Anonieme enquêtes

1. Kies de juiste anonimiteitsoptie

Belangrijk: minimale groepsgroottes beschermen niet elke manier om resultaten te bekijken. De standaardanalyses en samenvattende exports van de onderliggende enquête van een terugkerende enquête of 360°-beoordeling passen deze drempels niet toe. Responsintegraties leveren ook individuele antwoordsets aan. Zie Belangrijke beperkingen.

Begrippen in deze handleiding

Respons

De verzameling antwoorden van één respondent.

Persoonlijke uitnodiging

Een e-mail met een enquêtelink die aan één ontvanger is toegewezen.

Open link

Een gedeelde enquêtelink die niet aan een individuele ontvanger is toegewezen. Deze kan ook als QR-code worden gedeeld.

Enquête-eigenaar

De Enquete.com-gebruiker die de enquête instelt en de resultaten bekijkt.

Minimale groepsgrootte

Het minimale aantal responsen dat nodig is voordat de resultaten van een groep kunnen worden weergegeven in rapporten die deze drempel toepassen.

2. Welke informatie wordt opgeslagen?

De volgende opslagbeschermingen gelden voor gewone enquêtes waarbij Anonieme enquête is ingeschakeld, terugkerende enquêtes die zijn ingesteld op Anoniem of Vertrouwelijk, en elke 360°-respons. Ze gelden ook voor Trainer Suite wanneer de gedeelde enquête anoniem is.

Responsgegevens

• De antwoorden, responsdatum en tijd die nodig was om te antwoorden worden bewaard.
• Exacte start- en voltooiingstijden worden niet bewaard; alleen de datums worden opgeslagen.
• De oorspronkelijke apparaatvingerafdruk wordt vervangen door een eenrichtingscode die specifiek is voor de enquête en de ronde. Dit helpt dubbele responsen te voorkomen zonder de oorspronkelijke vingerafdruk te bewaren.

Uitnodigingsgegevens

• Het systeem kan registreren dat een uitgenodigde persoon heeft gereageerd, zodat herinneringen stoppen.
• Openen, klikken en antwoorden worden op datum geregistreerd, zonder tijdstip.
• Het IP-adres en de browser van de respondent worden bij het antwoorden niet bij de uitnodiging vastgelegd.

Informatie die nooit bij een respons wordt opgeslagen

IP-adres, browser, verwijzende pagina, stad en land worden bij geen enkele enquête bij responsen opgeslagen, ook niet bij enquêtes die niet anoniem zijn. Bij een niet-anonieme enquête die via een persoonlijke e-maillink wordt beantwoord, worden het IP-adres en de browser bij de uitnodiging vastgelegd wanneer de persoon antwoordt.

Deze beschermingen werken niet met terugwerkende kracht. Ze worden toegepast wanneer nieuwe responsen binnenkomen. Het inschakelen van anonimiteit verwijdert geen gegevens uit eerdere responsen. Responsen die vóór de invoering van deze opslagbeschermingen zijn verzameld, behouden hun oorspronkelijke tijdstempels en apparaatvingerafdrukken.

3. Gewone enquêtes

Anonieme antwoorden inschakelen

1. Open uw enquête in de vragenbouwer.
2. Open de enquête-instellingen.
3. Schakel Anonieme enquête in.
4. Controleer de instelling voordat u responsen verzamelt.

Wanneer Anonieme enquête is ingeschakeld

• Er wordt geen e-mailadres van de respondent bij de respons opgeslagen. Op de plek waar anders een adres zou worden opgeslagen, wordt een vaste tijdelijke waarde gebruikt.
• Een adres dat wordt ingevoerd om een link voor later doorgaan te ontvangen, wordt gebruikt om die link te versturen en wordt niet bij de respons opgeslagen.
• De respondentenlijst toont geen e-mailadressen en biedt geen mogelijkheid om daarop te zoeken of te sorteren.
• De opslagbeschermingen zijn van toepassing.
• U kunt nog steeds individuele responsen openen en de antwoorden naar Excel of SPSS exporteren.

Persoonlijke uitnodigingen en open links

Als u een gewone anonieme enquête via een e-mailcampagne verspreidt, bewaart het systeem een interne koppeling tussen de uitnodiging en de respons. Dit maakt later doorgaan mogelijk en voorkomt een tweede respons via dezelfde uitnodiging.

Deze koppeling wordt niet weergegeven in de enquêteschermen en niet opgenomen in anonieme webhook-, Zapier- of Make-leveringen, maar blijft opgeslagen. Als u deze opgeslagen uitnodigingskoppeling wilt vermijden, gebruikt u een open link of een terugkerende enquête die is ingesteld op Anoniem.

