 360°-Feedback.
Geben Sie Ihrer Umfrage einen klaren, aussagekräftigen Titel und ändern Sie die Sprache in Ihre bevorzugte Sprache.
Der Einrichtungsassistent umfasst sieben Schritte. Jeder Schritt wird beim Fortfahren gespeichert, sodass Sie den Assistenten verlassen und später zurückkehren können.
Schritt 1: Wählen Sie Ihre Fragen
Wählen Sie eine der beiden angezeigten Optionen:
- Umfrage erstellen: Generieren Sie eine Umfrage aus der 360°-Vorlage.
- Bestehende Umfrage verwenden: Wählen Sie eine Ihrer Umfragen aus der Liste.
Bewertungsfragen liefern Punktwerte. Offene Fragen erfassen schriftliches Feedback. Fragen einer neu erstellten Umfrage erscheinen nach dem Laden im nächsten Schritt. Dies kann einige Sekunden dauern.
Schritt 2: Definieren Sie Kompetenzen
Erstellen Sie optional bis zu 20 Kompetenzen, beispielsweise Kommunikation, Führung oder Zusammenarbeit, und ordnen Sie ihnen Bewertungsfragen zu.
- Jede Frage kann höchstens einer Kompetenz zugeordnet werden.
- Berichte und Dashboard-Diagramme zeigen Bewertungen pro Kompetenz, wenn Kompetenzen definiert wurden.
- Ohne Kompetenzen zeigen Diagramme einzelne Fragen.
Kompetenzen können jederzeit geändert werden, auch während eines Zyklus. Bestehende Berichte berücksichtigen ebenfalls die aktualisierte Gruppierung.
Schritt 3: Fügen Sie die Mitarbeitenden hinzu, die Feedback erhalten
Geben Sie für jede mitarbeitende Person Folgendes ein:
- Name.
- E-Mail-Adresse.
- Name der Führungskraft.
- E-Mail-Adresse der Führungskraft.
Sie können auch eine Liste mit einer Person pro Zeile einfügen und die Felder durch Semikolons trennen
Schritt 4: Legen Sie fest, wer Feedback gibt
Beurteilendengruppen
Selbsteinschätzung und Feedback der Führungskraft umfassen jeweils eine Person. Legen Sie für Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und optionale externe Beurteilende die minimale und maximale Gruppengröße fest. Für Kollegen und direkt unterstellte Mitarbeitende ist eine Mindestgröße von drei erforderlich.
Auswahl der Beurteilenden
Wählen Sie, wie Beurteilende ausgewählt werden:
- HR weist die Beurteilenden zu.
- Die mitarbeitende Person nominiert Beurteilende und die Führungskraft genehmigt sie.
- Die mitarbeitende Person nominiert Beurteilende ohne Genehmigung der Führungskraft.
Zusätzliche Optionen
- Erlauben oder verhindern Sie, dass Führungskräfte Beurteilende hinzufügen.
- Erlauben oder verhindern Sie, dass Beurteilende eine Einladung ablehnen.
- Begrenzen Sie, wie viele Mitarbeitende eine beurteilende Person in einem Zyklus bewerten kann. Der Standardwert ist fünf.
Schritt 5: Konfigurieren Sie den Zyklus
- Wiederholen: Einmalig, alle sechs Monate oder alle zwölf Monate durchführen.
- Datum des ersten Zyklus: Wählen Sie das Startdatum. Zyklen beginnen um 09:00 Uhr in der Zeitzone der Umfrage.
- Phasendauer: Legen Sie die Anzahl der Tage für Nominierung, Genehmigung, Bewertung und Berichtsprüfung fest.
- Automatisch verlängern: Erlauben Sie optional eine einmalige Verlängerung um drei Tage, wenn eine Gruppe bei Ablauf der Bewertungsfrist unter ihrem Minimum bleibt.
- Fortschrittswarnungen: Aktivieren oder deaktivieren Sie HR-Warnungen und legen Sie fest, wann sie gesendet werden.
| Phase | Standarddauer |
|---|---|
| Nominieren | 7 Tage |
| Genehmigen | 3 Tage |
| Bewerten | 14 Tage |
| Bericht prüfen | 7 Tage |
Fortschrittswarnungen sind standardmäßig aktiviert. Fristwarnungen werden standardmäßig zwei Tage vor der Frist gesendet. Die Warnung für einen nicht freigegebenen Bericht wird standardmäßig sieben Tage nach dessen Fertigstellung gesendet.
