360°-feedbackenquêtes

1. Rollen en toegang

In deze handleiding betekent eigenaar de gebruiker die de 360°-enquête heeft gemaakt. HR-berichten en voortgangsmeldingen worden naar die gebruiker verstuurd.

2. Een 360°-enquête maken

Ga naar Dashboard → 360°-feedback & Terugkerende enquêtes, start een nieuwe enquête en selecteer 360°-feedback.

Geef uw enquête een duidelijke, beschrijvende titel en wijzig de taal naar uw voorkeurstaal.

De installatiewizard bestaat uit zeven stappen. Elke stap wordt opgeslagen wanneer u doorgaat, zodat u de wizard kunt verlaten en later kunt terugkeren.

Stap 1: Kies uw vragen

Kies een van de twee getoonde opties:

1. De enquête maken: genereer een enquête op basis van het 360°-sjabloon.
2. Een bestaande enquête gebruiken: selecteer een van uw enquêtes uit de lijst.

Beoordelingsvragen leveren scores op. Open vragen verzamelen geschreven feedback. Vragen uit een nieuw gemaakte enquête verschijnen na het laden in de volgende stap. Dit kan enkele seconden duren.

Stap 2: Definieer competenties

Maak eventueel maximaal 20 competenties, zoals Communicatie, Leiderschap of Samenwerking, en wijs beoordelingsvragen aan deze competenties toe.

• Elke vraag kan bij maximaal één competentie horen.
• Rapporten en dashboardgrafieken tonen scores per competentie wanneer competenties zijn gedefinieerd.
• Zonder competenties tonen grafieken afzonderlijke vragen.

Competenties kunnen op elk moment worden gewijzigd, ook tijdens een cyclus. Bestaande rapporten tonen eveneens de bijgewerkte groepering.

Stap 3: Voeg de medewerkers toe die feedback ontvangen

Voer voor elke medewerker de volgende gegevens in:

• Naam.
• E-mailadres.
• Naam van de leidinggevende.
• E-mailadres van de leidinggevende.

U kunt ook een lijst plakken met één medewerker per regel, waarbij u de velden met puntkomma's scheidt

Stap 4: Stel in wie feedback geeft

Beoordelaarsgroepen

Zelfbeoordeling en feedback van de leidinggevende hebben elk één persoon. Stel voor collega's, direct ondergeschikten en optionele externe beoordelaars de minimale en maximale groepsgrootte in. Voor collega's en direct ondergeschikten geldt een minimum van minstens drie.

Selectie van beoordelaars

Kies hoe beoordelaars worden geselecteerd:

• HR wijst de beoordelaars toe.
• De medewerker draagt beoordelaars voor en de leidinggevende keurt ze goed.
• De medewerker draagt beoordelaars voor zonder goedkeuring van de leidinggevende.

Aanvullende opties

• Sta toe of voorkom dat leidinggevenden beoordelaars toevoegen.
• Sta toe of voorkom dat beoordelaars een uitnodiging weigeren.
• Beperk hoeveel medewerkers één beoordelaar in een cyclus kan beoordelen. De standaardwaarde is vijf.

Stap 5: Stel de cyclus in

• Herhalen: voer de enquête eenmalig, elke zes maanden of elke twaalf maanden uit.
• Datum van de eerste cyclus: kies de startdatum. Cycli beginnen om 09:00 uur in de tijdzone van de enquête.
• Duur van de fases: stel het aantal dagen in voor voordragen, goedkeuren, beoordelen en rapportbespreking.
• Automatisch verlengen: sta eventueel een eenmalige verlenging van drie dagen toe wanneer een groep bij het verstrijken van de beoordelingstermijn onder het minimum blijft.
• Voortgangsmeldingen: schakel HR-meldingen in of uit en stel in wanneer deze worden verstuurd.

Voortgangsmeldingen zijn standaard ingeschakeld. Deadlinemeldingen worden standaard twee dagen vóór de deadline verstuurd. De melding voor een niet-vrijgegeven rapport wordt standaard zeven dagen nadat het rapport gereed is verstuurd.

Stap 6: Stel anonimiteit en rapporten in

Kies hoe u omgaat met groepen onder het minimum

• Voeg alle anonieme groepen samen tot één gecombineerde groep.
• Verberg de kleine groep, maar behoud de beoordelingen in de algemene score van “anderen”.
• Sluit de beoordelingen van de kleine groep uit.