Voor gewone enquêtes geldt geen minimale groepsgrootte. Resultaten en individuele antwoordsets kunnen ook worden bekeken wanneer maar heel weinig mensen hebben gereageerd.

Wanneer Anonieme enquête is uitgeschakeld

E-mailadressen die via uitnodigingen of de functie voor later doorgaan worden verkregen, kunnen bij responsen worden opgeslagen en in de respondentenlijst worden weergegeven. Exacte start- en voltooiingstijden en apparaatvingerafdrukken worden bewaard. E-mailcampagneregistraties bewaren ook de exacte tijden van openen, klikken en antwoorden, evenals het IP-adres en de browser bij het antwoorden.

4. Terugkerende enquêtes

Kies een privacyniveau in de stap Privacy van de wizard voor terugkerende enquêtes. Het geselecteerde niveau bepaalt wat respondenten over hun antwoorden wordt verteld.

Anoniem

Responsen worden opgeslagen zonder uitnodigingskoppeling of e-mailadres van de respondent. De uitnodiging wordt afzonderlijk als beantwoord gemarkeerd, zonder vast te leggen welke respons erbij hoort. Zo kunnen herinneringen stoppen zonder antwoorden aan de ontvanger te koppelen.

Het dashboard toont deelnameaantallen in plaats van de identiteit van mensen die hebben geantwoord.

Vertrouwelijk

Antwoorden worden niet op naam weergegeven, maar Enquete.com bewaart de koppeling tussen elke persoon en diens respons om antwoorden tussen rondes te kunnen vergelijken. Beschrijf deze optie aan respondenten als vertrouwelijk.

Beschermingen voor Anoniem en Vertrouwelijk

• Ronderapporten van terugkerende enquêtes, trends, meldingen en de bijbehorende exports verbergen groepen onder de minimale groepsgrootte.
• Geschreven antwoorden verschijnen in willekeurige volgorde, zonder namen van respondenten of datums.
• De respondentenlijst, individuele responspagina's en exports van ruwe gegevens naar Excel of SPSS van de onderliggende enquête worden geblokkeerd.
• Zodra de terugkerende enquête loopt, kan de privacy alleen strenger worden ingesteld en kan de minimale groepsgrootte niet worden verlaagd.

Beperking van de rapportage: de standaardgrafieken, geschreven antwoorden en samenvattende exports van de onderliggende enquête blijven beschikbaar zonder toepassing van de minimale groepsgrootte.

Op naam

Responsen behouden identificerende informatie, zoals bij een gewone niet-anonieme enquête. De eigenaar heeft toegang tot individuele responsen.

Doelgroepen met een open link

Bij Open link (anoniem) zijn er geen persoonlijke uitnodigingen die aan responsen kunnen worden gekoppeld. De opslagbeschermingen zijn nog steeds afhankelijk van het in de wizard geselecteerde privacyniveau.

Ronderesultaten delen met respondenten

Het delen van resultaten is standaard uitgeschakeld. Wanneer dit is ingeschakeld, ontvangen uitgenodigde ontvangers een e-mail met een link naar de resultaten van de ronde, zonder dat zij hoeven in te loggen.

• De pagina toont algemene vraagscores, veranderingen sinds de vorige ronde en het aantal respondenten.
• De pagina toont geen geschreven antwoorden, uitsplitsingen per afdeling of andere groep, of wie heeft geantwoord.
• Onder de minimale groepsgrootte toont de pagina een melding dat er te weinig responsen zijn. Bij automatisch delen worden deze rondes overgeslagen.
• Iedereen die is uitgenodigd ontvangt de e-mail, ook mensen die niet hebben gereageerd.
• De link is voor iedereen in die ronde hetzelfde en de pagina registreert niet wie deze heeft geopend.
• Iedereen met de link kan de pagina bekijken, ook iemand die een doorgestuurde link ontvangt.
• Als u het delen van resultaten uitschakelt, worden de gedeelde pagina's voor alle rondes ontoegankelijk.

5. 360°-feedback

Bij 360°-feedback zijn beschermingen ingebouwd in de rapportage. Zelfbeoordeling en feedback van de leidinggevende blijven echter herkenbaar.