Schritt 6: Konfigurieren Sie Anonymität und Berichte
Wählen Sie den Umgang mit Gruppen unterhalb des Minimums
- Alle anonymen Gruppen zu einer gemeinsamen Gruppe zusammenführen.
- Die kleine Gruppe ausblenden, ihre Bewertungen jedoch in der Gesamtbewertung von “anderen” berücksichtigen.
- Die Bewertungen der kleinen Gruppe ausschließen.
Zusätzliche Schutzmaßnahmen können Bewertungen ausschließen, aus denen sich andernfalls die Bewertung einer einzelnen Person errechnen ließe. Siehe Anonymität und Datenschutz.
Wählen Sie, wer den Bericht erhält
| Option | Funktionsweise |
|---|---|
| Zuerst die Führungskraft | Die Führungskraft prüft und bespricht den Bericht, bevor sie ihn für die mitarbeitende Person freigibt. |
| Direkt an die mitarbeitende Person | Der Bericht wird der mitarbeitenden Person bereitgestellt, ohne auf eine manuelle Freigabe durch die Führungskraft zu warten. |
| Nur HR | HR hat Zugriff auf den Bericht. Die Führungskraft erhält keine Berichts-E-Mail und der Bericht wird nicht für die mitarbeitende Person freigegeben. |
Konfigurieren Sie außerdem:
- Automatische Freigabe: Wählen Sie, wie viele Tage ein Bericht vor der Freigabe warten kann. Der Standardwert ist vierzehn Tage. Berichte im Modus Nur HR werden nicht für Mitarbeitende freigegeben.
- Zweckbeschreibung: Erläutern Sie den Zweck der Beurteilung auf den Seiten der mitarbeitenden Person und der Führungskraft.
- KI-Zusammenfassungen: Aktivieren Sie optional Berichtszusammenfassungen und Gesprächsleitfäden. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert.
Schritt 7: Prüfen und aktivieren Sie die Umfrage
Prüfen Sie die Termine des ersten Zyklus und die maximale Anzahl benötigter Einladungen im Verhältnis zu Ihrem verbleibenden monatlichen Kontingent.
Der Assistent zeigt an, was die Aktivierung verhindert, beispielsweise eine fehlende Umfrageauswahl, fehlende Mitarbeitende oder eine fehlende Führungskraft, wenn deren Feedback aktiviert ist.
Klicken Sie auf Aktivieren, sobald diese Probleme behoben sind. Der erste Zyklus beginnt am geplanten Datum.
3. Den Feedbackzyklus verstehen
| Phase | Wer handelt | Was geschieht | Bei Fristablauf |
|---|---|---|---|
| Nominieren | Mitarbeitende Person | Listet vorgeschlagene Beurteilende nach Gruppen auf. | Der Zyklus wird mit den bereits nominierten Beurteilenden fortgesetzt. |
| Genehmigen | Führungskraft | Prüft die Liste, entfernt Beurteilende, fügt sie bei entsprechender Berechtigung hinzu oder sendet die Liste mit einem Kommentar zurück. | Die Liste wird automatisch genehmigt. |
| Bewerten | Mitarbeitende Person, Führungskraft und Beurteilende | Füllen ihre Beurteilungen über persönliche Links aus. | Die Feedbackerfassung wird geschlossen und der Bericht erstellt, sofern keine aktivierte einmalige Verlängerung um drei Tage greift. |
| Bericht prüfen | Führungskraft oder HR | Prüft und bespricht den Bericht und gibt ihn anschließend mit einer optionalen Notiz frei, sofern die gewählte Bereitstellungsoption dies erlaubt. | Die automatische Freigabe erfolgt nach dem konfigurierten Freigabezeitraum, außer im Modus Nur HR. |
| Freigegeben | Mitarbeitende Person | Kann ihren Bericht lesen. | Keine weitere Phase. |
Wie Einstellungen den Zyklus beeinflussen
- Von HR zugewiesene Beurteilende: Die Nominierungs- und Genehmigungsphasen werden übersprungen.