Aanvullende beschermingen kunnen beoordelingen uitsluiten waarmee anders de score van een persoon zou kunnen worden berekend. Zie Anonimiteit en privacy.

Kies wie het rapport ontvangt

Stel ook het volgende in:

• Automatische vrijgave: kies hoeveel dagen een rapport kan wachten voordat het wordt vrijgegeven. De standaardwaarde is veertien dagen. Rapporten die alleen voor HR bestemd zijn, worden niet aan medewerkers vrijgegeven.
• Doeltekst: leg het doel van de beoordeling uit op de pagina's van de medewerker en de leidinggevende.
• AI-samenvattingen: schakel eventueel rapportsamenvattingen en gespreksleidraden in. Dit is standaard uitgeschakeld.

Stap 7: Controleer en activeer

Controleer de datums van de eerste cyclus en het maximale gebruik van uitnodigingen ten opzichte van uw resterende maandelijkse quotum.

De wizard geeft aan wat activering verhindert, zoals het ontbreken van een geselecteerde enquête, medewerkers of een leidinggevende wanneer feedback van de leidinggevende is ingeschakeld.

Klik op Activeren zodra deze problemen zijn opgelost. De eerste cyclus begint op de geplande datum.

3. De feedbackcyclus begrijpen

Hoe instellingen de cyclus beïnvloeden

• Door HR toegewezen beoordelaars: de fases voor voordragen en goedkeuren worden overgeslagen.
• Geen goedkeuring door de leidinggevende: de goedkeuringsfase wordt overgeslagen.
• Lijst teruggestuurd: de medewerker ontvangt een e-mail met de opmerking van de leidinggevende en kan de voordrachten aanpassen.
• Beoordelaar weigert: wanneer dit is ingeschakeld, verschijnt een weigerlink in de uitnodiging.
• Te weinig voordrachten: de medewerker ontvangt een waarschuwing en kan bevestigen akkoord te gaan met de kleinere lijst.
• Vervroegde sluiting: HR kan voor een medewerker Feedback nu sluiten selecteren. Het rapport wordt direct gemaakt, zonder automatische verlenging.

Medewerkerstatussen

4. Het cyclusoverzicht beheren

Het cyclusoverzicht is de hoofdpagina van een lopende 360°-enquête. Gebruik de cycluskeuzelijst om tussen cycli te schakelen.

De voortgang per medewerker volgen

• Bekijk de huidige status van de medewerker.
• Vergelijk de aantallen uitgenodigd en voltooid met het minimum van elke beoordelaarsgroep.
• Controleer markeringen voor verlengingen, automatische goedkeuringen, automatische vrijgaven en uitnodigingen die vanwege quotumlimieten zijn tegengehouden.

Open een medewerker om de beoordelaarslijst en groepsindelingen te bekijken. Beoordelaarsstatussen kunnen zijn: voorgedragen, goedgekeurd, afgewezen, uitgenodigd, geweigerd, voltooid of uitgesloten omdat de beoordelaar de beoordelingslimiet heeft bereikt.

Bij anonieme groepen kan HR zien wie is uitgenodigd, maar niet welke personen hebben gereageerd. Deelname wordt weergegeven via groepsaantallen.

Acties voor medewerkers

• Beoordelaar toevoegen: voeg een beoordelaar toe zolang de feedbackverzameling openstaat.
• Feedback nu sluiten: beëindig de feedbackverzameling vervroegd. Deze actie wordt uitgelicht zodra iedereen die is uitgenodigd heeft gereageerd.
• Uitnodigingen opnieuw proberen: probeer uitnodigingen die vanwege het maandelijkse quotum zijn tegengehouden opnieuw te versturen.
• Rapport: open het rapport van de medewerker zodra het beschikbaar is.

Acties voor de cyclus

• Exporteren (CSV): download de cyclusvoortgang.
• Dashboard: bekijk grafieken voor de hele cyclus.
• Dupliceren: maak een nieuwe enquête met dezelfde instellingen en personen.
• Instellingen: keer terug naar de installatiewizard.

5. Het individuele rapport lezen

HR opent rapporten vanuit het cyclusoverzicht. Leidinggevenden en medewerkers gebruiken de links in hun rapportmails. De toegang hangt af van de instellingen voor het beschikbaar stellen van rapporten.