Groepsbescherming

• Een groep wordt pas afzonderlijk gerapporteerd nadat het minimale aantal responsen is bereikt. Voor collega's en direct ondergeschikten zijn er minstens drie nodig.
• Afhankelijk van uw instellingen wordt een groep onder de drempel samengevoegd met andere anonieme groepen, verborgen terwijl de beoordelingen meetellen voor de totaalscore, of uitgesloten.
• Afzonderlijke beoordelingen die uit de andere gerapporteerde cijfers kunnen worden afgeleid, worden uitgesloten van gemiddelden.
• Als alle anonieme groepen samen minder dan drie responsen hebben, wordt geen van hun beoordelingen gebruikt.
• HR kan zien wie in anonieme groepen is uitgenodigd, maar niet welke personen hebben gereageerd.
• HR kan individuele opmerkingen verwijderen voordat het rapport wordt gedeeld.

Opgeslagen informatie en toegang

Opslagbeschermingen gelden voor elke 360°-respons, inclusief zelfbeoordeling en feedback van de leidinggevende. Deze beoordelingen blijven herkenbaar door hun beoordelaarsgroepen.

De respondentenlijst, individuele responspagina's en exports van ruwe gegevens van de onderliggende enquête worden geblokkeerd. De standaardanalyses en samenvattende exports blijven beschikbaar zonder toepassing van de minimale groepsgrootte.

Wie ontvangt het rapport?

HR ontvangt het rapport van de medewerker. De leidinggevende ontvangt het ook, tenzij de toegang is ingesteld op alleen HR. De medewerker ontvangt het rapport nadat het is vrijgegeven. Beoordelaars ontvangen geen rapport.

6. Trainer Suite

Sessies zonder e-mailadressen van deelnemers

Deel een enquêtelink of QR-code met deelnemers. Er wordt geen persoonlijke uitnodiging aangemaakt, dus er kan geen uitnodiging aan een respons worden gekoppeld. Anonieme antwoorden wordt automatisch geselecteerd, waardoor de enquête van de training anoniem wordt.

Sessies met e-mailadressen van deelnemers

Deelnemers ontvangen na de sessie persoonlijke uitnodigingen. Deze uitnodigingen blijven gekoppeld aan responsen, zoals bij een gewone enquête. Selecteer Anonieme antwoorden bij de training of sessie om de opslagbeschermingen voor anonieme enquêtes toe te passen.

Alle sessies van een training delen één enquête. Als u één sessie anoniem maakt, verandert de manier waarop nieuwe responsen worden opgeslagen voor elke sessie die die enquête gebruikt.

De instelling wordt kort na het opslaan op de enquête toegepast. Controleer of Anonieme enquête in de vragenbouwer is ingeschakeld voordat u feedback verzamelt. Eerdere responsen behouden hun eerder opgeslagen informatie.

Wat trainers kunnen zien

Dashboards en rapportkaarten van Trainer Suite tonen totalen, gemiddelden, responspercentages en recente responsen met hun scores, zonder aan te geven wie ze heeft ingediend.

Deze weergave alleen maakt de onderliggende enquête niet anoniem. Als anonimiteit is uitgeschakeld, kan de gewone respondentenlijst e-mailadressen van uitgenodigde deelnemers tonen en worden exacte responstijden opgeslagen. Wanneer anonimiteit is ingeschakeld, blijven individuele antwoordsets toegankelijk volgens de regels voor gewone anonieme enquêtes.

7. Webhooks, Zapier en Make

Responsintegraties leveren individuele responsen aan zodra deze binnenkomen, ook voor anonieme enquêtes.

Hier gelden de regels voor anonieme levering voor gewone anonieme enquêtes, anonieme trainingenquêtes, terugkerende enquêtes met Anoniem of Vertrouwelijk en alle 360°-enquêtes. Lege velden blijven aanwezig, zodat bestaande integraties de structuur van de gegevens kunnen blijven verwerken.

Het moment van levering kan informatie onthullen. Zelfs wanneer tijdstempels tot datums worden beperkt, ziet een ontvangend systeem wanneer elke respons binnenkomt. Iemand zou dat moment kunnen vergelijken met de activiteit of deelnamestatus van een persoon.

Integraties ontvangen ook de antwoorden van één persoon samen, inclusief bij terugkerende en 360°-enquêtes waarvan de specifieke rapporten resultaten normaal tot groepen beperken.

Laat responsintegraties uitgeschakeld voor sterkere anonimiteit. Als u ze gebruikt, beperk dan de toegang tot het ontvangende systeem en houd bij uw privacyuitleg aan respondenten rekening met het leveringsmoment en toegang tot individuele antwoorden.