- Keine Genehmigung durch die Führungskraft: Die Genehmigungsphase wird übersprungen.
- Liste zurückgesendet: Die mitarbeitende Person erhält eine E-Mail mit dem Kommentar der Führungskraft und kann die Nominierungen überarbeiten.
- Beurteilende Person lehnt ab: Wenn aktiviert, erscheint ein Ablehnungslink in der Einladung.
- Zu wenige Nominierungen: Die mitarbeitende Person erhält eine Warnung und kann bestätigen, dass sie die kleinere Liste akzeptiert.
- Vorzeitige Schließung: HR kann für eine mitarbeitende Person Feedback jetzt schließen auswählen. Der Bericht wird sofort erstellt, ohne automatische Verlängerung.
Status der Mitarbeitenden
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Nominierung läuft | Die mitarbeitende Person hat die Liste der Beurteilenden noch nicht eingereicht. |
| Wartet auf Genehmigung | Die Führungskraft hat die Liste noch nicht genehmigt. |
| Bewertung läuft | Die Feedbackerfassung läuft. |
| Unterhalb des Minimums | Eine Gruppe lag bei Ablauf der Bewertungsfrist unter ihrem Minimum und die einmalige Verlängerung greift. |
| Bereit zur Prüfung | Der Bericht ist verfügbar und wartet auf Freigabe. |
| Freigegeben | Die mitarbeitende Person kann auf den Bericht zugreifen. |
4. Die Zyklusübersicht verwalten
Die Zyklusübersicht ist die Hauptseite einer laufenden 360°-Umfrage. Verwenden Sie die Zyklusauswahl, um zwischen Zyklen zu wechseln.
Den Fortschritt pro mitarbeitender Person überwachen
- Zeigen Sie den aktuellen Status der mitarbeitenden Person an.
- Vergleichen Sie die Anzahl der Eingeladenen und abgeschlossenen Beurteilungen mit dem Minimum jeder Beurteilendengruppe.
- Prüfen Sie Markierungen für Verlängerungen, automatische Genehmigungen, automatische Freigaben und aufgrund von Kontingentgrenzen zurückgehaltene Einladungen.
Öffnen Sie eine mitarbeitende Person, um die Liste der Beurteilenden und die Gruppenzuordnungen zu prüfen. Der Status von Beurteilenden kann nominiert, genehmigt, abgelehnt, eingeladen, Einladung abgelehnt, abgeschlossen oder wegen Erreichens des Beurteilungslimits ausgeschlossen sein.
Bei anonymen Gruppen kann HR sehen, wer eingeladen wurde, aber nicht, welche einzelnen Personen geantwortet haben. Die Teilnahme wird durch Gruppenanzahlen dargestellt.
Aktionen für einzelne Mitarbeitende
- Beurteilende Person hinzufügen: Fügen Sie eine beurteilende Person hinzu, solange die Feedbackerfassung geöffnet ist.
- Feedback jetzt schließen: Beenden Sie die Feedbackerfassung vorzeitig. Diese Aktion wird hervorgehoben, sobald alle Eingeladenen geantwortet haben.
- Einladungen erneut versuchen: Wiederholen Sie den Versand von Einladungen, die aufgrund des monatlichen Kontingents zurückgehalten wurden.
- Bericht: Öffnen Sie den Bericht der mitarbeitenden Person, sobald er verfügbar ist.
Zyklusaktionen
- Exportieren (CSV): Laden Sie den Zyklusfortschritt herunter.
- Dashboard: Zeigen Sie Diagramme für den gesamten Zyklus an.
- Duplizieren: Erstellen Sie eine neue Umfrage mit denselben Einstellungen und Personen.
- Einstellungen: Kehren Sie zum Einrichtungsassistenten zurück.
5. Den individuellen Bericht lesen
HR öffnet Berichte über die Zyklusübersicht. Führungskräfte und Mitarbeitende verwenden die Links in ihren Berichts-E-Mails. Der Zugriff hängt von den Einstellungen für die Berichtsbereitstellung ab.