Aantallen responsen

Groepstegels tonen het aantal responsen en leggen uit wanneer een groep te klein is om afzonderlijk weer te geven. Er verschijnt een bericht als beoordelingen zijn uitgesloten om de anonimiteit te beschermen.

Blinde vlekken en verborgen sterke punten

• Blinde vlek: de zelfbeoordelingsscore van de medewerker is minstens 0,8 punt hoger dan de score van anderen.
• Verborgen sterk punt: de score van anderen is minstens 0,8 punt hoger dan de zelfbeoordelingsscore van de medewerker.

Deze labels geven verschillen in perceptie aan om te bespreken. Ze stellen niet vast wat de oorzaak van die verschillen is.

Profielgrafiek en competentiescores

Een radargrafiek vergelijkt de zelfbeoordeling met feedback van anderen. De grafiek gebruikt competenties als deze zijn gedefinieerd, anders afzonderlijke vragen. Bij minder dan drie assen wordt het profiel als balken weergegeven.

Wanneer competenties worden gebruikt, toont een tabel ook de zelfbeoordelingsscores, scores van anderen, scores per beoordelaarsgroep en de verschillen.

Scores per vraag

Elke vraag toont de zelfbeoordelingsscore, score van anderen, het aantal antwoorden, beschikbare scores per beoordelaarsgroep en het verschil tussen de zelfbeoordeling en anderen. Kleine balken maken de vergelijking gemakkelijker leesbaar.

Vanaf de tweede cyclus toont een vergelijkingskolom de veranderingen sinds de vorige cyclus. Veranderingen van 0,3 punt of meer worden uitgelicht.

Geschreven feedback

Opmerkingen worden per vraag gegroepeerd. Labels van beoordelaarsgroepen verschijnen alleen wanneer dit veilig kan. HR kan een opmerking verbergen in het gedeelde rapport of deze later herstellen.

Rapportrechten

Exports

• CSV: exporteer rapportscores.
• Afdrukken: druk het rapport af.
• PDF: download de profielgrafiek, competentietabel, vraagscores, geschreven feedback en notitie van de leidinggevende.

Door AI gegenereerde tekst wordt niet in de PDF opgenomen.

6. Het HR-dashboard gebruiken

Klik op Dashboard in het cyclusoverzicht om resultaten van meerdere medewerkers te bekijken. Scoreonderdelen gebruiken rapporten die gereed zijn en worden aangevuld naarmate de feedbackverzameling sluit.

Schakel tussen cycli met de keuzelijst. Klik op Exporteren (CSV) om resultaten per vraag, competentie en medewerker te downloaden.

Leidinggevenden hebben toegang tot individuele rapporten van hun medewerkers. Er is geen afzonderlijk team- of afdelingsdashboard voor leidinggevenden. Beoordelaars ontvangen geen rapporten of toegang tot het dashboard.

7. E-mails en voortgangsmeldingen

E-mails gebruiken de taal van de enquête: Engels, Nederlands, Duits, Frans, Spaans, Pools, Portugees of Braziliaans-Portugees. De afzendernaam van de enquête wordt gebruikt, maar het afzenderadres staat vast.

E-mails aan medewerkers

E-mails aan leidinggevenden

E-mails aan beoordelaars

Collega's, direct ondergeschikten en externe beoordelaars ontvangen een uitnodiging wanneer de beoordelingsfase opent of wanneer zij later worden toegevoegd. Deze bevat een persoonlijke enquêtelink, sluitingsdatum, uitleg over anonimiteit en een weigerlink wanneer weigeren is toegestaan.

Beoordelaars ontvangen momenteel geen herinneringen tijdens de beoordelingsfase. HR-voortgangsmeldingen versturen geen herinneringen aan beoordelaars.

Uitnodigingsberichten aan HR

Als de uitnodigingen voor beoordelaars van een medewerker niet binnen het maandelijkse quotum passen, ontvangt de eigenaar een e-mail met het onderwerp Actie nodig: uitnodigingen zijn niet verstuurd, waarin wordt uitgelegd waar de verzending opnieuw kan worden geprobeerd.

Voortgangsmeldingen aan HR

Voortgangsmeldingen zijn standaard ingeschakeld en worden ingesteld in de stap Cyclus van de wizard. Ze vermelden de betreffende medewerkers en bevatten een link naar het cyclusoverzicht. Ze bevatten namen en openstaande acties, geen scores of antwoorden.

