Anonyme Umfragen

1. Wählen Sie die passende Anonymitätsoption

Wichtig: Mindestgruppengrößen schützen nicht jeden Zugangsweg zu Ergebnissen. Standardanalysen und zusammenfassende Exporte der Umfrage, die einer wiederkehrenden Umfrage oder 360°-Beurteilung zugrunde liegt, wenden diese Schwellenwerte nicht an. Antwortintegrationen liefern außerdem einzelne Antwortsätze. Siehe Wichtige Einschränkungen.

Begriffe in dieser Anleitung

Antwort

Der vollständige Antwortsatz eines Befragten.

Persönliche Einladung

Eine E-Mail mit einem Umfragelink, der einem bestimmten Empfänger zugewiesen ist.

Offener Link

Ein gemeinsam genutzter Umfragelink, der keinem einzelnen Empfänger zugewiesen ist. Er kann auch als QR-Code geteilt werden.

Umfrageinhaber

Der Enquete.com-Nutzer, der die Umfrage einrichtet und auf ihre Ergebnisse zugreift.

Mindestgruppengröße

Die Mindestanzahl an Antworten, die erforderlich ist, bevor die Ergebnisse einer Gruppe in Berichten angezeigt werden können, die diesen Schwellenwert durchsetzen.

2. Welche Informationen werden gespeichert?

Die folgenden Schutzmaßnahmen bei der Speicherung gelten für reguläre Umfragen mit aktivierter Einstellung Anonyme Umfrage, für wiederkehrende Umfragen mit der Einstellung Anonym oder Vertraulich und für jede 360°-Antwort. Sie gelten auch für Trainer Suite, wenn die gemeinsam genutzte Umfrage anonym ist.

Antwortinformationen

• Die Antworten, das Antwortdatum und die benötigte Bearbeitungszeit werden gespeichert.
• Genaue Start- und Abschlusszeiten werden nicht gespeichert; es werden nur die Datumsangaben gespeichert.
• Der ursprüngliche Gerätefingerabdruck wird durch einen nicht umkehrbaren Code ersetzt, der für die Umfrage und Runde spezifisch ist. Dies unterstützt die Vermeidung doppelter Antworten, ohne den ursprünglichen Fingerabdruck zu speichern.

Einladungsinformationen

• Das System kann vermerken, dass eine eingeladene Person geantwortet hat, damit Erinnerungen eingestellt werden.
• Öffnen, Klicken und Antworten werden mit Datum, aber ohne Uhrzeit erfasst.
• Die IP-Adresse und der Browser des Befragten werden beim Antworten nicht bei der Einladung erfasst.

Informationen, die niemals mit einer Antwort gespeichert werden

IP-Adresse, Browser, verweisende Seite, Stadt und Land werden bei keiner Umfrage mit Antworten gespeichert, auch nicht bei nicht anonymen Umfragen. Bei einer nicht anonymen Umfrage, die über einen persönlichen E-Mail-Link beantwortet wird, werden IP-Adresse und Browser beim Antworten bei der Einladung erfasst.

Diese Schutzmaßnahmen gelten nicht rückwirkend. Sie werden angewendet, wenn neue Antworten eingehen. Die Aktivierung der Anonymität entfernt keine Angaben aus früheren Antworten. Antworten, die vor Einführung dieser Schutzmaßnahmen erfasst wurden, behalten ihre ursprünglichen Zeitstempel und Gerätefingerabdrücke.

3. Reguläre Umfragen

Anonyme Antworten aktivieren

1. Öffnen Sie Ihre Umfrage im Frageneditor.
2. Öffnen Sie die Umfrageeinstellungen.
3. Aktivieren Sie Anonyme Umfrage.
4. Prüfen Sie die Einstellung, bevor Sie Antworten erfassen.

Wenn Anonyme Umfrage aktiviert ist

• Mit der Antwort wird keine E-Mail-Adresse des Befragten gespeichert. An der Stelle, an der sonst eine Adresse gespeichert würde, wird ein fester Platzhalter verwendet.
• Eine Adresse, die zum Empfang eines Links zum späteren Fortsetzen eingegeben wird, dient zum Versand dieses Links und wird nicht mit der Antwort gespeichert.
• Die Befragtenliste zeigt keine E-Mail-Adressen an und ermöglicht keine Suche oder Sortierung danach.
• Die Schutzmaßnahmen bei der Speicherung gelten.
• Sie können weiterhin einzelne Antworten öffnen und deren Inhalte nach Excel oder SPSS exportieren.