Antwortanzahlen
Gruppenkacheln zeigen die Anzahl der Antworten und erklären, wenn eine Gruppe für eine separate Anzeige zu klein ist. Ein Hinweis erscheint, wenn Bewertungen zum Schutz der Anonymität ausgeschlossen wurden.
Blinde Flecken und verborgene Stärken
- Blinder Fleck: Die Selbstbewertung der mitarbeitenden Person liegt mindestens 0,8 Punkte über der Bewertung durch andere.
- Verborgene Stärke: Die Bewertung durch andere liegt mindestens 0,8 Punkte über der Selbstbewertung der mitarbeitenden Person.
Diese Kennzeichnungen weisen auf Wahrnehmungsunterschiede hin, die besprochen werden sollten. Sie stellen nicht die Ursache dieser Unterschiede fest.
Profildiagramm und Kompetenzbewertungen
Ein Radardiagramm vergleicht die Selbsteinschätzung mit dem Feedback anderer. Es verwendet Kompetenzen, wenn diese definiert wurden, andernfalls einzelne Fragen. Bei weniger als drei Achsen wird das Profil als Balken dargestellt.
Wenn Kompetenzen verwendet werden, zeigt eine Tabelle außerdem Selbstbewertungen, Bewertungen durch andere, Bewertungen der Beurteilendengruppen und die Unterschiede.
Bewertungen pro Frage
Jede Frage zeigt die Selbstbewertung, die Bewertung durch andere, die Antwortanzahl, verfügbare Bewertungen der Beurteilendengruppen und den Unterschied zwischen Selbstbewertung und Fremdbewertung. Kleine Balken erleichtern den Vergleich.
Ab dem zweiten Zyklus zeigt eine Vergleichsspalte Veränderungen seit dem vorherigen Zyklus. Veränderungen von mindestens 0,3 Punkten werden hervorgehoben.
Schriftliches Feedback
Kommentare werden nach Fragen gruppiert. Bezeichnungen der Beurteilendengruppen erscheinen nur, wenn dies ohne Gefährdung der Anonymität möglich ist. HR kann einen Kommentar im freigegebenen Bericht ausblenden oder später wiederherstellen.
Berichtsberechtigungen
| Aktion | HR | Führungskraft | Mitarbeitende Person |
|---|---|---|---|
| Bericht ansehen | Immer. | Sobald er bereit ist, sofern der Zugriff nicht auf Nur HR beschränkt ist. | Nach der Freigabe; niemals im Modus Nur HR. |
| Von HR ausgeblendete Kommentare ansehen | Ja, als ausgeblendet gekennzeichnet. | Nein. | Nein. |
| Kommentare ausblenden oder wiederherstellen | Ja. | Nein. | Nein. |
| Mit einer Notiz freigeben | Ja, sofern die Freigabe erlaubt ist. | Ja, sofern die Freigabe erlaubt ist. | Nein. |
Exporte
- CSV: Exportieren Sie die Bewertungen des Berichts.
- Drucken: Drucken Sie den Bericht.
- PDF: Laden Sie Profildiagramm, Kompetenztabelle, Fragebewertungen, schriftliches Feedback und die Notiz der Führungskraft herunter.
KI-generierter Text ist nicht im PDF enthalten.
6. Das HR-Dashboard verwenden
Klicken Sie in der Zyklusübersicht auf Dashboard, um Ergebnisse über mehrere Mitarbeitende hinweg zu untersuchen. Bewertungsbereiche verwenden fertige Berichte und füllen sich, wenn die Feedbackerfassung abgeschlossen wird.