Deadlinemeldingen kunnen worden ingesteld op 1 tot 14 dagen vóór de deadline. Meldingen voor niet-vrijgegeven rapporten kunnen worden ingesteld op 1 tot 60 dagen na het maken van het rapport.

Stel de melding voor niet-vrijgegeven rapporten eerder in dan de automatische vrijgave als u wilt dat HR deze ontvangt voordat vrijgave plaatsvindt. Deze melding wordt niet verstuurd in de modus Alleen HR. Overgeslagen fases veroorzaken geen voortgangsmeldingen.

Wat niet per e-mail wordt verstuurd

• Rapportmeldingen aan beoordelaars.
• Beoordelingsscores of geschreven feedback in de inhoud van e-mails.
• Informatie waaruit blijkt wie bepaalde antwoorden heeft ingediend.
• Meldingen over lage of dalende individuele scores.

Rapportmeldingsmails leiden ontvangers via een link naar het rapport. Ze kunnen een vrijgavenotitie van de leidinggevende bevatten.

8. Anonimiteit en privacy

Welke feedback is herkenbaar?

Zelfbeoordeling en feedback van de leidinggevende zijn herkenbaar, omdat elke groep één persoon vertegenwoordigt. Collega's, direct ondergeschikten en externe beoordelaars worden in de 360°-rapporten als groepen weergegeven in plaats van als individuele beoordelaars.

Groepsbescherming

• Een groep wordt pas afzonderlijk getoond nadat het minimale aantal responsen is bereikt. Voor collega's en direct ondergeschikten zijn minstens drie responsen nodig.
• Kleinere groepen worden samengevoegd, verborgen of uitgesloten volgens uw rapportinstellingen.
• Een afzonderlijke beoordeling die uit andere weergegeven cijfers zou kunnen worden berekend, wordt uitgesloten van gemiddelden.
• Als alle anonieme groepen samen minder dan drie responsen hebben, wordt geen van de beoordelingen uit die groepen gebruikt.
• HR ziet wie in anonieme groepen is uitgenodigd, niet welke personen hebben gereageerd.
• HR kan identificerende opmerkingen verbergen voordat het rapport wordt gedeeld.

Opgeslagen responsgegevens

Opslagbeschermingen gelden voor elke 360°-respons, inclusief zelfbeoordeling en feedback van de leidinggevende.

Responsen die vóór de invoering van deze beschermingen zijn verzameld, behouden de oorspronkelijk opgeslagen gegevens.

Toegang tot individuele responsen

De respondentenlijst, individuele responspagina's en exports van ruwe gegevens naar Excel of SPSS van de onderliggende enquête worden voor 360°-enquêtes geblokkeerd. Bekijk resultaten via de 360°-rapporten en het dashboard.

Beperkingen buiten de 360°-rapporten

De standaardgrafieken, weergaven van geschreven antwoorden en samenvattende exports naar Word, PowerPoint, CSV en PDF van de onderliggende enquête blijven beschikbaar zonder toepassing van de minimale groepsgrootte. De beschermingen van de specifieke 360°-rapporten gelden niet voor deze weergaven.

Responswebhooks en Zapier- of Make-triggers die aan de onderliggende enquête zijn gekoppeld, blijven ook elke respons aanleveren zodra deze binnenkomt. Uitnodigingsreferenties, e-mailadressen en apparaatvingerafdrukken zijn leeg, maar de antwoorden van elke persoon komen samen binnen. Het leveringsmoment en de inhoud van antwoorden kunnen nog steeds identificerende aanwijzingen geven.

Controleer de toegang tot deze analyses en integraties voordat u de anonimiteit aan deelnemers uitlegt. Geschreven antwoorden kunnen hun auteurs ook identificeren door namen, specifieke ervaringen of schrijfstijl.

9. Uitnodigingsquotum

• Uitnodigingen voor zelfbeoordeling en uitnodigingen aan leidinggevenden om te beoordelen tellen niet mee voor het maandelijkse uitnodigingsquotum.
• Uitnodigingen aan collega's, direct ondergeschikten en externe beoordelaars tellen mee voor de maandelijkse limiet van uw abonnement.
• De controlestap van de wizard toont het maximale gebruik van uitnodigingen voor één cyclus.