Persönliche Einladungen und offene Links

Wenn Sie eine reguläre anonyme Umfrage über eine E-Mail-Kampagne verteilen, speichert das System eine interne Verknüpfung zwischen der Einladung und ihrer Antwort. Dies ermöglicht ein späteres Fortsetzen und verhindert eine zweite Antwort über dieselbe Einladung.

Diese Verknüpfung wird in den Umfrageansichten nicht angezeigt und ist nicht in anonymen Webhook-, Zapier- oder Make-Übermittlungen enthalten, bleibt aber gespeichert. Wenn Sie diese gespeicherte Einladungsverknüpfung vermeiden möchten, verwenden Sie einen offenen Link oder eine wiederkehrende Umfrage mit der Einstellung Anonym.

Für reguläre Umfragen gilt keine Mindestgruppengröße. Ergebnisse und einzelne Antwortsätze können auch dann eingesehen werden, wenn nur sehr wenige Personen geantwortet haben.

Wenn Anonyme Umfrage deaktiviert ist

E-Mail-Adressen aus Einladungen oder der Funktion zum späteren Fortsetzen können mit Antworten gespeichert und in der Befragtenliste angezeigt werden. Genaue Start- und Abschlusszeiten sowie Gerätefingerabdrücke bleiben gespeichert. E-Mail-Kampagnendatensätze speichern außerdem die genauen Zeitpunkte des Öffnens, Klickens und Antwortens sowie IP-Adresse und Browser zum Zeitpunkt der Antwort.

4. Wiederkehrende Umfragen

Wählen Sie im Schritt Datenschutz des Assistenten für wiederkehrende Umfragen eine Datenschutzstufe. Die gewählte Stufe bestimmt, welche Informationen die Befragten über ihre Antworten erhalten.

Anonym

Antworten werden ohne Einladungsverknüpfung oder E-Mail-Adresse des Befragten gespeichert. Die Einladung wird separat als beantwortet markiert, ohne festzuhalten, welche Antwort zu ihr gehört. Dadurch können Erinnerungen eingestellt werden, ohne Antworten mit dem Empfänger zu verknüpfen.

Das Dashboard zeigt Teilnahmezahlen statt der Identitäten der Personen, die geantwortet haben.

Vertraulich

Antworten werden nicht namentlich angezeigt. Enquete.com behält jedoch die Verknüpfung zwischen jeder Person und ihrer Antwort bei, damit Antworten über mehrere Runden hinweg verglichen werden können. Beschreiben Sie diese Option gegenüber den Befragten als vertraulich.

Schutzmaßnahmen für Anonym und Vertraulich

• Rundenberichte wiederkehrender Umfragen, Trends, Warnmeldungen und deren Exporte blenden Gruppen unterhalb der Mindestgruppengröße aus.
• Schriftliche Antworten erscheinen in zufälliger Reihenfolge ohne Namen der Befragten oder Datumsangaben.
• Die Befragtenliste, Seiten einzelner Antworten und Excel- oder SPSS-Rohdatenexporte der zugrunde liegenden Umfrage werden gesperrt.
• Sobald die wiederkehrende Umfrage läuft, kann der Datenschutz nur verschärft und die Mindestgruppengröße nicht verringert werden.

Einschränkung der Berichterstattung: Standarddiagramme, schriftliche Antworten und zusammenfassende Exporte der zugrunde liegenden Umfrage bleiben ohne Durchsetzung der Mindestgruppengröße verfügbar.

Namentlich

Antworten enthalten weiterhin identifizierende Informationen wie bei einer regulären nicht anonymen Umfrage. Der Inhaber kann auf einzelne Antworten zugreifen.

Zielgruppen mit offenem Link

Bei Offener Link (anonym) gibt es keine persönlichen Einladungen, die mit Antworten verknüpft werden können. Die Schutzmaßnahmen bei der Speicherung hängen weiterhin von der im Assistenten gewählten Datenschutzstufe ab.