| Bereich | Angezeigte Informationen |
|---|---|
| Kennzahlen | Mitarbeitende im Zyklus, fertige Berichte, gesamte Antwortquote, blinde Flecken und verborgene Stärken. |
| Wo alle stehen | Ein Balkendiagramm mit der Anzahl der Mitarbeitenden pro Status. |
| Antworten pro Beurteilendengruppe | Antwortquoten mit Anzahlen der Antworten und Eingeladenen in Tooltips. |
| Kompetenzprofil | Durchschnittliche Selbstbewertungen und Bewertungen durch andere über fertige Berichte hinweg, dargestellt in einem Radardiagramm und einer Tabelle. Ohne Kompetenzen wird ein Radar auf Fragenebene mit einer Aufforderung zur Definition von Kompetenzen angezeigt. |
| Selbstbewertung gegenüber Fremdbewertung pro Frage | Gruppierte Balken und eine Tabelle, beginnend mit der niedrigsten Bewertung durch andere, sowie Anzahlen blinder Flecken und verborgener Stärken. |
| Über die Zyklen hinweg | Durchschnittliche Selbstbewertungen und Bewertungen durch andere im Zeitverlauf. Verfügbar, sobald für zwei Zyklen Berichte vorliegen. |
| Pro Person | Selbstbewertung, Fremdbewertung, Unterschied, blinde Flecken, verborgene Stärken und ein Link zu jedem Bericht. |
Wechseln Sie mit der Auswahl zwischen Zyklen. Klicken Sie auf Exportieren (CSV), um Frage-, Kompetenz- und Mitarbeitendenergebnisse herunterzuladen.
Führungskräfte haben Zugriff auf individuelle Berichte ihrer Mitarbeitenden. Es gibt kein separates Team- oder Abteilungsdashboard für Führungskräfte. Beurteilende erhalten weder Berichte noch Dashboard-Zugriff.
7. E-Mails und Fortschrittswarnungen
E-Mails verwenden die Sprache der Umfrage: Englisch, Niederländisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Polnisch, Portugiesisch oder brasilianisches Portugiesisch. Der Absendername der Umfrage wird verwendet, die Absenderadresse ist jedoch fest vorgegeben.
E-Mails an Mitarbeitende
| Versandzeitpunkt | Inhalt | |
|---|---|---|
| Wählen Sie, wer Ihnen Feedback gibt | Der Zyklus beginnt, sofern HR die Beurteilenden nicht zuweist. | Link zur Nominierungsseite und Frist. |
| Erinnerung: Wählen Sie, wer Ihnen Feedback gibt | Einmalig zwei Tage vor Ende der Nominierungsphase, sofern die Liste noch nicht eingereicht wurde. | Nominierungslink und Frist. |
| Passen Sie Ihre Liste der Beurteilenden an | Die Führungskraft sendet die Liste zur Überarbeitung zurück. | Kommentar der Führungskraft und Nominierungslink. |
| Feedback zu Ihnen angefordert | Die Bewertungsphase beginnt. | Persönlicher Link zur Selbsteinschätzung und Schließungsdatum. |
| Ihr 360°-Bericht ist bereit | Der Bericht wird manuell oder automatisch freigegeben. | Berichtslink und gegebenenfalls die Notiz der Führungskraft. |
E-Mails an Führungskräfte
| Versandzeitpunkt | Inhalt | |
|---|---|---|
| Genehmigen Sie die Beurteilenden | Die mitarbeitende Person reicht eine Liste ein und die Genehmigung durch die Führungskraft ist aktiviert. | Link zur Genehmigungsseite und Frist. |
| Erinnerung: Genehmigen Sie die Beurteilenden | Einmalig einen Tag vor Ablauf der Genehmigungsfrist, sofern die Liste noch nicht bearbeitet wurde. | Genehmigungslink und Frist. |
| Feedback zu einer mitarbeitenden Person angefordert | Die Bewertungsphase beginnt. | Persönlicher Beurteilungslink und Schließungsdatum. |
| Der 360°-Bericht der mitarbeitenden Person ist bereit | Der Bericht wird erstellt, außer im Modus Nur HR. | Berichtslink und gegebenenfalls Zugriff auf Freigabeaktionen. |
E-Mails an Beurteilende
Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und externe Beurteilende erhalten eine Einladung zu Beginn der Bewertungsphase oder wenn sie später hinzugefügt werden. Sie enthält einen persönlichen Umfragelink, das Schließungsdatum, eine Erläuterung der Anonymität und einen Ablehnungslink, sofern Ablehnungen erlaubt sind.
Beurteilende erhalten derzeit keine Erinnerungen während der Bewertungsphase. HR-Fortschrittswarnungen versenden keine Erinnerungen an Beurteilende.
Einladungsmitteilungen an HR
Wenn die Einladungen an Beurteilende für eine mitarbeitende Person nicht in das monatliche Kontingent passen, erhält der Inhaber eine E-Mail mit dem Betreff Aktion erforderlich: Einladungen wurden nicht versendet, die erläutert, wo der Versand erneut versucht werden kann.