Als het beschikbare quotum onvoldoende is voor de uitnodigingen aan beoordelaars van een medewerker, worden die uitnodigingen tegengehouden en ontvangt de eigenaar een e-mail. Selecteer Uitnodigingen opnieuw proberen in het cyclusoverzicht zodra voldoende quotum beschikbaar is.

10. AI-samenvattingen en gespreksleidraden

Schakel AI-samenvattingen in bij de stap Anonimiteit en rapport van de wizard. De functie is standaard uitgeschakeld en kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld.

Informatie die naar de AI-aanbieder wordt verstuurd

Enquete.com verstuurt cijfers en daarvoor in aanmerking komende geschreven feedback uit het rapport naar zijn AI-aanbieder.

• Resultaten die vanwege minimale groepsgroottes zijn verborgen, worden uitgesloten.
• De naam van de medewerker wordt niet aangeleverd; de AI krijgt de instructie te verwijzen naar “de medewerker”.
• Door HR verborgen opmerkingen worden uitgesloten.
• Als een rapport minder dan drie opmerkingen bevat, wordt geen van de geschreven feedback verstuurd.
• Dashboardsamenvattingen gebruiken gezamenlijke cijfers van medewerkers, geen cijfers per persoon.

Geschreven antwoorden kunnen namen of identificerende gegevens bevatten die door beoordelaars zijn ingevoerd. Deze kunnen worden opgenomen in feedback die daarvoor in aanmerking komt, ook al worden identiteitsvelden van respondenten niet aangeleverd.

De AI krijgt de instructie feedback niet letterlijk te citeren of opmerkingen aan een persoon of beoordelaarsgroep toe te schrijven. Enquete.com berekent de cijfers en de AI krijgt de instructie geen cijfers, namen of oorzaken te verzinnen.

Taal en opgeslagen samenvattingen

• Ingelogde gebruikers zien samenvattingen in de voorkeurstaal van hun profiel, of in het Engels als er geen voorkeurstaal is ingesteld.
• Samenvattingen worden per taal opgeslagen en bij latere bezoeken opnieuw gebruikt.
• Ingelogde gebruikers kunnen Opnieuw schrijven gebruiken om een vervangende versie in hun taal te genereren.
• Leidinggevenden en medewerkers die rapporten via e-maillinks openen, ontvangen tekst in de taal van de enquête. Deze wordt gegenereerd wanneer het rapport wordt gemaakt en zij kunnen deze niet opnieuw genereren.

AI-uitvoer gebruiken

Samenvattingen worden aangeduid als AI-samenvatting en tonen de datum waarop ze zijn gegenereerd. Controleer de interpretatie aan de hand van het onderliggende rapport voordat u aanbevelingen uitvoert.

De gespreksleidraad wordt niet aan de medewerker getoond. Het ontwikkelplan is een concept en kan niet als plan in Enquete.com worden bewerkt of opgeslagen. Door AI gegenereerde tekst wordt niet opgenomen in de rapport-PDF.

11. Huidige beperkingen

• Geen herinneringen aan beoordelaars tijdens de beoordelingsfase. Collega's, direct ondergeschikten en externe beoordelaars ontvangen hun uitnodiging zonder automatische opvolgherinneringen.
• Geen scoregebaseerde meldingen. HR-meldingen volgen de voortgang, niet lage of dalende scores.
• Geen resultatenpagina voor beoordelaars. Beoordelaars ontvangen geen rapporten of gedeelde resultaten.
• Geen teamdashboard voor leidinggevenden. Leidinggevenden bekijken de rapporten van hun medewerkers afzonderlijk.
• AI-tekst vervangt geschreven opmerkingen niet. Er is geen optie om alleen de AI-interpretatie te tonen.
• Ontwikkelplannen zijn tekstuele concepten. Ze kunnen niet als plannen in Enquete.com worden bewerkt of opgeslagen.
• Geen AI-tekst in PDF-exports.
• Het afzenderadres staat vast. Alleen de afzendernaam kan worden ingesteld.
• Onderliggende analyses passen geen groepsdrempels toe. Standaardgrafieken, geschreven antwoorden en samenvattende exports blijven beschikbaar.
• Responsintegraties blijven actief. Ze leveren individuele antwoordsets aan op het moment van antwoorden, met lege identiteitsvelden.
• Eerdere responsgegevens worden niet automatisch opgeschoond. Responsen van vóór de invoering van de opslagbeschermingen behouden hun oorspronkelijke tijdstempels en apparaatvingerafdrukken.