Rundenergebnisse mit Befragten teilen

Die Ergebnisfreigabe ist standardmäßig deaktiviert. Ist sie aktiviert, erhalten eingeladene Empfänger eine E-Mail mit einem Link zu den Rundenergebnissen, ohne sich anmelden zu müssen.

• Die Seite zeigt die Gesamtbewertungen der Fragen, Änderungen seit der vorherigen Runde und die Anzahl der Befragten.
• Sie zeigt keine schriftlichen Antworten, Aufschlüsselungen nach Abteilung oder anderen Gruppen und keine Angaben dazu, wer geantwortet hat.
• Unterhalb der Mindestgruppengröße zeigt die Seite an, dass zu wenige Antworten vorliegen. Die automatische Freigabe überspringt diese Runden.
• Alle Eingeladenen erhalten die E-Mail, auch Personen, die nicht geantwortet haben.
• Der Link ist für alle in dieser Runde gleich, und die Seite erfasst nicht, wer sie geöffnet hat.
• Jeder mit dem Link kann die Seite ansehen, auch jemand, der einen weitergeleiteten Link erhält.
• Wenn Sie die Ergebnisfreigabe deaktivieren, sind die freigegebenen Seiten aller Runden nicht mehr verfügbar.

5. 360°-Feedback

Beim 360°-Feedback sind Schutzmaßnahmen in die Berichterstattung integriert. Selbsteinschätzung und Feedback der Führungskraft bleiben jedoch erkennbar.

Gruppenschutzmaßnahmen

• Eine Gruppe wird erst separat ausgewiesen, wenn sie die erforderliche Mindestanzahl an Antworten erreicht. Für Kollegen und direkt unterstellte Mitarbeitende sind mindestens drei erforderlich.
• Je nach Ihren Einstellungen wird eine Gruppe unterhalb des Schwellenwerts mit anderen anonymen Gruppen zusammengeführt, ausgeblendet, wobei ihre Bewertungen in die Gesamtbewertung einfließen, oder ausgeschlossen.
• Einzelbewertungen, die sich aus den übrigen ausgewiesenen Zahlen errechnen ließen, werden von den Durchschnittswerten ausgeschlossen.
• Wenn alle anonymen Gruppen zusammen weniger als drei Antworten haben, wird keine ihrer Bewertungen verwendet.
• HR kann sehen, wer in anonymen Gruppen eingeladen wurde, aber nicht, welche einzelnen Personen geantwortet haben.
• HR kann einzelne Kommentare vor der Freigabe des Berichts entfernen.

Gespeicherte Informationen und Zugriff

Die Schutzmaßnahmen bei der Speicherung gelten für jede 360°-Antwort, einschließlich Selbsteinschätzung und Feedback der Führungskraft. Diese Beurteilungen bleiben aufgrund ihrer Beurteilendengruppen erkennbar.

Die Befragtenliste, Seiten einzelner Antworten und Rohdatenexporte der zugrunde liegenden Umfrage werden gesperrt. Ihre Standardanalysen und zusammenfassenden Exporte bleiben ohne Durchsetzung der Mindestgruppengröße verfügbar.

Wer erhält den Bericht?

HR erhält den Bericht der beurteilten Person. Die Führungskraft erhält ihn ebenfalls, sofern der Zugriff nicht auf HR beschränkt ist. Die beurteilte Person erhält den Bericht nach der Freigabe. Beurteilende erhalten keinen Bericht.

6. Trainer Suite

Sitzungen ohne E-Mail-Adressen der Teilnehmenden

Teilen Sie einen Umfragelink oder QR-Code mit den Teilnehmenden. Es wird keine persönliche Einladung erstellt, daher kann keine Einladung mit einer Antwort verknüpft werden. Anonyme Antworten wird automatisch ausgewählt, wodurch die Umfrage der Schulung anonym wird.

Sitzungen mit E-Mail-Adressen der Teilnehmenden

Teilnehmende erhalten nach der Sitzung persönliche Einladungen. Diese bleiben wie bei einer regulären Umfrage mit Antworten verknüpft. Wählen Sie bei der Schulung oder Sitzung Anonyme Antworten, um die Schutzmaßnahmen bei der Speicherung anonymer Umfragen anzuwenden.

Alle Sitzungen einer Schulung verwenden dieselbe Umfrage. Wenn Sie eine Sitzung anonym machen, ändert sich die Speicherung neuer Antworten für jede Sitzung, die diese Umfrage verwendet.