Fortschrittswarnungen an HR
Fortschrittswarnungen sind standardmäßig aktiviert und werden im Schritt Zyklus des Assistenten konfiguriert. Sie listen die betroffenen Mitarbeitenden auf und verlinken zur Zyklusübersicht. Sie enthalten Namen und ausstehende Aktionen, keine Bewertungen oder Antworten.
| Warnung | Standardzeitpunkt | Aufgeführte Informationen | Häufigkeit |
|---|---|---|---|
| Beurteilende noch nicht ausgewählt | Zwei Tage vor Ende der Nominierungsphase. | Mitarbeitende, die ihre Liste noch nicht eingereicht haben. | Einmal pro Zyklus, nur wenn jemand im Rückstand ist. |
| Listen der Beurteilenden warten auf Genehmigung | Zwei Tage vor Ende der Genehmigungsphase. | Mitarbeitende und ihre Führungskräfte mit ausstehender Genehmigung. | Einmal pro Zyklus, nur wenn jemand im Rückstand ist. |
| Noch nicht genügend Feedback | Zwei Tage vor Ende der Bewertungsphase. | Mitarbeitende mit Gruppen unterhalb ihres Minimums, beispielsweise “Kollegen 1/3”. | Einmal pro Zyklus, nur wenn jemand im Rückstand ist. |
| Berichte warten auf Freigabe | Sieben Tage nach Fertigstellung eines Berichts. | Mitarbeitende und die Termine, an denen ihre Berichte fertiggestellt wurden. | Jeder Bericht wird einmal aufgeführt. Später fertiggestellte Berichte können eine weitere E-Mail auslösen. |
Fristwarnungen können auf 1 bis 14 Tage vor der Frist eingestellt werden. Warnungen zu nicht freigegebenen Berichten können auf 1 bis 60 Tage nach Berichtserstellung eingestellt werden.
Legen Sie die Warnung für nicht freigegebene Berichte vor die automatische Freigabe, wenn HR sie vor der Freigabe erhalten soll. Diese Warnung wird im Modus Nur HR nicht gesendet. Übersprungene Phasen erzeugen keine Fortschrittswarnungen.
Was nicht per E-Mail versendet wird
- Berichtsbenachrichtigungen an Beurteilende.
- Beurteilungswerte oder schriftliches Feedback im E-Mail-Text.
- Informationen darüber, wer bestimmte Antworten eingereicht hat.
- Warnungen zu niedrigen oder sinkenden individuellen Bewertungen.
Berichtsbenachrichtigungen verlinken die Empfänger zum Bericht. Sie können eine Freigabenotiz der Führungskraft enthalten.
8. Anonymität und Datenschutz
Welches Feedback ist erkennbar?
Selbsteinschätzung und Feedback der Führungskraft sind erkennbar, da jede Gruppe eine Person repräsentiert. Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und externe Beurteilende werden in den 360°-Berichten als Gruppen statt als einzelne Beurteilende dargestellt.
Gruppenschutzmaßnahmen
- Eine Gruppe wird erst separat angezeigt, nachdem sie die Mindestanzahl an Antworten erreicht hat. Für Kollegen und direkt unterstellte Mitarbeitende sind mindestens drei erforderlich.
- Kleinere Gruppen werden entsprechend Ihren Berichtseinstellungen zusammengeführt, ausgeblendet oder ausgeschlossen.
- Eine einzelne Bewertung, die sich aus anderen angezeigten Zahlen errechnen ließe, wird von den Durchschnittswerten ausgeschlossen.
- Wenn alle anonymen Gruppen zusammen weniger als drei Antworten haben, wird keine der Bewertungen dieser Gruppen verwendet.
- HR sieht, wer in anonymen Gruppen eingeladen wurde, aber nicht, welche einzelnen Personen geantwortet haben.
- HR kann identifizierende Kommentare vor der Freigabe des Berichts ausblenden.