8. AI-samenvattingen

AI-samenvattingen voor terugkerende enquêtes en 360°-feedback zijn standaard uitgeschakeld. Als u ze inschakelt, wordt geselecteerde rapportinformatie naar een externe AI-aanbieder verstuurd.

Wat wordt verstuurd?

• Scores en aantallen die beschikbaar zijn in het betreffende rapport.
• Geschreven antwoorden die beschikbaar zijn in dat rapport.
• Bij 360°-feedback: scores per beoordelaarsgroep en geschreven feedback die daarvoor in aanmerking komt.

Wat wordt uitgesloten?

• Groepsresultaten die vanwege de minimale groepsgrootte van het rapport niet worden getoond.
• Namen en e-mailadressen van respondenten als identiteitsvelden.
• De naam van de medewerker bij 360°-feedback; de AI krijgt de instructie om “de medewerker” te gebruiken.
• 360°-opmerkingen die door HR zijn verwijderd.
• Geschreven feedback uit een 360°-rapport met minder dan drie opmerkingen.
• Cijfers per persoon van het 360°-dashboard; voor de samenvatting worden alleen algemene cijfers gebruikt.

Open antwoorden worden verstuurd zoals ze zijn geschreven. Namen of identificerende gegevens die in een antwoord zijn getypt, kunnen dus bij de AI-aanbieder terechtkomen, ook al zijn de identiteitsvelden van respondenten uitgesloten.

Hoe samenvattingen worden weergegeven

Gegenereerde tekst wordt per taal opgeslagen en aangeduid als AI-samenvatting. Bij 360°-feedback krijgt de AI de instructie om opmerkingen niet letterlijk te citeren of aan een persoon of groep toe te schrijven. Deze instructies garanderen niet dat gegenereerde tekst geen identificerende aanwijzingen kan bevatten.

Samenvattingen van terugkerende rondes kunnen één of twee geschreven antwoorden bevatten als voorbeelden van een thema. De 360°-gespreksleidraad is beschikbaar voor HR en de leidinggevende, niet voor de medewerker.

AI-functies voor gewone enquêtes en Trainer Suite vallen buiten het bereik van deze handleiding.

9. Belangrijke beperkingen

Antwoorden kunnen mensen identificeren

Namen, vragen naar e-mailadressen, functietitels, unieke ervaringen en schrijfstijl kunnen een respondent identificeren. Anonimiteitsinstellingen verwijderen geen identificerende informatie die respondenten in hun antwoorden invoeren. Vermijd onnodige identificerende vragen en vraag respondenten herkenbare details uit geschreven feedback weg te laten.

Kleine groepen en gedetailleerde uitsplitsingen verhogen het risico

Een filter op afdeling, locatie of functieniveau kan een groep makkelijk herkenbaar maken. Kies waar mogelijk een passende minimale groepsgrootte en vermijd combinaties die personen isoleren. Gewone enquêtes passen geen minimale groepsgroottes toe.

Onderliggende analyses hebben andere beschermingen

De standaardgrafieken, weergaven van geschreven antwoorden en samenvattende exports (Word, PowerPoint, CSV en PDF) van de onderliggende enquête van een terugkerende enquête of 360°-beoordeling blijven beschikbaar zonder toepassing van de minimale groepsgrootte.

Het blokkeren van individuele responspagina's en exports van ruwe gegevens naar Excel of SPSS breidt groepsdrempels niet uit naar deze andere weergaven. Houd rekening met deze toegang voordat u belooft dat informatie over kleine groepen altijd verborgen blijft.

Tijdstippen kunnen nog steeds aanwijzingen geven

Actuele responsaantallen, waargenomen voltooiingsactiviteit en leveringstijden van integraties kunnen helpen afleiden wie heeft geantwoord, zelfs wanneer exacte responstijdstempels niet worden opgeslagen.

Gedeelde resultaatlinks kunnen worden doorgestuurd

Iedereen met de gedeelde resultaatlink van een terugkerende ronde kan deze openen. Deel alleen resultaten die geschikt zijn voor dat toegangsniveau.

Wijzigingen in instellingen gelden voor nieuwe responsen

Anonimiteit inschakelen anonimiseert eerdere responsen niet. Uitschakelen herstelt geen informatie die bij eerdere anonieme responsen is weggelaten. Bij lopende terugkerende enquêtes zijn alleen strengere privacyinstellingen toegestaan.

Serverlogboeken vallen buiten het bereik van deze handleiding

Deze beschrijvingen hebben betrekking op respons- en uitnodigingsregistraties van enquêtes. Mailservers en webservers kunnen afzonderlijke logboeken bijhouden.