Die Einstellung wird kurz nach dem Speichern auf die Umfrage übertragen. Prüfen Sie vor dem Erfassen von Feedback, ob Anonyme Umfrage im Frageneditor aktiviert ist. Frühere Antworten behalten ihre zuvor gespeicherten Informationen.

Was Trainer sehen können

Dashboards und Berichtskarten von Trainer Suite zeigen Summen, Durchschnittswerte, Antwortquoten und aktuelle Antworten mit ihren Bewertungen, ohne erkennen zu lassen, wer sie eingereicht hat.

Diese Darstellung allein macht die zugrunde liegende Umfrage nicht anonym. Ist die Anonymität deaktiviert, kann ihre reguläre Befragtenliste die E-Mail-Adressen eingeladener Teilnehmender anzeigen, und genaue Antwortzeitpunkte werden gespeichert. Bei aktivierter Anonymität bleiben einzelne Antwortsätze gemäß den Regeln regulärer anonymer Umfragen zugänglich.

7. Webhooks, Zapier und Make

Antwortintegrationen übermitteln einzelne Antworten bei ihrem Eingang, auch bei anonymen Umfragen.

Hier gelten die Regeln für anonyme Übermittlungen für reguläre anonyme Umfragen, anonyme Schulungsumfragen, wiederkehrende Umfragen mit Anonym oder Vertraulich und alle 360°-Umfragen. Leere Felder bleiben vorhanden, damit bestehende Integrationen die Nutzdatenstruktur weiterhin verarbeiten können.

Der Übermittlungszeitpunkt kann Informationen preisgeben. Selbst wenn Zeitstempel auf Datumsangaben reduziert werden, erkennt ein empfangendes System, wann jede Antwort eingeht. Dieser Zeitpunkt könnte mit der Aktivität oder dem Teilnahmestatus einer Person verglichen werden.

Integrationen erhalten außerdem die Antworten einer Person zusammen, auch bei wiederkehrenden und 360°-Umfragen, deren spezielle Berichte Ergebnisse normalerweise auf Gruppen beschränken.

Lassen Sie Antwortintegrationen für eine stärkere Anonymität unverbunden. Wenn Sie sie verwenden, beschränken Sie den Zugriff auf das empfangende System und berücksichtigen Sie bei der Erläuterung des Datenschutzes gegenüber Befragten die Übermittlungszeitpunkte und den Zugriff auf einzelne Antwortsätze.

8. KI-Zusammenfassungen

KI-Zusammenfassungen für wiederkehrende Umfragen und 360°-Feedback sind standardmäßig deaktiviert. Bei Aktivierung werden ausgewählte Berichtsinformationen an einen externen KI-Anbieter gesendet.

Was wird gesendet?

• Bewertungen und Anzahlen, die im jeweiligen Bericht verfügbar sind.
• Schriftliche Antworten, die in diesem Bericht verfügbar sind.
• Beim 360°-Feedback die Bewertungen der Beurteilendengruppen und zulässiges schriftliches Feedback.

Was wird ausgeschlossen?

• Gruppenergebnisse, die aufgrund der Mindestgruppengröße des Berichts unterdrückt werden.
• Namen und E-Mail-Adressen der Befragten als Identitätsfelder.
• Der Name der beurteilten Person beim 360°-Feedback; die KI wird angewiesen, “die beurteilte Person” zu verwenden.
• Von HR entfernte 360°-Kommentare.
• Schriftliches Feedback aus einem 360°-Bericht mit weniger als drei Kommentaren.
• Personenbezogene Einzelwerte aus dem 360°-Dashboard; für dessen Zusammenfassung werden nur Gesamtwerte verwendet.

Offene Antworten werden unverändert gesendet. Namen oder identifizierende Angaben, die in eine Antwort eingegeben wurden, können daher den KI-Anbieter erreichen, obwohl die Identitätsfelder der Befragten ausgeschlossen sind.

Darstellung der Zusammenfassungen

Generierter Text wird pro Sprache gespeichert und als KI-Zusammenfassung gekennzeichnet. Beim 360°-Feedback wird die KI angewiesen, Kommentare nicht wörtlich zu zitieren oder einer Person oder Gruppe zuzuordnen. Diese Anweisungen garantieren nicht, dass generierter Text keine identifizierenden Hinweise enthält.