Gespeicherte Antwortinformationen
Die Schutzmaßnahmen bei der Speicherung gelten für jede 360°-Antwort, einschließlich Selbsteinschätzung und Feedback der Führungskraft.
| Gespeichert | Nicht in ursprünglicher Form gespeichert |
|---|---|
| Antworten, Antwortdatum und Bearbeitungszeit. | Genaue Start- und Abschlusszeiten der Antworten; nur Datumsangaben werden gespeichert. |
| Ein nicht umkehrbarer Code zur Vermeidung doppelter Antworten. | Der ursprüngliche Gerätefingerabdruck. |
| Teilnahmestatus der Einladung sowie Daten des Öffnens, Klickens und Antwortens. | Genaue Uhrzeiten der Einladungsaktivitäten. |
| Zur Verwaltung der Teilnahme erforderliche Informationen. | Browser und IP-Adresse des Befragten bei der Einladung zum Zeitpunkt der Antwort. |
Antworten, die vor Einführung dieser Schutzmaßnahmen erfasst wurden, behalten die ursprünglich gespeicherten Angaben.
Zugriff auf einzelne Antworten
Die Befragtenliste, Seiten einzelner Antworten und Excel- oder SPSS-Rohdatenexporte der zugrunde liegenden Umfrage werden für 360°-Umfragen gesperrt. Lesen Sie Ergebnisse über die 360°-Berichte und das Dashboard.
Einschränkungen außerhalb der 360°-Berichte
Standarddiagramme, Ansichten schriftlicher Antworten und zusammenfassende Exporte in Word, PowerPoint, CSV und PDF der zugrunde liegenden Umfrage bleiben ohne Durchsetzung der Mindestgruppengröße verfügbar. Die Schutzmaßnahmen der speziellen 360°-Berichte gelten nicht für diese Ansichten.
Mit der zugrunde liegenden Umfrage verbundene Antwort-Webhooks und Zapier- oder Make-Trigger übermitteln ebenfalls weiterhin jede Antwort bei ihrem Eingang. Einladungsreferenzen, E-Mail-Adressen und Gerätefingerabdrücke sind leer, aber die Antworten jeder Person gehen zusammen ein. Übermittlungszeitpunkt und Antwortinhalt können weiterhin identifizierende Hinweise liefern.
Prüfen Sie den Zugriff auf diese Analysen und Integrationen, bevor Sie Teilnehmenden die Anonymität erläutern. Schriftliche Antworten können ihre Verfasser außerdem durch Namen, bestimmte Erlebnisse oder den Schreibstil identifizieren.
9. Einladungskontingent
- Einladungen zur Selbsteinschätzung und zur Bewertung durch die Führungskraft werden nicht auf das monatliche Einladungskontingent angerechnet.
- Einladungen an Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und externe Beurteilende werden auf das monatliche Limit Ihres Tarifs angerechnet.
- Der Prüfschritt des Assistenten zeigt die maximale Anzahl benötigter Einladungen für einen Zyklus.
Wenn das verfügbare Kontingent nicht für die Einladungen an Beurteilende einer mitarbeitenden Person ausreicht, werden diese zurückgehalten und der Inhaber erhält eine E-Mail. Wählen Sie in der Zyklusübersicht Einladungen erneut versuchen, sobald genügend Kontingent verfügbar ist.
10. KI-Zusammenfassungen und Gesprächsleitfäden
Aktivieren Sie KI-Zusammenfassungen im Schritt Anonymität und Bericht des Assistenten. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und kann jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden.
| Position | Inhalt | Zielgruppe |
|---|---|---|
| Zusammenfassung des individuellen Berichts | Übergreifende Erkenntnisse, Erläuterungen pro Kompetenz, Interpretation blinder Flecken und verborgener Stärken sowie Veränderungen seit dem vorherigen Zyklus, sofern verfügbar. | HR, Führungskraft und mitarbeitende Person, abhängig von den Einstellungen für Berichtszugriff und Freigabe. |
| Gesprächsleitfaden | Gesprächspunkte, drei offene Fragen und der Entwurf eines Entwicklungsplans. | Nur HR und die Führungskraft. |
| Zusammenfassung des HR-Dashboards | Zyklusfortschritt, Teilnahme nach Beurteilendengruppe und Stärken oder Schwächen innerhalb der Organisation. | Nur HR. |
An den KI-Anbieter übermittelte Informationen
Enquete.com übermittelt Zahlen und zulässiges schriftliches Feedback aus dem Bericht an seinen KI-Anbieter.