10. Veelgestelde vragen

Kan de organisator mijn individuele antwoorden zien?

Bij een gewone anonieme enquête kan de organisator uw antwoorden samen openen zonder dat het e-mailadres van de respondent wordt getoond. Dit geldt ook voor anonieme trainingenquêtes.

Terugkerende enquêtes met Anoniem en Vertrouwelijk en 360°-enquêtes blokkeren individuele responspagina's en exports van ruwe gegevens. De onderliggende analyses en gekoppelde integraties hebben echter de hierboven beschreven beperkingen. Geschreven antwoorden kunnen ook identificerende aanwijzingen bevatten.

Wat is het verschil tussen anoniem en vertrouwelijk?

Bij een terugkerende enquête met Anoniem wordt geen koppeling tussen uw identiteit en respons opgeslagen. Bij een terugkerende enquête met Vertrouwelijk blijft die koppeling behouden om antwoorden tussen rondes te vergelijken, maar worden antwoorden niet op naam weergegeven.

Hoe kunnen herinneringen werken als een terugkerende enquête anoniem is?

De uitnodiging kan los van de respons als beantwoord worden gemarkeerd. Het systeem kan herinneringen stoppen zonder op te slaan welke antwoorden bij die ontvanger horen.

Wordt mijn IP-adres bij mijn antwoorden opgeslagen?

Nee. Bij geen enkele enquête worden IP-adressen bij responsen opgeslagen. Bij een niet-anonieme enquête die via een persoonlijke e-maillink wordt beantwoord, worden het IP-adres en de browser bij de uitnodiging vastgelegd. Afzonderlijke serverlogboeken vallen buiten het bereik van deze handleiding.

Maakt een QR-code een enquête automatisch anoniem?

Een gedeelde QR-code voorkomt een persoonlijke uitnodigingskoppeling, maar vervangt de privacyinstellingen van de enquête niet. Antwoorden kunnen u nog steeds identificeren en de opslagbeschermingen zijn afhankelijk van de gekozen instellingen.

Is alle 360°-feedback anoniem?

Nee. Zelfbeoordeling en feedback van de leidinggevende zijn herkenbaar. Collega's, direct ondergeschikten en externe beoordelaars worden via beschermde groepen weergegeven. Opmerkingen kunnen nog steeds aanwijzingen over hun auteurs bevatten.

Laat het ontvangen van een e-mail met terugkerende resultaten zien dat ik heb gereageerd?

Nee. De resultatenmail gaat naar iedereen die is uitgenodigd, ongeacht of die heeft geantwoord.

Kunnen collega's geschreven antwoorden op de gedeelde resultatenpagina zien?

Nee. Die pagina toont algemene scores, veranderingen ten opzichte van de vorige ronde en responsaantallen. Geschreven antwoorden en groepsuitsplitsingen worden uitgesloten en resultaten onder de minimale groepsgrootte worden verborgen.

11. Checklist voor het instellen

1. Kies de juiste privacyinstelling. Schakel Anonieme enquête in voor een gewone enquête, selecteer Anoniem of Vertrouwelijk voor een terugkerende enquête, of schakel Anonieme antwoorden in bij Trainer Suite.
2. Controleer uw vragen. Verwijder onnodige verzoeken om namen, e-mailadressen of andere identificerende gegevens.
3. Kies uw verspreidingsmethode. Een open link of QR-code voorkomt een koppeling tussen een persoonlijke uitnodiging en een respons. Persoonlijke uitnodigingen ondersteunen herinneringen en deelnamebijhouding, met verschillende koppelingsregels per product.
4. Stel groepsbescherming in waar dit mogelijk is. Kies een passende minimale groepsgrootte en beperk gedetailleerde uitsplitsingen.
5. Controleer elke toegangsroute tot resultaten. Houd naast de specifieke rapporten ook rekening met onderliggende analyses, samenvattende exports en responsintegraties.
6. Bepaal of u AI-samenvattingen wilt inschakelen. Leg uit dat daarvoor in aanmerking komende rapportinformatie, inclusief geschreven antwoorden, door een externe AI-aanbieder wordt verwerkt.
7. Leg privacy nauwkeurig uit. Vertel respondenten wie toegang heeft tot resultaten, of identiteitskoppelingen worden bewaard en hoe geschreven antwoorden worden gebruikt.
8. Controleer de instellingen voordat u responsen verzamelt. Wijzigingen in anonimiteit verwijderen geen identificerende gegevens uit eerder opgeslagen responsen.