Zusammenfassungen wiederkehrender Runden können eine oder zwei schriftliche Antworten als Beispiele für ein Thema enthalten. Der 360°-Gesprächsleitfaden ist für HR und die Führungskraft verfügbar, nicht für die beurteilte Person.

KI-Funktionen für reguläre Umfragen und Trainer Suite sind nicht Gegenstand dieser Anleitung.

9. Wichtige Einschränkungen

Antworten können Personen identifizieren

Namen, Fragen nach E-Mail-Adressen, Berufsbezeichnungen, einzigartige Erlebnisse und Schreibstil können einen Befragten identifizieren. Anonymitätseinstellungen entfernen keine identifizierenden Informationen, die Befragte in ihre Antworten eingeben. Vermeiden Sie unnötige identifizierende Fragen und bitten Sie die Befragten, erkennbare Details aus schriftlichem Feedback wegzulassen.

Kleine Gruppen und detaillierte Aufschlüsselungen erhöhen das Risiko

Ein Filter nach Abteilung, Standort oder Hierarchieebene kann eine Gruppe leicht erkennbar machen. Wählen Sie eine angemessene Mindestgruppengröße, sofern verfügbar, und vermeiden Sie Kombinationen, die einzelne Personen isolieren. Reguläre Umfragen setzen keine Mindestgruppengrößen durch.

Zugrunde liegende Analysen haben andere Schutzmaßnahmen

Standarddiagramme, Ansichten schriftlicher Antworten und zusammenfassende Exporte (Word, PowerPoint, CSV und PDF) der Umfrage, die einer wiederkehrenden Umfrage oder 360°-Beurteilung zugrunde liegt, bleiben ohne Durchsetzung der Mindestgruppengröße verfügbar.

Die Sperrung von Seiten einzelner Antworten und Excel- oder SPSS-Rohdatenexporten überträgt Gruppenschwellenwerte nicht auf diese anderen Ansichten. Berücksichtigen Sie diesen Zugriff, bevor Sie zusagen, dass Informationen zu kleinen Gruppen immer verborgen bleiben.

Zeitpunkte können weiterhin Hinweise liefern

Aktuelle Antwortzahlen, beobachtete Abschlussaktivitäten und Übermittlungszeitpunkte von Integrationen können Rückschlüsse darauf ermöglichen, wer geantwortet hat, selbst wenn keine genauen Antwortzeitstempel gespeichert werden.

Freigegebene Ergebnislinks können weitergeleitet werden

Jeder mit dem freigegebenen Ergebnislink einer wiederkehrenden Runde kann ihn öffnen. Teilen Sie nur Ergebnisse, die für diese Zugriffsebene geeignet sind.

Einstellungsänderungen betreffen neue Antworten

Die Aktivierung der Anonymität anonymisiert frühere Antworten nicht. Eine Deaktivierung stellt keine Informationen wieder her, die bei früheren anonymen Antworten ausgelassen wurden. Laufende wiederkehrende Umfragen erlauben nur strengere Datenschutzeinstellungen.

Serverprotokolle sind nicht Gegenstand dieser Anleitung

Diese Beschreibungen beziehen sich auf Antwort- und Einladungsdatensätze von Umfragen. Mailserver und Webserver können separate Protokolle führen.

10. Häufig gestellte Fragen

Kann der Organisator meine einzelnen Antworten sehen?

Bei einer regulären anonymen Umfrage kann der Organisator Ihre Antworten gemeinsam öffnen, ohne dass die E-Mail-Adresse des Befragten angezeigt wird. Dies gilt auch für anonyme Schulungsumfragen.

Wiederkehrende Umfragen mit Anonym und Vertraulich sowie 360°-Umfragen sperren Seiten einzelner Antworten und Rohdatenexporte. Für zugrunde liegende Analysen und verbundene Integrationen gelten jedoch die oben beschriebenen Einschränkungen. Schriftliche Antworten können ebenfalls identifizierende Hinweise enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen anonym und vertraulich?