- Aufgrund von Mindestgruppengrößen ausgeblendete Ergebnisse werden ausgeschlossen.
- Der Name der mitarbeitenden Person wird nicht übermittelt; die KI wird angewiesen, “die mitarbeitende Person” zu verwenden.
- Von HR ausgeblendete Kommentare werden ausgeschlossen.
- Wenn ein Bericht weniger als drei Kommentare enthält, wird kein schriftliches Feedback daraus übermittelt.
- Dashboard-Zusammenfassungen verwenden zusammengefasste Zahlen über Mitarbeitende hinweg, keine Einzelwerte pro Person.
Schriftliche Antworten können Namen oder identifizierende Angaben enthalten, die von Beurteilenden eingegeben wurden. Diese können im zulässigen Feedback enthalten sein, obwohl keine Identitätsfelder der Befragten übermittelt werden.
Die KI wird angewiesen, Feedback nicht wörtlich zu zitieren oder Kommentare einer Person oder Beurteilendengruppe zuzuordnen. Enquete.com berechnet die Zahlen, und die KI wird angewiesen, keine Zahlen, Namen oder Ursachen zu erfinden.
Sprache und gespeicherte Zusammenfassungen
- Angemeldete Nutzer sehen Zusammenfassungen in der bevorzugten Sprache ihres Profils oder auf Englisch, wenn keine Sprache festgelegt ist.
- Zusammenfassungen werden pro Sprache gespeichert und bei späteren Besuchen wiederverwendet.
- Angemeldete Nutzer können Erneut schreiben verwenden, um eine neue Version in ihrer Sprache zu generieren.
- Führungskräfte und Mitarbeitende, die Berichte über E-Mail-Links aufrufen, erhalten Text in der Sprache der Umfrage. Er wird bei der Berichtserstellung generiert und kann von ihnen nicht erneut generiert werden.
KI-Ausgaben verwenden
Zusammenfassungen werden als KI-Zusammenfassung gekennzeichnet und zeigen ihr Erstellungsdatum. Prüfen Sie ihre Interpretation anhand des zugrunde liegenden Berichts, bevor Sie Empfehlungen umsetzen.
Der Gesprächsleitfaden wird der mitarbeitenden Person nicht angezeigt. Der Entwicklungsplan ist ein Entwurf und kann in Enquete.com nicht als Plan bearbeitet oder gespeichert werden. KI-generierter Text ist nicht im Berichts-PDF enthalten.
11. Aktuelle Einschränkungen
- Keine Erinnerungen an Beurteilende während der Bewertungsphase. Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und externe Beurteilende erhalten ihre Einladung ohne automatische Folgeerinnerungen.
- Keine bewertungsbasierten Warnungen. HR-Warnungen überwachen den Fortschritt statt niedriger oder sinkender Bewertungen.
- Keine Ergebnisseite für Beurteilende. Beurteilende erhalten keine Berichte oder freigegebenen Ergebnisse.
- Kein Team-Dashboard für Führungskräfte. Führungskräfte sehen die Berichte ihrer Mitarbeitenden einzeln ein.
- KI-Text ersetzt schriftliche Kommentare nicht. Es gibt keine Option, ausschließlich die KI-Interpretation anzuzeigen.
- Entwicklungspläne sind Textentwürfe. Sie können in Enquete.com nicht als Pläne bearbeitet oder gespeichert werden.
- Kein KI-Text in PDF-Exporten.
- Die Absenderadresse ist fest vorgegeben. Nur der Absendername kann konfiguriert werden.
- Zugrunde liegende Analysen setzen keine Gruppenschwellenwerte durch. Standarddiagramme, schriftliche Antworten und zusammenfassende Exporte bleiben verfügbar.
- Antwortintegrationen bleiben aktiv. Sie übermitteln einzelne Antwortsätze zum Zeitpunkt der Antwort, wobei Identitätsfelder leer bleiben.
- Frühere Antwortdaten werden nicht automatisch bereinigt. Antworten aus der Zeit vor Einführung der Schutzmaßnahmen bei der Speicherung behalten ihre ursprünglichen Zeitstempel und Gerätefingerabdrücke.