Bei einer wiederkehrenden Umfrage mit Anonym wird keine Verknüpfung zwischen Ihrer Identität und Ihrer Antwort gespeichert. Bei einer wiederkehrenden Umfrage mit Vertraulich bleibt diese Verknüpfung erhalten, um Antworten über mehrere Runden hinweg zu vergleichen; Antworten werden jedoch nicht namentlich angezeigt.

Wie können Erinnerungen bei einer anonymen wiederkehrenden Umfrage funktionieren?

Die Einladung kann getrennt von der Antwort als beantwortet markiert werden. Das System kann Erinnerungen einstellen, ohne zu speichern, welche Antworten zu diesem Empfänger gehören.

Wird meine IP-Adresse mit meinen Antworten gespeichert?

Nein. IP-Adressen werden bei keiner Umfrage mit Antworten gespeichert. Bei einer nicht anonymen Umfrage, die über einen persönlichen E-Mail-Link beantwortet wird, werden IP-Adresse und Browser bei der Einladung erfasst. Separate Serverprotokolle sind nicht Gegenstand dieser Anleitung.

Macht ein QR-Code eine Umfrage automatisch anonym?

Ein gemeinsam genutzter QR-Code vermeidet eine persönliche Einladungsverknüpfung, ersetzt jedoch nicht die Datenschutzeinstellungen der Umfrage. Antworten können Sie weiterhin identifizieren, und die Schutzmaßnahmen bei der Speicherung hängen von den gewählten Einstellungen ab.

Ist jedes 360°-Feedback anonym?

Nein. Selbsteinschätzung und Feedback der Führungskraft sind erkennbar. Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende und externe Beurteilende werden in geschützten Gruppen dargestellt. Kommentare können weiterhin Hinweise auf ihre Verfasser enthalten.

Verrät der Erhalt einer Ergebnis-E-Mail einer wiederkehrenden Umfrage, dass ich geantwortet habe?

Nein. Die Ergebnis-E-Mail geht an alle Eingeladenen, unabhängig davon, ob sie geantwortet haben.

Können Kollegen schriftliche Antworten auf der freigegebenen Ergebnisseite sehen?

Nein. Diese Seite zeigt Gesamtbewertungen, Änderungen gegenüber der vorherigen Runde und Antwortzahlen. Schriftliche Antworten und Gruppenaufschlüsselungen sind ausgeschlossen, und Ergebnisse unterhalb der Mindestgruppengröße werden ausgeblendet.

11. Checkliste für die Einrichtung

1. Wählen Sie die passende Datenschutzeinstellung. Aktivieren Sie Anonyme Umfrage für eine reguläre Umfrage, wählen Sie Anonym oder Vertraulich für eine wiederkehrende Umfrage oder aktivieren Sie Anonyme Antworten in Trainer Suite.
2. Prüfen Sie Ihre Fragen. Entfernen Sie unnötige Fragen nach Namen, E-Mail-Adressen oder anderen identifizierenden Angaben.
3. Wählen Sie Ihre Verteilungsmethode. Ein offener Link oder QR-Code vermeidet eine Verknüpfung zwischen persönlicher Einladung und Antwort. Persönliche Einladungen unterstützen Erinnerungen und Teilnahmeverfolgung mit je nach Produkt unterschiedlichen Verknüpfungsregeln.
4. Konfigurieren Sie Gruppenschutzmaßnahmen, sofern verfügbar. Wählen Sie eine passende Mindestgruppengröße und begrenzen Sie detaillierte Aufschlüsselungen.
5. Prüfen Sie jeden Zugangsweg zu Ergebnissen. Berücksichtigen Sie neben den speziellen Berichten auch zugrunde liegende Analysen, zusammenfassende Exporte und Antwortintegrationen.
6. Entscheiden Sie, ob KI-Zusammenfassungen aktiviert werden sollen. Erklären Sie, dass zulässige Berichtsinformationen, einschließlich schriftlicher Antworten, von einem externen KI-Anbieter verarbeitet werden.
7. Erklären Sie den Datenschutz präzise. Informieren Sie die Befragten darüber, wer auf Ergebnisse zugreifen kann, ob Identitätsverknüpfungen gespeichert werden und wie schriftliche Antworten verwendet werden.
8. Prüfen Sie die Einstellungen vor dem Erfassen von Antworten. Änderungen der Anonymität entfernen keine identifizierenden Angaben aus bereits gespeicherten Antworten.